DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS COLVATEL

INTRODUCCIÓN

Nuestro proceso archivístico interno como eje primordial en la misionalidad y visto como proceso transversal en nuestra compañía va en constante crecimiento y evolución, creando la necesidad de establecer estrategias aplicadas a la filosofía de Mejoramiento Continuo que permitan fortalecer los planes, programas, procesos y procedimientos entre otros alineados hacia la satisfacción de las necesidades de los grupos de interés internos y externos y al cumplimiento de la normatividad vigente.

El diseño y análisis del Diagnóstico Integral de Archivos de La Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemático – COLVATEL S.A. ESP, se realizó como una actividad esencial para optimizar las operaciones de nuestra organización; y definir cómo se realiza el trabajo archivístico y como puede mejorarse mediante la identificación de nuevas oportunidades y con base a la normatividad vigente establecida para la Gestión Documental, como: la Ley  594 de 2000[1] “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Decreto 1080 de 2015[2] “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. La metodología empleada para el desarrollo del Diagnóstico Integral fue diseñada con base en los lineamientos, directrices y normativa archivística vigente, para la evaluación de los ocho (8) procesos de la Gestión Documental mediante la aplicación de Fichas de Diagnóstico Integral sugeridas por el Archivo General de la Nación. Así mismo, se realizó evaluación de los espacios, infraestructura, condiciones ambientales y microbiológicas de los depósitos almacenamiento objeto de diagnóstico.

Las actividades de levantamiento de información se desarrollaron entre los días 21 de junio al 09 de julio de 2021, donde se llevó a cabo, la elaboración previa de la planeación metodológica, medición de tiempo, junto con el reconocimiento general de la Entidad en cuanto a su estructura orgánica – funcional, misionalidad y principales funciones. Durante la visita se aplicaron las fichas de levantamiento de información para diagnóstico donde se identificaron aspectos como aspectos administrativos, aspectos de la Función Archivística y aspectos de conservación a largo plazo de Colvatel, a cada una de las áreas productoras y depósitos de archivo de la Entidad, cuyo análisis que se presenta en este informe.

1. OBJETIVOS 
        1.1.          Objetivo general 

Formular el Diagnóstico Integral de Archivos realizando el análisis a los Procesos de Gestión Documental, el cual incluye: Diagnóstico de archivos de gestión, archivo central y administración de archivos en general, teniendo en cuenta aspectos administrativos, archivísticos y de conservación; con el fin de identificar puntos críticos y generar una ruta de acción de los procesos de la Gestión Documental, que permitan definir los criterios para implementar el Sistema de Gestión Documental y el Sistema Integrado de Conservación. 

        1.2.          Objetivos específicos 
  • Presentar los resultados de la evaluación y análisis, a los aspectos administrativos, archivísticos y de conservación de los archivos de las unidades productoras de Colvatel.
  • Establecer el estado actual, en materia archivística y de conservación, de la documentación de los depósitos de archivo.
  • Describir las fortalezas y debilidades de la Gestión Documental de Colvatel, resultado del desarrollo del Diagnóstico Integral de Archivos.
 
2. ALCANCE 

El Diagnóstico Integral de Archivos de Colvatel abarca los 8 procesos de la gestión documental, identificados desde la planeación hasta la valoración de los documentos producidos, con el fin de definir los instrumentos archivísticos y formularlos. Planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo enfocados a la gestión documental.

Inicia desde que inicia con la planeación para el levantamiento de la información, seguido de la Identificación, evaluación y el análisis de la situación actual de los archivos desde diferentes perspectivas, administrativas, tecnológicas, procedimentales, de recurso humano e infraestructura y por ende termina con la aplicación de acciones para el cumplimiento de los objetivos planteaos y aplica a la función archivística y gestión documental de las sedes de Cofradía y bodega de archivo central de Funza.

 
3. METODOLOGÍA 

Para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos de Colvatel, se tomó como base los lineamientos contemplados en la guía emanada por el Archivo General de la Nación del 2003 identificada como “Pautas para el diagnóstico Integral de Archivos”, de acuerdo con:

  1. Identificación del Archivo.
  2. Infraestructura Física del Archivo.
  3. Características de la Documentación: Características físicas y técnicas.
  4. Distribución del Archivo por Estructura de la Entidad.

Se realizó planeación del ejercicio a realizar partiendo por la aprobación y elaboración del instrumento a aplicar en Colvatel. Para ello se definieron aspectos para tener en cuenta como aspectos archivísticos, de conservación descritos para ello se definieron 4 formularios:

  • Aspectos archivísticos.
  • SIC Documentos aspectos de conservación.
  • Aspectos de conservación.
  • Tablas de control de acceso.

Con base en la aplicación del formulario y las conclusiones dadas en la aplicación de la prueba piloto nos acercamos las unidades productoras de Colvatel, para aplicar los instrumentos de recolección de información para la construcción del Diagnostico Integral de Archivos.

La metodología usada fue presentada y aprobada por la gerencia de proyectos de Gestión documental para la aplicación. Se debe tener en cuenta el mapa de procesos las TRD actuales, el formulario está ubicado en Google Form. 

Una vez realizada y aplicada la metodología se usará la metodología de Teoría de sistemas 

“Teoría de sistemas. La característica del enfoque sistémico de esta teoría consiste en sistemas abiertos, procesadores de insumos de entrada que originan resultados y que en este proceso experimentan cambios y se autotransforma, esta teoría afirma que los sistemas deben describirse en términos generales, su comprensión ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando a todas sus partes y no cuando se describen por separado”.[3]

[1] CONGRESO DE LA REPÚBLICA; LEY 594 DE 2000; Ley General de Archivos [EN LINEA]. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#HojaVida

[2] MINISTERIO DE CULTURAL; Decreto 1080 de 2015; Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura [EN LINEA]. Disponible en:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515

[3] GAVIRIA LOPERA MELISA. [EN LINEA]. Disponible en:

https://repository.eafit.edu.co/bitstream/handle/10784/7750/Melisa_GaviriaLopera_2015.pdf?sequence=2&isAllowed=yda

4. MARCO LEGAL 
  • Constitución Política de Colombia de 1991: Artículo 15, Artículo 20, Artículo 74, Artículo 94.
  • Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y archivístico.
  • Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección de patrimonio cultural.
  • Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, y su normatividad reglamentaria.
  • Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
  • Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículo 192. Violación ilícita de comunicaciones, Artículo 286 Falsedad ideológica en documento público. Artículo 287. Falsedad material en documento público, Artículo 289 Falsedad en documento privado. Artículo 291. Uso de documento falso. Artículo 309. Sustracción de cosa propia al cumplimiento de los deberes constitucionales o legales. Artículo 350. Incendio. Artículo 418. Revelación de secreto. Artículo 419. Utilización de asunto sometido a secreto o reserva. Artículo 431 Utilización indebida de información obtenida en el ejercicio de la función pública. Artículo 463. Espionaje.
  • Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
  • Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno.
  • Decreto Ley 019 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.
  • Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la Información Púbica Nacional y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 2609. (14, diciembre, 2012). Incorporado en el Decreto 1080 de 2015. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado.
  • Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papeles en la administración pública.
  • Acuerdo 042 de 2000. Organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental- FUID.
  • Acuerdo 048 de 2000. Conservación Integral. Los tratamientos de Conservación Preventiva, Conservación o Restauración deben estar precedidos de la estricta documentación “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva.
  • Acuerdo 49 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
  • Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
  • Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, para su aplicación, seguimiento y actualización de la TRD.
  • Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y se reglamenta el Comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
  • Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 y 2609 de 2012, se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
  • Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
  • Acuerdo 02 de 2014. «Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones».
  • Acuerdo 06 de 2014. «Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI «Conservación de Documentos» de la Ley 594 de 2000″.
  • Acuerdo 07 de 2014. “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”.
  • Acuerdo 08 de 2014. «Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.
  • Acuerdo 03 de 2015. “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos (entendidos como mecanismos tecnológicos, ópticos, telemáticos, informáticos o similar, conocidos o por conocerse que permiten producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información), de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.
  • Circular Externa 05 de 2012 AGN. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y Comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel. Circular.
  • Externa 03 de 2015 AGN. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención documental.
 
5. CARACTERIZACIÓN INSTITUCIONAL 

Se presentan a continuación, la caracterización institucional de nuestra compañía que permiten la identificación a nivel estructural, procesal y funcional de acuerdo con lo constituido en la entidad. 

        5.1.          Reseña Histórica 

Creada el 31 de diciembre de 1992, mediante Escritura Pública No. 5157 como una filial de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S. A. -E.S.P.- (ETB), con el fin de desarrollar servicios de voz y datos.

En 1996, COLVATEL se encarga del proyecto de instalación, mantenimiento y servicio al cliente de las líneas RDSI.

En el año 2002, ETB y COLVATEL realizan un contrato de arrendamiento del Establecimiento de Comercio “ETB Telecomunicaciones Públicas” con el fin de desarrollar el proyecto de telefonía pública en Bogotá y tarjeta prepago.

En el 2005 ETB le adjudica a COLVATEL el negocio de instalación y mantenimiento para ADSL corporativo y ADSL hogares.

En el 2006 COLVATEL consolida el área Comercial para brindar soluciones integrales de comunicaciones, buscando así generar valor a las ofertas actuales del mercado y nuevas oportunidades de negocios con una orientación hacia el desarrollo de un mercado propio de la Compañía.

En el 2013 COLVATEL se consolida como el pionero en la instalación y tecnología de telecomunicaciones FTTH del inglés “Fiber to the home”, también conocida como fibra hasta la casa o fibra hasta el hogar, llevando servicio de internet de banda ancha y televisión a los hogares.

En la actualidad COLVATEL se posiciona como una de las empresas más importantes en el mercado de Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC).

El objeto de la Sociedad es: A. Prestación y comercialización de bienes y servicios de telecomunicaciones, y cualquier tecnología informática  y de comunicaciones (TIC´S), con cubrimiento local, nacional e internacional, con o sin utilización del espectro radioeléctrico , de acuerdo con las disposiciones reglamentarias aplicables, comprendiendo entre otros pero sin limitarse a ellos, servicios de conectividad, servicios de valor agregado, telemáticos, teleservicios, servicios portadores, servicios de telefonía de larga distancia nacional e internacional. B. Servicios de entrenamiento y contenido, servicios móviles e inalámbricos en general. C. Outsourcing e integración de servicios a terceros en las Áreas de Gestión Técnica, Administrativa, Financiera, Comercial y Operativa y en general, aquellas relacionadas con soluciones tecnológicas. D. Prestación de servicios de tercerización BPO (Business Process Outsourcing), ITO (Information Technology Outsourcing) y KPO (Knowledge Process Outsourcing). E. La explotación profesional industrial y comercial de diseño, configuración, planeación, construcción, suministro, instalación, mantenimiento, operación, soporte, gestión e interventoría de redes de telecomunicaciones, entre ellas, redes móviles, satelitales e inalámbricas, de fibra óptica y cobre, y otras como redes de famorización, de señalización vial, física y electrónica, de telemetría, eléctricas, para sistemas de seguridad, video vigilancia y alarmas. F. La construcción de obras civiles requeridas para los diferentes tipos de redes y soluciones tecnológicas o telemáticas.  G. Suministro, alistamiento, montaje y mantenimiento de antenas, equipos repetidores y torres en general.  H. Compra importación, exportación, distribución, suministro, arrendamiento y venta de equipos de cómputo, de comunicaciones, equipos de oficina, audiovisuales, hardware en general y mobiliario necesario para la prestación de servicio de integración.  I. Suministro, implementación y mantenimiento de soluciones de seguridad informática, de sistema s de información, Software y licencias de uso de cualquier clase de productos, bienes o servicios asociados a la tecnología informática y de comunicaciones.  J. implementación de Centro de cómputo y datacenter, de call y contact center y prestación de otros servicios ofimáticos. K. Análisis, desarrollo, prestación y administración de aplicaciones de procesamiento electrónico, almacenamiento, captura, microfilmación y mantenimiento de datos e información.  L.  Servicios de administración de documentación, alistamiento, organización, reconstrucción, desinfección, digitación, digitalización, microfilmación, custodia, transporte, captura de imágenes, copiado e impresión masiva de documentos.  M.  Prestación de servicios logísticos, administración logística, almacenamiento y custodia de mercancía, control de inventarios, transporte y distribución física para empresas del sector de las TIC´S.  N. Desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas para facturación, recaudo electrónico, administración, procesamiento y control de recaudos, tasas, impuestos y contribuciones y en general para todo tipo de rentas.  O. Prestación de servicios digitales, tecnológicos y afines bajo cualquier modalidad.  P. Prestación de servicios de Gerencia de Proyectos, asistencia técnica, capacitación, asesoría y consultoría en informática y telecomunicaciones.         Q. Formación, entrenamiento y capacitación en TIC´S.        

En la actualidad COLVATEL se posiciona como una de las empresas más importantes en el mercado de Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC).

        5.2.          Ficha de Identificación de la Entidad 

NOMBRE DE LE ENTIDAD 

Compañía Colombiana de servicios de valor agregado y telemático – COLVATEL S.A ESP

NIT

  800196299-8

CARÁCTER DE LA ENTIDAD

 Privada 

CIUDAD 

 Bogotá 

SECTOR 

 Telecomunicaciones 

TELEFONO

  4387000

ADSCRITA 

 N/A

PAGINA WEB

 https://www.colvatel.com/

REPRESENTANTE LEGAL

   Carlos Enrique González Rodríguez

SEDES

DIAGONAL 23 K 96 F 62 IN 2

ESCTRUTURA

ORGANIZACIONAL

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA OPERATIVA

DIRECCION DE OPERACIONES DE INTEGRACION

DIRECCION DE REDES

GERENCIA FINANCIERA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA DE CONTROL INTERNO

GERENCIA JURIDICA

DIRECCION DE CAPITAL HUMANO

DIRECCION COMERCIAL Y DE MERCADEO

MANUAL DE FUNCIONES 

Se encuentran descritas en la caracterización de cada proceso.

Tabla 1 Ficha de Identificación de la Entidad – Elaboración propia

        5.3.          Ficha de Plataforma Estratégica 

MISIÓN  

Gestionamos soluciones de tecnologías de la información y las comunicaciones que generan valor y contribuyen a la eficiencia y productividad de nuestros clientes.

VISIÓN

Ser el aliado estratégico de nuestros clientes mediante la prestación de servicios innovadores orientados a su transformación y consolidación digital.

OBJETIVOS 

ESTRATÉGICOS O

VALORES 

Ø  Rectitud

Actuamos de acuerdo con las normas y procesos de COLVATEL y tenemos como premisa la honestidad y la calidad en nuestro actuar frente al cliente interno o externo.

Nuestras acciones se fundamentan en la ética y la moral. Ø Respeto

Respetamos a nuestros interlocutores a través de la excelente prestación de nuestros servicios. Así mismo, garantizamos tener un trato amable, asertivo y con una actitud solucionadora frente a sus inquietudes o sugerencias. El Respeto por el otro es nuestro principal compromiso.

Ø  Compromiso

 Estamos convencidos de la importancia de nuestro rol para la consecución de los objetivos y metas de la Compañía, por ello me aseguro de tener un desempeño por compromiso que supera el estándar y que va más allá de un simple cumplimiento, nos apasiona lo que hacemos. Sentimos y vivimos a COLVATEL como propia.

Ø  Pasión

Trabajamos con corazón para que nuestros clientes y colaboradores vivan experiencias memorables.

En Colvatel Competimos con pasión para cumplir nuestras metas. Ø Innovación

Buscamos constantemente soluciones creativas a los retos y necesidades para mejorar nuestra productividad y competitividad.

Innovación, a través del pensamiento creativo.

POLÍTICA INTEGRADA  DE GESTIÓN 

Colvatel presta servicios y soluciones integrales TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones), a través de la gestión comercial, la estructuración y la operación de proyectos, basados en el mantenimiento y aumento de negocios, que permitan aumentar el valor de la Compañía a través de una gestión transparente, eficaz y eficiente de sus procesos.

Para el desarrollo de esta política se cuenta con el compromiso de la alta dirección, el fortalecimiento de las competencias del talento humano, el cumplimiento de las normas legales, la disposición de los recursos físicos, tecnológicos y financieros, la evaluación y mitigación de los riesgos y el fortalecimiento de las oportunidades, logrando de esta forma el cumplimiento de los objetivos organizacionales y la mejora continua del sistema de gestión de la calidad para aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas.

Tabla 2 Ficha de Plataforma Estratégica – Elaboración Propia

        5.4.          Ficha Sistema Integrado de Gestión 

NOMBRE DEL PROCESO

GESTIÓN DOCUMENTAL

DOCUMENTO DE CREACIÓN

N/A

OBJETIVO DEL PROCESO

Prestar los servicios de apoyo administrativo, logístico, control de inventarios documentales y garantizar la custodia, conservación y preservación a la largo plazo de la memoria y el patrimonio documental de Colvatel, facilitando su acceso y consulta, con el fin de resguardar la información como un activo de la Compañía.

MAPA DE PROCESOS

 

DENOMINACIÓN DEL SISTEMA

SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD 

DOCUMENTOS QUE REGULAN

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD

SUBSISTEMAS 

PROCESO RESPONSABLE 

N/A

N/A

CERTIFICADOS DE CALIDAD 

ISO 9001- CERTIFICADO Nº SC6866-1- CERTIFIED MANAGEMENT SYSTEM

ESTRUCTURA

DOCUMENTAL

1.  Políticas, lineamientos y directrices.

2.  Manual del Modelo Integrado de Gestión

3.  Macroprocesos y Procesos

4.  Procedimientos

5.  Formatos, instructivos, protocolos y manuales.

6.  Documentos externos

MEDIOS DE COMUNICACIÓN 

INTERNOS

EXTERNOS

Reuniones de trabajo virtuales y presenciales 

Capacitaciones especificas 

Comités

Juntas Directivas 

Intranet

Correo electrónico

Respuesta oficial a clientes externos.

Telefónico – Línea Ética

PQRS

Redes Sociales: 

contactenos@colvatel.com

https://www.linkedin.com/company/colvatel/

Twitter

Facebook 

WhatsApp +57 305 7720132

TIPO DE PROCESO

PROCESO DE APOYO 

INSTANCIAS DE LA

GESTIÓN 

DOCUMENTAL

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

RESPONSABLE DE

GESTIÓN 

DOCUMENTAL

PROFESIONAL ESPECIALIZADO – GERENTE DE PROYECTOS DE GD 

ESTRUCTURA DOCUMENTAL DELPROCESO

Políticas, lineamientos y directrices

•       Política de Gestión Documental 

•       Programa de Gestión Documental

•       Plan Institucional de Archivos

•       Banco Terminológico

•       Tablas de Retención Documental

•       Protocolo de Organización de Archivos de Gestión

Procedimientos

N/A

Formatos e instructivos

N/A

Ubicación dentro el Organigrama

El proceso de gestión documental se encuentra dentro del organigrama y la función se desarrolla a través de la Vicepresidencia de Operaciones.

 

SERVICIOS QUE PRESTA

Área

Servicios 

Archivo Central

•       Préstamo de documentos de archivo

•       Digitalización de documentos de archivo

•       Inventarios documentales

•       Recepción de transferencias documentales primarias

Ventanilla de 

Gestión de 

Correspondencia

•       Registro y radicación de correspondencia (recibida y enviada)

•       Distribución de correspondencia

•       Centralización y envío de correspondencia

Asesoría y Capacitación

             Establecer lineamientos en gestión documental en la Compañía

 

PERSONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Cargo 

Cantidad 

Planta

Contrato

Profesional Especializado –

Gerente de Proyectos de GD

1

X

 

Técnico administrativo

0

X

 

Auxiliar administrativo

1

X

 

Profesional Archivista

5

 

X

Profesional Restaurador – Conservador 

2

 

X

Profesional en Historia  

0

  

Técnico de Archivo

1

  

Auxiliar de Archivo

1

X

 

Auxiliar de Correspondencia

0

  

Tabla 3 Ficha Sistema Integrado de Gestión – Elaboración propia

        5.5.          Ficha de Ubicación Sedes de Archivo

A continuación, se describe el lugar de ubicación de las sedes de archivo de la Compañía, visitadas:

SEDE 

UBICACIÓN

DESCRIPCIÓN 

Parque Empresarial La Cofradía Int: 2

Diagonal 23K No. 96F -62

Archivos de Gestión 

Parque Industrial San Diego – Bodega 5

Parque Industrial San Diego –

Funza

Archivo Central 

Parque Empresarial La Cofradía Int: 1

Piso 3

Diagonal 23K No. 96F -62

Archivo cliente 

Tabla 4  Ficha de Ubicación Sedes de Archivo – Elaboración propia

6. PRESUPUESTO ASIGNADO 

A continuación, se describe el siguiente presupuesto asignado al proceso de gestión documental para el año 2021, el cual se encuentra vigente y clasificado por rubros así:

        6.1.          Ficha de identificación de rubros presupuestales 

PRESUPUESTO ASIGNADO 2021

$    446.580.649,88  

 

Nombre del Rubro

Objeto 

Valor

Mensajería

Prestación de servicios de mensajería motorizada, sin apoyo de medios tecnológicos, en la sede principal de COLVATEL

$60.000.000

Arrendamiento 

de Bienes Muebles e Inmuebles 

1.     Arrendamiento de inmueble comercial /

2.     El goce, uso y explotación comercial del inmueble ubicado en la

Diagonal 23K No 96F-62 Interior 1 Piso 3

1.     $2.637.824.640

13.000.000 x 8

20.350.000

2.     $104.000.000

    

Tabla 5 Ficha de identificación de rubros presupuestales – Elaboración propia

        6.2.          Ficha de Contratos de Prestación de Servicios Archivísticos.

Número de Contrato

Contratista

Objeto 

Valor

GJ C- 040-2021

CARLOS MARIO SERNA 

Elaboración del plan institucional de archivos, (en adelante PI NAR), que deberá ser i implementado por

COLVATEL, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 del Mi misterio de Cultura y las de más normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen.

$13.500.000

GJC-028-2021

ELMER FRANCISCO TRUJILLO RODRIGUEZ

Elaboración del sistema integrado de Conservación, en adelante SIC, que deberá ser implementadas por Colvatel, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nación y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen.

$22,500.000

GJC-033-2021

MYRIAM ALEJANDRA MONTAÑO BONILLA

elaboración del sistema integrado de conservación, (en adelante SIC), que deberá ser implementado por

COLVATEL, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nación y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen

$22.500.000

. GJC-032-2021 S

NATHALIA PÉREZ DOMÍNGUEZ.

elaboración del sistema integrado de conservación, (en adelante SIC), que deberá ser implementado por COLVATEL, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nación y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen.

$20.000.000

GJC-031-2021

PIEDAD AMPARO MARTÍNEZ REDONDO.

elaboración del sistema integrado de conservación, (en adelante SIC), que deberá ser implementado por COLVATEL, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nación y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen

$17.500.000

GJC-029-21

RAUL ANDRES CUBILLOS SIERRA.

o la elaboración de tablas de control de acceso, en adelante TCA, y prestar apoyo en el proceso de actualización de las tablas de retención documental (en adelante TRD), determinados por COLVATEL, de conformidad con lo previsto en el Decreto No. 1080 de 2015, Decreto único reglamentario del sector cultural y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen.

7.600.000

GJC-026-2021

CAMILO PÉREZ NOVOA.

elaboración del programa de gestión documental, en adelante PGD, que deberá ser implementado por Colvatel, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen.

13.500.000

GJC-030-2021

Y ROMEL YESID GUARIN MONSALVE.

elaboración del sistema integrado de conservación, (en adelante SIC), determinados por COLVATEL, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000,

       $19.000.000

  

acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nación y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen

 

GJC-027-21

AIDA YOLIMA MARTÍNEZ HUERTAS,

elaboración de las tablas de control de acceso, (en adelante TCA) y el banco terminológico, (en adelante

BANTER), determinados por COLVATEL, de conformidad con lo previsto en el Decreto 1080 de 2015 Decreto único reglamentario del sector cultura y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen

$18.000.000

GJC-035-2021

LICETH YUVELLY ROJAS GUZMÁN.

actualización de las tablas de retención documental, (en adelante TRD), y del cuadro de clasificación documental (en adelante, CCD) que deberá ser implementado por Colvatel, de conformidad con lo previsto en el Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el acuerdo 04 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen.

13.500.000

Tabla 6 Ficha de Contratos de Prestación de Servicios Archivísticos – Elaboración propia

7. DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS 
        7.1.          Caracterización del Proceso de Gestión Documental 

El proceso de gestión documental de Colvatel es un elemento de apoyo transversal en la Compañía que permite el acceso a la información: la centralización de la información misional y administrativa y la conservación ordenada de la misma, independiente del medio en que se produzca, es decir no solo en lo relativo a los documentos físicos sino también en medio digital; de forma permanente en todo el ciclo vital del documento.

Para Colvatel la información se reconoce como un valor institucional, convirtiéndose en pieza clave para la gestión de la organización, la gestión del conocimiento, la realización de trámites y servicios, lo que facilita la trazabilidad de las actuaciones y así mismo, facilita la gestión administrativa en cumplimiento de su misionalidad. El proceso de Gestión Documental se caracteriza de la siguiente manera: 

  • Proveedores
  • Procesos Estratégicos
  • Procesos Misionales
  • Procesos de Apoyo
  • Insumos

 

  • Instrumentos archivísticos
  • Procesos

 

  • Planeación
  • Producción
  • Gestion y tramite
  • Organización Documental
  • Transferencias
  • Disposición
  • Preservación a largo plazo
  • Valoración
  • Servicios
  • Consulta documental
  • Gestion de correspondencia
  • Organización documental
  • Digitalización
  • Inventarios documentales
  • Clientes

 

  • Internos
  • Externos

 

        7.2.          Medición de metros lineales de Archivo 

La medición del fondo documental de Colvatel se presenta a partir de los datos obtenidos durante la medición de archivo en las fases de gestión y central. De acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica NTC 5029:200 Medición de Archivos. En la fase del Archivo de Gestión, se tuvo en cuenta el soporte papel (carta y oficio) y toda la documentación almacenada en estantes fijos, estantes rodantes y muebles de oficina distribuidos por todas las unidades administrativas productoras de la Compañía. Para el archivo central se identificó la documentación que actualmente se encuentra en la bodega ubicada en Funza, a corte de junio de 2021.

7.2.1.1.      Medición de Archivos de Gestión 

Los Archivos de Gestión de Colvatel, se encuentra ubicado en las instalaciones del Parque Empresarial La Cofradía Int: 2, constituido por 148.5 metros lineales aproximadamente, conforme se detalla a continuación:

 

MEDICIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COLVATEL

 

OFICINA PRODUCTORA – SEDE DE ARCHIVO

METROS LINEALES

1

Control Interno

16

2

Gerencia Financiera

16,25

3

Gerencia Jurídica

46

4

Presidencia

0,25

5

Vicepresidencia de Operaciones

15

7

Gerencia Administrativa

40,5

8

Gerencia de Capital Humano

60

9

Gerencia Comercial 

10

 

TOTAL

204

Tabla 7 Medición de Archivos de Gestión – Elaboración propia

7.2.1.2. Presidencia 

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 21 de junio de 2021, atendida por Nohora Alba Velásquez Parra, se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

COMUNICACIONES OFICIALES

2019

2021

Tabla 8 Fechas extremas – Presidencia

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

  • La Presidencia posee instrumentos que han sido construidos en la entidad en años anteriores 2019 y 2020, estos se podrían considerar un avance y un compromiso a la política de gestión documental y al compromiso y apoyo que poseen los gerencia para que los instrumentos sean validados, publicados y puestos en práctica en la Entidad.
  • La presidencia debe mantener esta área libre de archivo o documentación solicitar que se centralice la correspondencia desde la ventanilla y solo tramitan la información digitalizada, y así mismo dar respuesta a los comunicados.
  • Dar capacitación individual a cada funcionario sobre la debida conservación de los documentos y el conocimiento de los instrumentos ya que son de obligatorio cumplimiento para todo el personal.
  • La información que soporta el área de la presidencia. Debería estar en el sistema bajo un sistema integrado de gestión documental y haciendo la parametrización para que aquella información que se considere reservada solo tenga acceso el presidente y su equipo base.

 

 

7.2.1.3. Vicepresidencia Operativa

 

         7.2.1.3.1.          Dirección Integración

 

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 17 de junio de 2021, atendida por Alexander Niño, se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

COMUNICACIONES OFICIALES

ACTAS DE CONCILIACIÓN

ALISTAMIENTO FTTH

APROVISIONAMIENTO CENTRO DE

GESTIÓN

APROVISIONAMIENTO COBRE

APROVISIONAMIENTO FTTH

APROVISIONAMIENTO           ÚLTIMA

MILLA                                  BOGOTÁ

APROVISIONAMIENTO ÚLTIMA MILLA BOGOTÁ

ASEGURAMIENTO      CENTRO       DE

GESTIÓN

ASEGURAMIENTO COBRE

AUDITORÍAS

CONSECUTIVO                              DE

COMUNICACIONES OFICIALES

INFORMES DE SEGUIMIENTO

INGENIERÍA     DE        PROYECTOS             – CENTRO DE GESTIÓN (CG)

2014

2020

Tabla 9 Fechas extremas – Dirección Integración

 

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

  • La organización documental no la hacen según la TRD.
  • La dependencia no tiene claro los lineamientos de organización y conservación de los documentos.
  • No conoce los instrumentos archivísticos existentes en la entidad.
  • No utiliza instrumentos de control para la administración documental.

 

 

7.2.1.4. Gerencia Financiera 

 

 

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 24 de junio de 2021, atendida por Erika Páez Sierra y Daniel Erney Molano, se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

 

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

CAUSACIONES

COMUNICACIONES OFICIALES

CONCILIACIONES

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

ESTADOS DE RESULTADOS

ESTADOS FINANCIEROS

INFORMES INSTITUCIONALES

INVENTARIOS

LEGALIZACIONES

LIBROS CONTABLES

PLANES            Y             PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

PRESUPUESTOS

REPORTES A ENTES DE CONTROL

2018

2020

 

Tabla 10 Fechas extremas Gerencia Financiera

 

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

  • Con respecto al préstamo de documentación es bastante tajante en afirmar que nunca y bajo ninguna circunstancia se realiza el préstamo de ningún documento de la dependencia, siempre que solicitan consulta de la información, cuando la solicita otra área siempre debe estar bien fundamentada y si es así se envía una copia en PDF o si es el caso se facilita una fotocopia; también se realiza el mismo procedimiento con los Entes de Control quienes solicitan informes sobre todo con relación a los proyectos ejecutados gracias a la naturaleza de la Empresa, en estos casos también se envían copias en PDF cuando el requerimiento es por medio digital y en la parte física se envían copias.

 

  • En cuanto a la organización documental el área cuenta con archivadores que permiten buenas prácticas de gestión documental, en el momento de generar los documentos se aplican principios archivísticos sin utilizar el rótulo de identificación, pero este se genera electrónicamente antes de realizar la transferencia documental, ya se han realizado transferencias documentales hasta el año 2018; también se lleva juiciosamente un FUID para control y acceso a la documentación acompañado de una guía que se utilizan para las solicitudes, estos instrumentos se encuentran actualizados a mayo de 2021.

 

  • Dar capacitación individual a cada funcionario sobre la debida conservación de los documentos y el conocimiento de los instrumentos ya que son de obligatorio cumplimiento para todo el personal.

7.2.1.5. Gerencia Administrativa 

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 28 de junio de 2021, atendida por Tatiana Villegas, Camila Pérez Y Alejandro Rúa se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

 

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

COMUNICACIONES OFICIALES

INFORMES INSTITUCIONALES

MATRICES

EVALUACIÓN,    SELECCIÓN,     REGISTRO      Y

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

ORDENES DE COMPRA

ACTA DE COMITÉ DE BAJA DE BIENES

ENTRADAS DE ALMACEN

INSTRUMENTOS DE CONTROL

INVENTARIO DE ALMACEN

SALIDAS DE ALMACEN

TRASLADOS DE ALMACEN

INVESTIGACIONES

DISEÑO Y DESARROLLO DE SOFTWARE

MANTENIMIENTOS

PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES

2015

2021

Tabla 11 Fechas Extremas – Gerencia Administrativa

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

 

  • Aunque el área a definido lineamientos y procedimientos para el desarrollo de sus actividades, estos no forman parte de SIG.

 

  • Aunque se evidencia la implementación de controles para la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales, estos son de carácter mecánico y para el caso de la asignación del consecutivo de radicado a las comunicaciones que son emitidas desde COLVATEL, este es asignado por cada dependencia, estas acciones podrían causar perdidas de información e incumplimientos de lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001.

 

  • Los documentos en soporte físico no se encuentran foliados.

 

  • Se evidencia el uso de material metálico (ganchos de cosedora y/o clics).

 

  • Hay presencia de material adhesivo (pos-it y señaladores).

 

  • Aunque la ordenación de realiza de manera cronológica, su ubicación al interior de las unidades de conservación AZ se encuentra de manera de ascendente.

 

  • Los rótulos de identificación de las AZ no se encuentran normalizados y estos nos hacen parte del SIG.

 

  • No se evidencia el uso de instrumentos para descripción documental como lo son la hoja de control, los rótulos de identificación para las unidades de almacenamiento (carpetas y cajas y el Formato Único de Inventario Documental – FUID.

 

  • La organización de los documentos solo se aplica a los documentos en soportes físico, por lo que los documentos en soporte digital o electrónico no cuentan con criterio de organización alguno.

 

  • No existe controles para préstamos de documentos.

 

  • Las áreas no conocen procedimientos para el acceso a la información.
  • Se evidencian cajas de archivo ubicadas en el piso.
  • No se cuentan con detectores de humo y extintores suficientes.

7.2.1.6. Gerencia Capital Humano 

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 23 de junio de 2021, atendida por Maria Del Pilar Guzmán y Jonnathan Novan Cely se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

 

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

ACTA DE COMITÉ DE CONVIVENCIA

ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

COPASST

ACTAS DE COMITÉ PIGA

ACTAS DE DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS

ACTAS DE ENTREGA DE INFORME

MENSUAL

A ETB

AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES AL

SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

COMUNICACIONES OFICIALES

EVALUACIONES

HISTORIAS LABORALES

INFORMES

INVESTIGACIONES

INSTRUMENTOS DE CONTROL

NÓMINA

ÓRDENES DE SERVICIO

PERFILES DE CARGOS

PLANES

PROCESOS

PROGRAMAS

2015

2021

 

Tabla 12 Fechas Extremas – Gerencia Capital Humano

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

 

  • Aunque COLVATEL cuenta con firmas de carácter electrónico, las cuales son empleadas para firmar oficios o memorandos, se puedo evidenciar que algunos documentos (actas de reunión, listados de asistencia a reuniones o capacitaciones) se encuentra firmados con firmas digitalizadas, esto es especialmente peligroso porque la imagen de tu firma puede ser fácilmente copiada y pegada en otros documentos.

 

  • se puedo evidenciar que como consecuencia de las acciones ejecutadas por la entidad para continuar con la ejecución de las labores realizadas por el área de manera remota cuya finalidad es la de evitar el contagio del virus COVID 19, no se implementaron o socializaron de forma adecuada las políticas tendientes a salvaguardar la información generada en soportes digitales.

 

  • Los documentos en soporte físico no se encuentran foliados.

 

  • No se evidencia el uso de instrumentos para descripción documental como lo son la hoja de control, los rótulos de identificación para las unidades de almacenamiento (carpetas y cajas y el Formato Único de Inventario Documental – FUID.

 

7.2.1.7. Gerencia Comercial

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 24 de junio de 2021, atendida por Olga Lucia Vargas González, se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

 

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

ACTAS

ACUERDOS

COMUNICACIONES OFICIALES

INFORMES

2019

2021

Tabla 13 Fechas Extremas – Gerencia Comercial

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

  • La organización documental no la hacen según la TRD.
  • La dependencia no tiene claro los lineamientos de organización y conservación de los documentos.
  • No conoce los instrumentos archivísticos existentes en la entidad.
  • No utiliza instrumentos de control para la administración documental.

 

7.2.1.8. Gerencia Jurídica 

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 23 de junio de 2021, atendida por Francisco Javier Prieto Daza, se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

ACCIONES CONSTITUCIONALES

DERECHOS DE PETICIÓN

ACTA DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

ACTAS         DE         COMITÉ         DE

CONCILIACIÓN

ACTAS         DE         COMITÉ         DE

CONTRATACIÓN

ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA

ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD

CONCEPTOS JURIDÍCOS

COMUNICACIONES OFICIALES

CONTRATOS

CONVENIOS

ESCRITURAS

INFORMES

PLANES

PROCESOS JUDICIALES

2014

2021

Tabla 14 Fechas Extremas – Gerencia Jurídica

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

  • Es importante revisar que el FUID quede estandarizado y sistematizado dado que la serie contratos posee una gran demanda de consultas.
  • Darle prioridad a la transferencia documental debido a la escasez del espacio y su ocupación de más del 80%.
  • Hay cajas x300 ubicadas en el piso del archivo, es importante darle celeridad al movimiento de este archivo físico.
  • Dado la aplicación que posee esta área en la serie de contratos y para mantener al día la información es importante que se suban los documentos y se establezca centralizar el AG de jurídica de una vez en la bodega. Esto con el fin de que la información actual toda esta digitalizada y disponible para la entidad. Por lo tanto, manejar la foliación del expediente en el momento que se produzca. Y ver la posibilidad del manejo electrónico así evitarían imprimir y mantendrían toda la información disponible en el sistema para las dependencias y funcionarios y entes de control.

 

7.2.1.9. Control Interno 

Una vez realizada la visita por el equipo de gestión documental el 23 de junio de 2021, atendida por Francisco Javier Prieto Daza, se identificaron las siguientes fechas extremas y algunas observaciones en cuanto al correcto manejo de la producción documental:

FECHAS EXTREMAS

 

SERIES DOCUMENTALES

INICIAL

FINAL

COMUNICACIONES OFICIALES

INFORMES

MAPAS DE RIESGOS

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA

2004

2020

Tabla 15 Fechas Extremas – Control Interno

Observaciones o aspectos por mejorar:

 

  • La dependencia no tiene claro los lineamientos de organización y conservación de los documentos.
  • No conoce los instrumentos archivísticos existentes en la entidad y no son aplicados.
  • pese a conocer las tablas de retención no son implementadas o se dimensiona su importancia.
  • No utiliza instrumentos de control para la administración documental.
  • Se hizo evidente que el manejo del material documental no es su responsabilidad y por lo mismo no la maneja, es responsabilidad de un tercero, siendo el productor el primer responsable de esta.
 
         7.2.1.10.                 Medición Archivo Central

El Archivo Central de Colvatel, se custodia en el Parque Industrial San Diego – bodega 5 de Funza, donde se almacena las transferencias primarias, cumpliendo con las especificaciones técnicas requeridas por el Archivo General de la Nación para el almacenamiento, conservación y salvaguarda de los archivos.

OFICINA PRODUCTORA – SEDE DE ARCHIVO

FECHA EXTREMAS 

 

INICIAL

FINAL 

CAJAS X200 = 4 UN ML

CAJAS X300 = 3 UN ML

Bodega Archivo Central – Funza 

1984

2020

80,75

1595

TOTAL METROS LINEALES APROX.

1675

Tabla 16 Fechas Extremas – Archivo Central

        7.3.          Condiciones ambientales 

Como parte de la metodología implementada para el levantamiento del Diagnostico Integral de Archivos de Colvatel, se instalaron equipos para el monitoreo de la Temperatura y Humedad relativa según lo establecido en el ARTICULO 5º-Condiciones ambientales y técnicas del ACUERDO 49 DE 2000.

7.3.1.1.      Condiciones Ambientales Archivos de Gestión

A continuación, se presentan los resultados de la medición de Temperatura y Humedad relativa en los archivos de gestión de Presidencia, Gerencia Financiera y Gerencia Comercial:

7.3.1.2.      Condiciones Ambientales Archivo Central

 

8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 

Se evaluaron los sistemas de información de Colvatel, relacionados con la Gestión Documental, identificando el cumplimiento de los requerimientos mínimos exigidos por Ley, los aplicativos designados para tal fin y la interfase de tramites en línea que generan documentos electrónicos directamente de los aplicativos, como también aquellos que se estén utilizando de manera manual en la ejecución de los procesos asociados en la función archivística.

        8.1.          Aplicativos de Gestión Documental 
8.1.1.  Software

Dentro de los aplicativos para la gestión administrativa de documentos generados en la compañía encontramos:

SOFTWARE

IMPLEMENTADO

DESCRIPCIÓN

SI 

NO

COLVADOC

 

X

Esta en desarrollo.

SAP

X

 

Trámite de documentación contable.

COLVAPLUS

X

 

Gestión de requerimientos de toda la compañía.

STOREUSER.

X

 

En la Compañía se utiliza este aplicativo externo para la rendición de cuentas con la Contraloría.

SISTEMA DE INFORMACIÓN RECURSOS

HUMANOS/SISTEMA            DE

ADMINISTRACIÓN               DE

INFORMACIÓN DE RECURSOS

HUMANOS (SIRHC)

X

 

Administración de la información del recurso humano.

CRM

X

 

Trámite de información Comercial.

COLVADESK

x

 

Gestión de requerimientos de toda la compañía.

Tabla 17 Aplicativos para la Gestion de Documentos

8.1.2.  Haftware

En la compañía de tiene asignados los siguientes equipos para el manejo de la gestión documental:

EQUIPO

CANTIDAD 

DESCRIPCIÓN

Computadores

3

ARRIENDO

Servidores

  

Escáner

1

 

Impresoras de Stiker

2

Arriendo

Lectores de códigos de barras

1

 

Tabla 18 Equipos para la Gestion Documental

9. EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE INSTRUMENTOS Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 

Esta actividad se llevó a cabo durante las entrevistas y visitas realizadas a la Compañía, donde se evalúo el cumplimiento de la Ley 594 del 2000 y Decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.5.8. en referencia a instrumentos archivísticos y procesos de gestión documental los cuales se constituyen como elementos fundamentales y obligatorios para la implementación de la Política de Gestión Documental.

        9.1.          Instrumentos Archivísticos

 

INSTRUMENTO ARCHIVISTICO

ESTADO

OBSERVACIONES 

Cuadro           de            Clasificación

Documental -CCD

Elaborado

Fue elaborado en el año 2019.

No se aplica en un 100% en la compañía.

Actualmente este instrumento se encuentra en actualización de acuerdo con los requerimientos de series con sus respectivas funciones.

Tabla de Retención Documental (TRD)

Elaborado

Fue elaborado en el año 2019.

No se aplica en un 100% en la compañía.

Este instrumento se encuentra en actualización de acuerdo con los requerimientos de series, subseries y tipos documentales con sus respectivas funciones.

Programa de Gestión Documental (PGD)

Elaborado

Fue elaborado en el año 2019.

No se aplica en un 100% en la compañía.

Este instrumento se encuentra en actualización de acuerdo con los requerimientos técnicos para la formulación de los Subprogramas e implementación al 100% en la compañía.

Tabla 19 Evaluación de Instrumentos Archivísticos

INSTRUMENTO ARCHIVISTICO

ESTADO

OBSERVACIONES 

Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR)

Elaborado

Fue elaborado en el año 2019.

No se aplica en un 100% en la compañía.

Este instrumento se encuentra en actualización de acuerdo con las necesidades de la compañía y la armonización con los demás instrumentos e implementación al 100%.

Inventarios Documentales

En implementación

Se cuenta con el inventario correspondiente a la documentación que custodia el archivo central.

Solo un 15% de los archivos de gestión cuentan con este instrumento.

Falta socialización, asesoría y capacitación para la elaboración del FUID.

Banco Terminológico

Elaborado

Fue elaborado en el año 2019.

No se aplica en un 100% en la compañía.

Actualmente este instrumento se encuentra en actualización de acuerdo con los requerimientos de series subseries y tipos documentales que se actualicen en TRD y CCD.

INSTRUMENTO ARCHIVISTICO

ESTADO

OBSERVACIONES 

Tabla de Control de Acceso

Elaborado

Fue elaborado en el año 2019.

 

Tipo de Acceso

Total, con base en series y subseries

en

 Clasificada

112

 Pública

27

 Reservada

16

TOTAL

155

Actualmente     este     instrumento     se        encuentra

actualización de acuerdo con los requerimientos de series subseries y tipos documentales que se actualicen en TRD y CCD.

Modelo de Requisitos Para la Gestión de Documentos

Electrónicos

Sin elaborar

Se recomienda la elaboración e implementación de este instrumento como línea base para la preservación digital a largo plazo de la compañía.

Mapas de procesos 

Sin elaborar

Se recomienda la elaboración e implementación de los flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

        9.2.          Instrumentos Para la Gestión de la Información Pública 

En cumplimiento con las disposiciones dadas en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015 art 04 donde se reglamentan los instrumentos de la gestión de información pública y las responsabilidades del proceso de gestión documental, frente a levantamiento y actualización de algunos instrumentos. A continuación, se presentan el estado de estos:

INSTRUMENTO 

ESTADO

OBSERVACIONES 

Registro de Activos de Información

Sin Elaborar

No se cuenta con este instrumento que evidencie los activos de información con los que cuenta la compañía.

Se recomienda la elaboración e implementación de este instrumento actividad que será desarrollada en conjunto con Tics de la compañía.

Índice de Información Clasificada y Reservada

Sin Elaborar

No se cuenta con este instrumento que evidencie Índice de Información Clasificada y Reservada de la compañía.

Se recomienda la elaboración e implementación de este instrumento actividad que será desarrollada en conjunto con Tics de la compañía.

Esquema de Publicación de Información

Sin Elaborar

No se cuenta con este instrumento que evidencie un esquema de publicación de información de la compañía.

Se recomienda la elaboración e implementación de este instrumento actividad que será desarrollada en conjunto con Tics y comunicaciones de la compañía.

Tabla 20  Evaluación de Instrumentos Para la Gestión de la Información Pública

        9.3.          Planeación

Colvatel ha adelantado labores de planeación La Gestión documental de la Entidad que garanticen la función archivística y su mejoramiento continuo. Dentro de este proceso, contemplamos:

  • Programa de gestión Documental (PGD): Se encuentra elaborado, pero no está publicado en la Página Web de la Compañía.

Este instrumento requiere la armonización con el Sistema Integrado de Gestion de la Compañía, como documento base para la planeación documental de la Entidad, siendo el punto de partida para las estrategias de modernización de la Gestión Documental de acuerdo con la normatividad vigente.

Requiere actualización orientada al mapa procesos de la compañía y su actual estructura orgánico funcional de la compañía, formulación e implementación de los programas específicos, alineación con la Ley de transparencia, con Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), entre otros.

  • Plan Institucional de Archivo de la entidad (PINAR): Se encuentra elaborado, pero no está publicado en la Página Web de la Compañía.

Requiere la armonización con el Sistema Integrado de Gestion de la Compañía, como documento base para la planeación documental de la Entidad, siendo el punto de partida para las estrategias de modernización de la Gestión Documental de acuerdo con la normatividad vigente.

El PINAR, requiere actualización donde se determine a la actualidad la planeación a corto, mediano y largo plazo de la Gestión Documental y la Función Archivística, priorizado en aras de establecer las actividades a realizar que le apuntan a la planeación estratégica. orientada al mapa procesos de la compañía y su actual estructura orgánico funcional de la compañía, formulación e implementación de los programas específicos, alineación con la Ley de transparencia, con Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), entre otros.

  • Sistema Integral de Conservación (SIC): No encuentra formulado.

Se requiere la formulación e implementación de este instrumento para garantizar la conservación y preservación de la información de la Entidad independiente del medio que se genere, considerando el ciclo de vida de los documentos hasta su disposición final. Debe estar alineado con el Sistema Integrado de Gestion, con la Ley de transparencia, con Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), alineado con el plan de emergencias que incluya las medidas de prevención de riesgos en el manejo de la documentación, entre otros.

  • Plan Anual de Adquisiciones: Con el fin de garantizar los procesos de apoyo, misionales y estratégicos de la Compañía y dar continuidad a la prestación de los servicios de manera oportuna, eficiente y con calidad, Colvatel contempla dentro del PAA, recursos para cada vigencia.
  • Política de Gestión Documental: Debe ser actualizada con la armonización de los instrumentos archivísticos de planeación y el sistema integrado de gestión, realizar la respectiva socialización, implementación y medición de la adherencia a la misma.

 

  • Normalización del proceso: Hay documentar los procesos y procedimientos de la gestión documental con sus respectivos formatos alineados al Sistema Integrado de Gestion.

 

        9.4.          Producción 

En la compañía las actividades de producción están enfocadas en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el Trámite, procesos en que actúan para la correcta gestión administrativa, independiente a el medio en que se producen susceptibles de gestionarse en su ciclo de vida y acorde al Programa de Gestión Documental, se evidencia lo siguientes:

  • Sistema Integrado de Gestion: Colvatel cuenta con un sistema de desarrollo administrativo, gestión de calidad y control interno, dentro del cual se encuentran los formatos, procedimientos y documentos internos, de los procesos estratégicos y misionales, pero no se evidencia la caracterización y normalización del proceso archivístico de la Entidad, asociado al mapa de macroprocesos establecido actualmente.

 

  • Sistema de Gestión Documental: Se identificó que en la actualidad la compañía no cuenta con un software específico para la gestión documental que respalde la producción documental de manera efectiva, eficaz las plantillas necesarias que soportan los procesos de correspondencia de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 emanado por el Archivo General de la Nación.

Existen diferentes sistemas de información que generan documentos electrónicos en materia técnica y administrativa en la Compañía, producción documental trasversal en los procesos misionales, en donde a pesar de las plantillas de documentos establecida en la entidad para las respuestas, no se encuentran relacionadas con la normalización y caracterización del proceso de gestión documental. Así mismo, aunque la información es centralizada en estos sistemas, se evidencia que no se da cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001.

La compañía no cuenta con un lineamiento de Cero Papel, que estandarice la producción racional, eficiente y eficaz de los documentos de Colvatel.

        9.5.          Gestión y Trámite 

Las actividades de Gestión y Trámite en Colvatel no están encaminadas al registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución administrativa del asunto.

No se identificaron los procedimientos asociados a la gestión y trámite, tales como:

  • Procedimiento de Gestión de Correspondencia Enviada
  • Procedimiento de Gestión de Correspondencia Recibida
  • Procedimiento de Consulta Préstamo y Devolución de Expedientes de Archivos de Gestión

La entidad cuenta no con un aplicativo para dar trámite a la correspondencia recibida, interna y externa que permita asignarle un número consecutivo, identificando su respectiva fecha, y asunto, dando cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación. En la actualidad se radica de manera manual utilizando un radicador que imprime sobre el documento un número de radicado con fecha solamente.

        9.6.          Organización Documental

En la verificación de las operaciones técnicas para la organización documental se identificaron procedimientos establecidos a la clasificación, ubicación en el nivel adecuado, ordenación y descripción adecuada en los archivos de gestión y del archivo central de la compañía, donde se evidencio lo siguiente:

  • La compañía cuenta con el Protocolo de Organización de Archivos de Gestión, sin embargo, se debe documentar, socializar, implmentar y hacer seguimiento a un procedimiento que describa los lineamientos, metodología e instrumentos prácticos para la administración de los archivos de gestión y realizar procedimientos en el cual se describa la metodología para la conformación, organización y uso de expedientes para las dependencias que cuentan con series documentales complejas: Contratos, Convenios, Historias Laborales.
  • Tabla de Retención Documental: Colvatel cuenta con una Tabla de Retención Documental elaborada en el 2019, sim embargo en el momento de la verificación del cumplimiento del Acuerdo 04 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. Se evidencia que no cumple con la totalidad de los requisitos exigidos para su aprobación e implementación. Este Instrumento no debe implementar sin tener un concepto técnico para dicho procedimiento, en la Compañía hay algunas oficinas productoras que aplican la TRD, pero de la manera no correcta. Es necesario la Actualización de la TRD, aprobación, convalidación, implementación y seguimiento.
  • Tabla de Valoración Documental: Se identifico que la Compañía no ha implementado la TRD, por consiguiente, se hace necesario que se elabore la Tabla de Valoración Documental, como instrumento necesario para valorar la documentación que ha sido trasladada a la bodega del Archivo Central sin ningún proceso de valoración y así determinar que es de conservación total como memoria institucional de la compañía.
  • Formato único de inventario Documental – FUID: Como aspecto primordial a mejorar en los Archivos de Gestión es implmentar este instrumento archivístico como un control estricto en cuanto a la entrega de los archivos a la bodega del Archivo Central, y también se debe implementar en la entrega de los puestos de trabajo cuando los colaboradores son desvinculados de la Compañía.

 

Se debe estandarizar, normalizar, socializar, implementar y realizar seguimiento a la elaboración de los inventarios documentales como instrumento de control y descripción documental de la Compañía.

  • Es necesario y primordial realizar un proceso de intervención archivística a los archivos de gestión de la Compañía, en especial aquellos que producen documentos misionales y vitales para la administración de la entidad, ya que en las visitas se evidenció desorden en los expedientes de series misionales, lo cual acarrea hallazgos para la entidad, y en aras de perfeccionar las transferencias catalogadas por cambio de custodia al Archivo Central.

Así mismo, se evidencia la necesidad de la sensibilización y capacitación de los servidores y colaboradores de Colvatel, toda vez que no tienen claro el alcance e importancia de la Gestión Documental de la Compañía. De igual forma, con la actualización, aprobación, convalidación de la TRD se actualizarían los cuadros de Clasificación Documental y los Inventarios documentales acordes a lo establecido en este instrumento. Para así garantizar la adecuada organización de sus los Archivos de Gestión, se evidencian problemas en la interpretación de la TRD y errores en la conformación y control de los expedientes de archivo. Adicionalmente los funcionarios no tienen clara la diferencia entre documentos de apoyo y documentos de archivo.

  • Colvatel, debe documentar un procedimiento para establecer la metodología y lineamientos para la conformación, organización y uso de expedientes electrónicos que actualmente se producen en este medio en la compañía.

 

 

        9.7.          Transferencias 

Colvatel, no ha adoptado el procedimiento para transferir los documentos durante las fases de archivo en el marco del ciclo vital del documento, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

La Compañía solo ha realizado traslados por “cambio de custodia” trasladados archivos de gestión al archivo central por baja consulta, sin aplicar la TRD y FUID, por lo cual no se puede legalizar como las transferencias primarias. Así mismo no ha efectuado transferencias secundarias.

        9.8.          Disposición Documental

La falta de implementación de la TRD de Colvatel, por lo tanto, no se cuenta con este procedimiento para la Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, y la preservación en un medio electrónico de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental o en la Tabla de Valoración Documental.

A los documentos de los fondos documentales custodiados en el Archivo Central, no se les ha aplicado el proceso archivístico completo, por ello, puede ser considerado como un Fondo Acumulado, en el que por consiguiente no se han aplicado las disposiciones finales pertinentes de acuerdo con la TRD y la TVD.”

Colvatel, deberá formular, implementar y hacer seguimiento al programa de documentos vitales que permita el manejo de los documentos identificados como vitales de la Compañía, disposición documental y preservación y conservación final.

        9.9.          Preservación a Largo Plazo

De acuerdo a lo evidenciado durante la elaboración del  Diagnóstico Integral de Archivos de la Compañía, se evidencio que no se ha formulado ni implementado  el Sistema Integrado de Conservación (SIC), donde se establezcan los requerimientos que se debe cumplir para la conservación y preservación de la información de la compañía independiente del medio que se genere, contemplando su ciclo de vida hasta su disposición final en cumplimiento del Acuerdo 006 de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”, emanado por el Archivo General de la Nación.

Se evidencia que, que no se tienen definidas estrategias de Preservación Digital a largo plazo, ni el diagnóstico e identificación de documentos electrónicos que cuenta la Compañía en la actualidad.

Es necesario establecer las directrices para salvaguardar los documentos electrónicos de archivo, con el fin de realizar un tratamiento adecuado mientras la Compañía formula e implementa SGDEA.

9.9.1.1.      Sistema de Gestión Documento Electrónico de Archivo – SGDEA

La Compañía, en esta vigencia esta se encuentra en la etapa de desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y Archivo – SGDEA”, para lo cual se necesario involucrar a las oficinas productoras   misionales y transversales que producen documentación en otro formato y parametrizar las especificaciones para la parametrización de preservación digital a largo plazo de Colvatel.

Se sugiere que para poder implementar un Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo – SGDEA, primero la entidad debe hacer un diagnóstico de la gestión actual de los llamados documentos electrónicos, que aparentemente no cumplen los requisitos mínimos que han sido establecidos por el Archivo General de la Nación y el MINTIC a través de Gobierno en Digital.

Se deberá buscar la interacción e interoperabilidad de los aplicativos que actualmente cuanta la Compañía para la Gestion Administrativa y producción de documentos, en el cual analizará una muestra cualitativa de los procedimientos en los que actualmente la entidad de documentos electrónicos. Para ello se recomienda la metodología de Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, recomendado por el manual de Gobierno Digital, para la creación de un artefacto que permita realizar la caracterización de todos los procedimientos del SGDEA, identificando todos los registros y documentos electrónicos o susceptibles de serlos, y evaluarlos en cuanto a las condiciones mínimas que requiere un documento electrónico.

        9.10.        Valoración Documental

A la fecha la Compañía, no ha realizado actividades de valoración documental ni ha sido aplicada en lo concerniente a disposición final de los documentos, es decir, aplicación de TRD y TVD por cumplimiento de tiempos de retención en archivo de gestión y archivo central.

Colvatel, en el proceso de actualización de la TRD, deberá identificar el procedimiento de valoración documental, donde se determinan los valores primarios y secundarios de la documentación, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo en el marco del ciclo vital del documento y determinar su disposición final, para las series misionales de la Compañía, donde se evidencia los valores primarios y secundarios conforme a la normatividad actual en materia archivística y de la misionalidad de la entidad. 

Es necesario dar inicio con la valoración a nivel administrativo y legal de la documentación de carácter electrónico que se está produciendo en las diferentes dependencias.

        9.11.        Conservación Documental

La compañía no cuenta con el Sistema Integrado de Conservación – SIC, sin embargo, en esta vigencia se adelantan algunas actividades de los diferentes programas del Plan de Conservación Documental. 

Durante las visitas para el levantamiento de la información para la formulación del Diagnóstico Integral de Archivos de Colvatel se identificó lo siguiente:

CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS

Ubicación

Parque Empresarial La Cofradía Int: 2 Diagonal 23K No. 96F -62

Parque Industrial San Diego – Bodega 5 Parque Industrial San Diego – Funza

Resistencia de Materiales

Los depósitos cuentan con paredes de pintura de agua color blanco, iluminación artificial y natural, pisos de baldosa con baños.

Mobiliario

La estantería está a diseñada para el almacenamiento de la documentación.

Condiciones ambientales

En la bodega de Funza, la gerencia financiera y Gerencia Jurídica se evidencia la toma de mediciones de las condiciones ambientales en los depósitos de archivo.

Se recomiendo formular e implementar los Programas del Plan de Conservación del SIC.

Tabla 21 Evaluación Condiciones de Edificios y Locales Destinados a Archivos

 

UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Materiales adecuados

Las unidades de almacenamiento y las unidades de conservación documental que existen y se utilizan en la Compañía, cumplen en un  80 % con establecido en la normatividad vigente archivística.

Diseño y función

Tabla 22 Evaluación Unidades de Conservación

MANTENIMIENTO

Instalaciones

No se cuenta con un plan de mantenimiento para las instalaciones de los depósitos de archivo. Este se realiza a solicitud del área. 

Documentos de Archivo

No se cuenta con un plan de mantenimiento y limpieza para las unidades de almacenamiento y conservación documental.

Deterioros

Existen unidades de conservación con deterioro como rasgaduras, material metálico, doblaje y manchas.

Intervenciones anteriores

No se han intervenido anteriormente. No cuentan con un Sistema Integrado de Conservación – SIC. 

Tabla 23 Evaluación Mantenimiento

SEGURIDAD Y EMERGENCIAS

Sistemas de Alarma

En las Áreas destinadas para archivos cuenta con un sistema de alarma solo contra incendio y de inundación,

Elementos para la atención de

emergencias

Existen extintores suficientes para cubrir el volumen documental de los del depósitos de archivos.

Plan de Prevención de Desastres y situaciones de riesgo

La Compañía, no cuenta con un Plan de Prevención de Desastres y situaciones de riesgo.

Tabla 24  Evaluación Seguridad y Emergencias

         10.           CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 

  • CONCLUSIONES

Finalmente, todo este compilado de información concluye y confluye a la atención al análisis, verificación y datos recopilados se establecen las siguientes conclusiones:

  • Aunque se cuenta con una política de Gestión Documental, debe ser actualizada con la armonización de los instrumentos archivísticos de planeación y el sistema integrado de gestión, realizar la respectiva socialización, implementación y medición de la adherencia a la misma.

 

  • El proceso de Gestion Documental no se encuentra caracterizado ni normalizado acorde al mapa de procesos de la compañía, incumpliendo con lo establecido en la normatividad archivística vigente.

 

  • Colvatel no cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC, se evidencie la implementación de las acciones de control condiciones ambientales lo que puede generar indicadores de deterioro. Es por esto por lo que el SIC es indispensable ya que permite determinar las acciones de conservación para el acervo documental.
  • La compañía cuenta con algunos instrumentos archivísticos tales como, TRD, PGD, TCA, entre otros, pero no están actualizados ni armonizados con el Sistema Integrado de Gestion de la entidad, incumplimiento con lo establecido en la Ley 594 del 2000 y Decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.5.8. en referencia a instrumentos archivísticos y procesos de gestión documental los cuales se constituyen como elementos fundamentales y obligatorios para la implementación de la Política de Gestión Documental.
  • No se realiza mantenimientos de limpieza profunda en la zona de depósito de la documentación, se debe solicitar a la dependencia correspondiente la cual deberá generar un cronograma y el seguimiento semanal del mantenimiento.
  • Colvatel no cuenta con un Programa de Atención y Prevención de Emergencias, en él se contemplan los riesgos y acciones a tomar en caso de que se presente una emergencia y evacuación, no obstante, este plan no contempla medidas de atención de emergencias para los depósitos y la documentación.
  • En cuanto a la capacidad de almacenamiento, en el espacios destinados para los archivos de Gestión se evidencio que se cuenta con poco espacio, con la estantería adecuada y en algunas áreas como la Gerencia Comercial los archivos no tienen seguridad.
  • RECOMENDACIONES

Los hallazgos encontrados e identificados en este documento resultan ser la fuente primaria de información para la construcción y formulación de los planes, programas y proyectos a desarrollar en la actualización del Plan Institucional de Archivos – PINAR y a reglamentar en el Programa y Política de Gestión Documental. para ser implementadas en cumplimiento del mejoramiento continuo de la Gestión Documental y la normatividad vigente, a continuación, se dan las siguientes recomendaciones:

  • Es necesario revisar los diferentes formatos existentes estandarizados con el fin de determinar si es necesario actualizarlos a las necesidades del Proceso de Gestion Documental.
  • Hay que establecer criterios y lineamientos estrictos sobre la consulta, manipulación y acceso a los documentos, con el fin de evitar el riesgo actual de pérdida de documentación.
  • Diseñar estrategias para sensibilizar a los funcionarios y colaboradores al compromiso y sentido de pertenencia de los procesos de la Gestión Documental desde el ingreso a la compañía, que contemplen programas de capacitaciones que involucren los deberes que deben cumplir en conjunto con la oficina de control interno disciplinario.
  • Se recomienda que la limpieza se lleve a cabo diariamente y se realice en seco. Se deben realizar jornadas especiales de limpieza en las zonas de depósito de archivo, en ellas pueden utilizarse agentes químicos en húmedo, previa autorización del restaurador – conservado.
  • Caracterizar y normalizar el proceso de Gestion Documental.
  • Tener más control en la manipulación de los expedientes al momento de realizar los préstamos para evitar la pérdida de la memoria institucional de Colvatel.
  • Se sugiere implementar El Sistema de Gestión Documento Electrónico de Archivo – SGDEA, con os requisitos establecidos en el Decreto 1080 de 2015 en: manejo de préstamos de expedientes, realizar reportes de tiempos de Retención y Valoración de la información que haya cumplido su tiempo en el archivo de gestión y central, generación de rótulos desde el aplicativo, ubicación entre otros. Así mismo garantizar la preservación a largo plazo de los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos.
  • Identificar los fondos documentales con los que cuenta la Compañía para realizar su intervención.
  • Una vez sean actualizadas, aprobadas y convalidadas la TRD, la aplicabilidad de las actividades de organización, selección, disposición final, transferencias y eliminación, propias del ciclo de vida de los documentos.
  • Verificar las condiciones medioambientales y el cumplimiento de los depósitos donde se almacena todos los archivos de gestión de la compañía.
  • Formular e implementar los programas del Plan de Conservación Documental y las estrategias del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

        10.1.        MATRIZ DOFA

Las principales debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas encontradas en el levantamiento del Diagnóstico Integral de Archivos de Colvatel se encuentran establecidas en el cuadro anexo: Matriz DOFA (Ver anexo 1)

        10.2.        PLAN DE ACCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL 

Las acciones de mejora que debe realizar Colvatel, de acuerdo con la descripción de cada uno de los hallazgos encontrados, se presenta en el siguiente cuadro.

Para la elaboración de esta matriz, se realizó la jerarquización de cada una de las acciones, de tal manera, que permitiera establecer la ruta de acción, en la cual se identifican las acciones que debe adelantar por la Compañía, se encuentran establecidas en el cuadro anexo: Plan de Acción (Ver anexo 2).

ANEXO 1

 

 

 

MATRIZ DOFA DIAGNOSTICO

INTEGRAL DE ARCHIVOS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. Colvatel, cuenta con un presupuesto asignado para la vigencia 2021 con destino a aspectos relacionados con el desarrollo e implementación de planes y programas de Gestión Documental. 2. En general, la documentación de archivo se encuentra en buen estado sin afectaciones de humedad, biológica o química.

3.           Compromiso de la alta dirección de la compañía en la aplicación y cumplimiento de la Ley de Archivo.

4.           El Fondo Documental propio de la entidad es pequeño, lo que implica una facilidad para la administración de las solicitudes al archivo central sobre esta documentación. 

1.           Dentro de la estructura organizacional de Colvatel, no se encuentra definido el Grupo de Gestión Documental, ni las funciones propia del proceso.

2.           No se cuentan con los instrumentos archivísticos (, TVD,

PGD,                    PINAR,                   SIC,                   etc.)

3.           Los expedientes se encuentran desactualizados en su  conformación en algunos archivos de gestión.

4.           Falta de descripción archivística en documentos. 5. No existe en el Sistema de Gestión de Calidad, un proceso de gestión documental, hace falta su articulación integral. 6. Depósitos destinados para el almacenamiento y custodia de los archivos de gestión sin cumplir las especificaciones técnicas mínimas para esta actividad.

7. No existe un Sistema de Gestión de Documentos de Electrónicos de Archivo – SGDEA.

8.No existe cultura sobre la Gestión Documental y su importancia

9.           No se realiza el control y seguimiento de los trámites internos y externos y tiempos de respuesta

10.         No existe un plan de capacitación – Gestión Documental.

OPORTUNIDADES

Plan de Acción del Cuadrante I

Plan de Acción del Cuadrante II

1. Los volúmenes documentales acumulados, tanto en el archivo de gestión como en el central, con el que cuenta no es de gran tamaño. 2. Se cuenta con un alto grado de compromiso por parte de las directivas, para el diseño y desarrollo de los proyectos y planes en los aspectos relacionados con la Gestión Documental, con base en la visión de la administración de modo que se convierta en su aliado estratégico.

–             Articular la Gestion Documental con

los diferentes planes y sistema integrado de Gestión de la Compañía.

–             Desarrollar acciones normativas que fortalezcan la gestión documental, vigencia y mejoramiento continuo.

–             Implementar la Política de Gestión Documental.

–             Diseñar el Plan de acción a cumplir a corto, mediano y largo plazo de la implementación del SGDEA.

AMENAZAS

Plan de Acción del Cuadrante III

Plan de Acción del Cuadrante IV

1.           Perdida de información por falta de control al acceso de los documentos.

2.           Posible sanciones por incumplimiento de la normatividad existente para la administración de la información, Ley 1712 Ley de Transparencia, Ley 594   Ley General de Archivos y Decreto 1080. 3. Variedad de planes de mejoramiento elaborados para diferentes objetivos y metas no cumplidos. 

4. Incendio, Inundación, fenómenos naturales y vandalismo.

–             Formular e implementar los Instrumentos Archivísticos descritos en el Decreto 1080 de 2015.

–             Dotar la infraestructura para los archivos de gestión.

–             Implementación del Programa de Gestión Documental.

–             Determinar las actividades necesarias para la identificación y gestión de riesgos asociado con la Gestión Documental acorde con el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.

Anexo 1 Matriz DOFA

 

ANEXO 2

 

 

 

PLAN DE ACCIÓN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS              

 

ASPECTO CRÍTICO 

RIESGOS

 ACCIÓN DE MEJORA 

PRIORIZACIÓN

1

No se encuentra definido el

Grupo de Gestión Documental, con funciones específicas y normalizadas.

Dispersión de responsabilidad del proceso de gestión documental de forma integral.

Formalizar el área funcional de gestión documental con sus funciones específicas.

ALTA

2

Política de Gestión Documental sin implementar.

1. Perdida de información por falta de

Política de Gestión Documental. 2. Falta de control sobre el total de la información generada por la Entidad.

Actualizar e implementar la Política de Gestión Documental.

ALTA

3

Instrumentos archivísticos sin formular e implementar (CCD, TRD, TVD, PGD, PINAR, SIC, etc.) para la planeación, ejecución, control y seguimiento de los procesos de gestión documental.

1.  Incumplimiento de la normatividad existente para la administración de la información, Ley 1712 Ley de Transparencia, Ley 594   Ley general de

Archivos y Decreto 1080. 2.  Pérdida de información.

3. Duplicidad de información. 4. Dificultad para acceso y recuperación de información.

5. Acceso no autorizado a los documentos. 6. Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios de los        funcionarios.

7. Fondo acumulado desorganizado.

Formular, actualizar e implementar los Instrumentos Archivísticos descritos en el Decreto 1080 de 2015.

ALTA

4

Falta de aplicación de los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos.

1. Acceso no autorizado a los documentos. 2.  Deficiencia en la administración documental.

3.             Interrupción en el trámite de los documentos en el desarrollo de su ciclo vital.

4.             Falencias al momento de clasificar y relacionar los documentos siguiendo los principios archivísticos de orden original y de         procedencia.

5.             Falta de control para verificar la integridad del expediente en caso de consulta            y           préstamo. 6. Falta de seguridad frente a la pérdida de los        documentos. 7. Fraccionamiento de expedientes y trámites.

Implementación del Programa de Gestión Documental.

ALTA

Anexo 2 Plan de Acción

 

PLAN DE ACCIÓN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS              

 

ASPECTO CRÍTICO 

RIESGOS

 ACCIÓN DE MEJORA 

PRIORIZACIÓN

5

Insuficiente de personal para el desarrollo de las funciones y obligaciones relacionadas con la Gestión Documental en el Grupo de Gestión Documental.

Dificultad para la administración y control integral de la información institucional.

Conformar un grupo interdisciplinario para el proceso de Gestión

Documental.

MEDIA

6

Espacios inadecuados e insuficientes para las áreas de los archivos de gestión.

1.             Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión y archivo central.

2.             Deterioro de la documentación. 3. Dificultad para la recuperación de información.

Remodelar, adecuar y dotar la infraestructura para los archivos de gestión y central.

MEDIA

7

Las condiciones geológicas, geográficas, ambientales y estructurales donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo son de alto impacto en términos de conservación y condiciones técnicas.

1.         Inundación,        incendio,             terremoto, terrorismo       y             vandalismo. 2. Pérdida del patrimonio documental de la Nación.

3.         Deterioro           de         la             estantería. 4. Ausencia de las condiciones ambientales mínimas             requeridas. 5. Inestabilidad en placas, estructuras y pisos.

6. Espacios insuficientes para almacenar y custodiar.

Elaborar e implementar el Sistema Integrado de

Conservación – SIC con base en los lineamientos del Archivo General de la Nación.

MEDIA