Gestión Documental

Prestamos servicios integrales de gestión documental con los más altos estándares de calidad, y alineados con la normatividad vigente.

“Contamos con recurso humano altamente capacitado, así como con herramientas técnicas y espacios físicos adecuados para llevar a cabo una excelente gestión documental”

Ofrecemos un sistema web que le permite a las entidades gestionar la trazabilidad de los documentos, reduciendo sustancialmente el manejo de documentos físicos.

Realizamos la gestión de los servicios de recepción, radicación, registro, clasificación y distribución de las comunicaciones enviadas y recibidas.

Elaboramos de instrumentos archivísticos, dentro del servicio se ofrece el acompañamiento a nuestros clientes ante el Archivo General de la Nación (AGN) hasta su validación.

Realizamos la gestión de los servicios de recepción, radicación, registro, clasificación y distribución, prestando servicios de consulta y transporte documental.

Realizamos el inventario físico y digital. Elaborando la relación sistemática y detallada de las unidades de fondos documentales, siguiendo la organización de las series documentales.

Ofrecemos los servicios de clasificación y ordenación de documentos de archivo, de series y subseries, simples y complejas, con base en la Tabla de Retención Documental (TRD).

Prestamos los servicios de alquiler de equipos de scanner de alto rendimiento y personal calificado para convertir los documentos que se encuentren en formato papel, en una fiel imagen digital.

Infraestructura Servicios de custodia

COLVATEL cuenta con sus propias instalaciones para custodia, administración y gestión de archivo, cumpliendo con los más altos estándares de calidad, la normativa vigente y los lineamientos dados por Archivo General de la Nación.

Prestamos servicios de custodia de documentos físicos, de medios magnéticos en bóveda y con áreas dotadas para la operación y ejecución de proyectos de gestión documental.

Contamos con la infraestructura y protocolos para llevar a cabo una custodia segura y preservar la información de nuestros clientes, con dos anillos de seguridad, sensores biométricos, control de acceso maestro, cámaras de seguridad, sensores de movimiento, sistema de detectores de humo e inundación, red de extintores e hidrantes, la plataforma está conectada al cuerpo de bomberos, con un sistema de monitoreo 24 horas al día.

Mantenemos la cadena de custodia ofreciendo transporte de la información en vehículos dotados con GPS y en caso de ser requerido con escolta, con protocolos robustos de seguridad en atención de consultas, cumpliendo con los acuerdos de niveles de servicio de nuestros clientes.

Infraestructura - Custodia Funza

Via Siberia – Funza

Área total 2.771 m2

Bóveda de medios magnéticos

Estantería pesada con entrepisos

Área para desarrollar proyectos de gestión documental

Infraestructura - Fontibón (Cofradía)

Contamos con un área adaptable a las necesidades de nuestros clientes, la cual cuenta con espacio para desarrollar proyectos de custodia y gestión documental.

Software de gestión documental

COLVADOC es la herramienta de software en la nube que lo ayuda a afrontar la transformación y consolidación digital de su compañía, sin la molestia de proyectos de desarrollo complejos y evitando la obsolescencia digital, no tendrá la necesidad de programadores para automatizar su negocio.