TÍTULO IV
CAPÍTULO III
FACULTADOS, ATRIBUCIONES Y DISPOSICIÓN DE RECURSOS

ARTÍCULO 12.- CAPACIDAD LEGAL:

Se entenderá que los facultados cuentan con la capacidad legal y/o estatutaria para celebrar contratos y perfeccionar órdenes de compra o servicios en nombre y representación de Colvatel, así como también para comprometer, autorizar gastos y/o disponer de los recursos de la compañía a través de la celebración de cualquier acuerdo de voluntades y/o de la
disposición de recursos de caja de menor conforme el reglamento de aquella.
En ese orden de ideas, son facultados los representantes legales, conforme las disposiciones estatutarias vigentes y aplicables, el Vicepresidente de Operaciones, en lo que a la disposición de los recursos de caja menor respecta, y los colaboradores en quienes se haya delegado, por parte de un representante legal, la facultad de celebrar contratos u órdenes de compra en nombre y representación de Colvatel, en los términos y alcance previstos en los correspondientes poderes que para el efecto se
hayan otorgado.
Sin perjuicio de lo anterior, la autorización de gasto para efectos del desarrollo de actividades de relaciones públicas, mercadeo, eventos publicitarios y publicidad, en general, estará a cargo del Presidente Ejecutivo o de un representante legal alterno, según llegare a corresponder.
Cualquier autorización de gasto deberá contar con los soportes correspondientes.

ARTÍCULO 13. GERENCIA ADMINISTRATIVA:

Teniendo en cuenta la especialidad de sus funciones, y sin perjuicio de las facultades propias derivadas de su condición de representante legal alterno de Colvatel, la Gerencia Administrativa, será la encargada de liderar lo que continuación se indica, atendiendo las atribuciones consignadas en el presente manual, conforme lo siguiente:
1. Adquirir los bienes y/o servicios que requiera la compañía en desarrollo de su objeto social, de conformidad con lo previsto en el presente manual, en especial, pero sin limitarse a ellos, los relacionados con servicios públicos, aseo, transporte, mensajería, gastos notariales y gastos generales relacionados con el funcionamiento de la Compañía.
2. Suscribir las órdenes de compra de bienes y/o servicios que se generen en el proceso de adquisición de los mismos.
3. Adelantar los estudios de mercado y cotizaciones, previa solicitud realizada por el área requirente de los bienes y/o servicios, atendiendo los criterios que se especifiquen en dicha
solicitud.
4. Adelantar las invitaciones públicas y privadas con base en la información técnica suministrada por el área que plantee la necesidad de la contratación.
5. Administrar con el área comercial, la publicación en la página web de los documentos generados durante la etapa pre contractual, en caso de que ello aplique, así como también, los que se generen durante las demás etapas de los procesos de selección, tales como y sin limitarse a ellas, invitaciones, adendas, actas, anexos y demás documentos por los cuales se resuelvan o atiendan las solicitudes, aclaraciones, respuestas a las observaciones recibidas y/o el acta de publicación de resultados.
6. Seleccionar y adjudicar los procesos contractuales cuya cuantía sea inferior a 300 SMLMV antes de IVA y suscribir la correspondiente orden de compra y/o servicio.
7. Realizar la evaluación económica de las ofertas recibidas en los procesos de selección, con base en los parámetros exigidos en cada una de las invitaciones generadas o cursadas.
8. Presentar ante el Comité de Contratación, los resultados de los análisis jurídico, financiero, económico, técnico y de experiencia de las ofertas recibidas con ocasión a las invitaciones cursadas y que, por su cuantía, resulten ser de competencia de dicho Comité. La presentación de dichos resultados se realizará en conjunto con el área solicitante y titular de la necesidad de la contratación adelantada.

Parágrafo primero: En todo caso, el Gerente Administrativo – Representante Legal Alterno podrá delegar funciones en la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces. En todo caso si se llegase a presentar alguna reforma estatuaria o modificación al poder general conferido a la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces, las mismas se entenderán extensivas y aplicables en lo que corresponda a las disposiciones de este manual.

ARTÍCULO 14. – GERENCIA FINANCIERA:

El Gerente Financiero, sin perjuicio de las facultades propias de la representación legal alterna que ostenta respecto de la Compañía, será el encargado de autorizar los pagos que deban realizarse por concepto de (i) impuestos, (ii) gastos originados, derivados y/o propios de la regulación fiscal y tributaria, siempre y cuando se cuente con los soportes correspondientes, (iii) Honorarios y/o servicios de Revisoría Fiscal, (iv) gastos relacionados con pólizas de seguros y (v) otros gastos.
Lo anterior, sin perjuicio de las facultades propias derivadas de su condición de representante legal alterno de Colvatel, en virtud de las cuales estará facultado hasta 15.000 SMLMV incluido IVA o hasta el valor que estatutariamente se llegare a definir. En todo caso, si se llegase a presentar alguna reforma estatuaria en este sentido y en relación con lo aquí señalado, la misma se entenderá extensiva y aplicable en lo que corresponda a las disposiciones de este manual.

CAPÍTULO IV

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE LA CONTRATACIÓN

 

ARTÍCULO 15. – Los procesos de contratación de bienes y servicios que adelante Colvatel, deberán atender las siguientes políticas y lineamientos:

1. Todos los procesos de contratación de la Compañía y demás trámites requeridos para su formalización, perfeccionamiento y/o ejecución, deberán estar precedidos de la autorización de la instancia correspondiente, de acuerdo con lo establecido en los Estatutos Sociales de la Compañía y/o en este manual, y sin perjuicio de la observancia de los lineamientos que para la actividad misional y de funcionamiento de Colvatel, se imparta.
2. Todos los contratos que celebre Colvatel, independientemente de su cuantía y sin excepción, deberán constar siempre por escrito, bien sea, a través de orden de compra de bienes y/o servicios, oferta mercantil aceptada o una minuta de contrato, a excepción de las compras realizadas a través de caja menor.
3. Todos los acuerdos de voluntades que celebre Colvatel y que contemplen la obligación por parte del contratista de constituir garantías, no podrán iniciar ejecución sin que de manera previa aquellas se encuentren aprobadas.
4. En igual sentido, si el contrato u orden de compra o servicios contempla la suscripción de un acta de inicio, acta de entrega del bien o servicio y/o cualquier otro documento como requisito para iniciar su ejecución, no podrá iniciarse con el desarrollo de lo pactado, hasta tanto dicho documento se encuentre debidamente Si se contemplara la suscripción de este tipo de documentos junto con la constitución de garantías, la ejecución del acuerdo de voluntades deberá estar antecedido de la firma del mismo y la aprobación de aquellas.
5. Cualquier trámite de contratación, sin importar la modalidad de selección y aún en tratándose en órdenes de compra o servicios, deberá estar antecedida, según corresponda, de la autorización para el manejo de datos personales conforme lo disponga la ley aplicable y vigente para el efecto (Anexo No 4 – Habeas Data o del que disponga el área de abastecimiento, según corresponda).
6. Los pagos que realice Colvatel en cumplimiento de los servicios que le sean prestados o de los bienes recibidos, deberán estar soportados con los siguientes documentos y deberán contar con el visto bueno del supervisor designado del contrato, quien, además, deberá constatar o requerir lo siguiente, sin perjuicio en lo que se establezca en el contrato o en la orden de compra respectiva:
   • Factura de venta o documento equivalente por concepto del objeto contractual debidamente expedida por la persona jurídica o natural contratista.
   • Constancia de la efectiva ejecución parcial o total del objeto contractual, mediante la respectiva acta o documento de aceptación, el cual será expedido por el supervisor del contrato, en los términos del contrato u orden de compra suscrita.
   • Planilla de pago de seguridad social y aportes parafiscales del periodo acorde con la reglamentación vigente, o certificado de pago de aportes al sistema general de seguridad social correspondiente y expedido por el revisor fiscal o representante legal, según sea el caso.
7. Por regla general, el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por los contratistas para con Colvatel, estará amparado, atendiendo la cuantía y naturaleza de la contratación, con pólizas de seguros expedidas en los términos que a manera de referencia contempla el presente Manual (Anexo No 1 – Garantías), salvo que, de acuerdo con la naturaleza del contrato y por determinadas circunstancias o condiciones de mercado, no se requiera exigir todas o algunas de las coberturas ahí señaladas. En dicho caso, al momento de la celebración del respectivo contrato, el área solicitante pondrá de presente la situación particular que dé cuenta de las garantías constituidas en el periodo correspondiente a la suspensión. En dicho caso, al momento de la celebración del respectivo contrato, el área solicitante
   pondrá de presente la situación particular que dé cuenta de las condiciones diferentes, respecto de
   las garantías de referencia contempladas en el presente manual.
8. Tampoco serán exigidas las pólizas en aquellos casos en que, por las prácticas y usos comerciales,
   las aseguradoras legalmente establecidas en el país no estén en capacidad de ofrecer dichas
   coberturas.

9. Si durante la vigencia de un contrato u orden de compra, se presentare un posible atraso o incumplimiento respecto de su ejecución, que previo análisis e intervención por parte del supervisor designado o quien corresponda, no haya podido ser resuelta, se deberá informar oportunamente por escrito al área Jurídica, exponiendo detalladamente las causas que originaron dicho atraso, con el fin de realizar el trámite legal que pudiere resultar pertinente (ampliación del plazo del contrato y sus pólizas, suspensión del contrato, afectación de pólizas, incumplimiento, conciliación, demanda judicial, entre otros).

10. Para efecto de tramitar los pagos correspondientes de los contratos u órdenes, según corresponda, se deben tener en cuenta las políticas establecidas por Colvatel para el recibo de facturas y el cierre contable internamente definido.

11. El área jurídica deberá conservar en sus archivos los contratos perfeccionados, junto con los documentos que acompañan la solicitud de elaboración del contrato y posteriores modificaciones o adiciones que lleguen a perfeccionarse. Por su parte, los documentos que se generen en el día a día operativo y respecto de la ejecución del contrato, se conservarán por parte del área que tenga a cargo la supervisión del contrato. La Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces, será la encargada de conservar la totalidad de los soportes documentales correspondientes a las órdenes de compra de bienes y/o servicios.

12. Durante la ejecución de la relación contractual se podrán realizar modificaciones a la misma cuando se presenten circunstancias que determinen la necesidad de ello, siempre y cuando se encuentren debidamente sustentadas por el área solicitante y consten por escrito.

13. El procedimiento aplicable para la adquisición de bienes o servicios que se requieran en cumplimiento de la ejecución de los contratos suscritos por Colvatel en calidad de contratista con sus clientes, corresponderá al indicado en dicho contrato cuando así se estipule.

14. Los contratos de tracto sucesivo son susceptibles de ser prorrogados y adicionados conforme las necesidades de la compañía y previo sustento por parte del supervisor y/o área respectiva. No obstante ello, en aquellos contratos que conlleven el suministro permanente de bienes o servicios, se podrá, antes de su vencimiento, realizar a través del área que demande la necesidad, una comparación de cotizaciones con el fin de establecer las condiciones comerciales de ese momento para, según eso, determinar la conveniencia económica para la compañía de iniciar o no, un nuevo proceso de selección o por el contrario, mantener o mejorar las condiciones del existente; siempre observando lo establecido en el presente manual.

15. Es deber de quienes intervienen en la contratación, cumplir en todo momento, con los procedimientos y políticas internas que resulten aplicables, procurando obtener las mejores condiciones comerciales, técnicas y operativas que satisfagan las necesidades y expectativas de la compañía.

16. El área jurídica deberá conservar en sus archivos los contratos perfeccionados, junto con los
    documentos que acompañan la solicitud de elaboración del contrato y posteriores modificaciones o
    adiciones que lleguen a perfeccionarse. Por su parte, los documentos que se generen en el día a día
    operativo y respecto de la ejecución del contrato, se conservarán por parte del área que tenga a
    cargo la supervisión del contrato. La Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces, será la
    encargada de conservar la totalidad de los soportes documentales correspondientes a las órdenes de
    compra de bienes y/o servicios. 

17. Durante la ejecución de la relación contractual se podrán realizar modificaciones a la misma cuando
    se presenten circunstancias que determinen la necesidad de ello, siempre y cuando se encuentren
    debidamente sustentadas por el área solicitante y consten por escrito. 

18. El procedimiento aplicable para la adquisición de bienes o servicios que se requieran en cumplimiento
    de la ejecución de los contratos suscritos por Colvatel en calidad de contratista con sus clientes,
    corresponderá al indicado en dicho contrato cuando así se estipule. 

19. Los contratos de tracto sucesivo son susceptibles de ser prorrogados y adicionados conforme las
    necesidades de la compañía y previo sustento por parte del supervisor y/o área respectiva. No
    obstante ello, en aquellos contratos que conlleven el suministro permanente de bienes o servicios, se
    podrá, antes de su vencimiento, realizar a través del área que demande la necesidad, una
    comparación de cotizaciones con el fin de establecer las condiciones comerciales de ese momento
    para, según eso, determinar la conveniencia económica para la compañía de iniciar o no, un nuevo
    proceso de selección o por el contrario, mantener o mejorar las condiciones del existente; siempre
    observando lo establecido en el presente manual. 

20. Es deber de quienes intervienen en la contratación, cumplir en todo momento, con los procedimientos
    y políticas internas que resulten aplicables, procurando obtener las mejores condiciones comerciales,
    técnicas y operativas que satisfagan las necesidades y expectativas de la compañía. 

21. La ejecución de los contratos deberá verificarse a través del supervisor designado para tal efecto,
    quien se encargará de controlar, supervisar, y en general, realizar el seguimiento respecto del
    adecuado cumplimiento de las obligaciones, según corresponda, para lo cual hará uso de las
    herramientas con que la Compañía cuente para tal efecto. 

22. En todos los trámites y procedimientos regulados en el presente manual, podrán utilizarse medios
    electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la Ley y en las normas que la
    reglamenten, modifiquen o complementen. 

23. Cuando un proceso de selección que haya sido adelantado por cualquiera de las modalidades de
    contratación (pública o privada) sea declarado desierto, se podrán adelantar, las veces que sea
    necesario, los procesos de selección que correspondan. 
    

24. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto 189 de 2020 de la Alcaldía de Bogotá, y/o todas aquellas normas que la modifiquen, aclaren o complemente: “Por el cual se expiden
    lineamientos generales sobre transparencia, integridad y medidas anticorrupción en las entidades y
    organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”, todas las personas naturales y jurídicas
    que suscriban contratos de prestación de servicios con entidades del Distrito, deberán presentar a la
    entidad distrital contratante, la relación de contratos de prestación de servicios suscritos con otras
    entidades estatales, cualquiera sea su orden. Para efectos de lo aquí previsto, se incorpora al presente
    Manual de contratación, el formato de “Declaración Juramentada – Relación de contratos de
    prestación de servicios vigentes con otras Entidades Estatales – (Anexo No. 5)”.
    

25. Las personas naturales y representante legal de las personas jurídicas con quienes se vaya a
    celebrar contrato, deberán atender lo dispuesto en la ley 2097 de 2022 o cualquiera que la sustituya,
    modifique o complemente) – Registro de deudores alimentarios morosos – REDAM, aportando la
    certificación correspondiente. 

26. En caso de que se presenten exigencias normativas y legales posteriores a la expedición del presente
    manual, las mismas se entenderán incorporadas para efectos de su observancia y exigencia, según
    llegare a corresponder. Esto, sin perjuicio de actualizar la lista de chequeo publicada en la intranet
    de la Compañía, según pudiere corresponder. 

27. Colvatel podrá, según sus necesidades y previa justificación y aprobación de las instancias que
    conforme a la cuantía corresponda, modificar y/o adicionar en valor o prorrogar en tiempo, los
    contratos u órdenes de compra. Para estos eventos, el área solicitante, deberá requerir al área jurídica
    o de Abastecimiento, con la debida antelación y adjuntando la documentación completa, la gestión
    del trámite correspondiente. Si se trata de una adición de recursos que, conforme el valor total del
    contrato, implique la necesidad de surtir aprobación previa por parte de alguna instancia, deberá
    allegarse el soporte respectivo. 

28. Cuando se trate de prórrogas y/o adiciones de contratos de tracto sucesivo que conlleven el
    suministro permanente de bienes o servicios, que impliquen que la cuantía total del contrato
    alcance un valor igual o superior a 300 SMLMV antes de IVA, se podrá, antes de su
    vencimiento, realizar un estudio de mercado con el fin de establecer la conveniencia de mantener las
    condiciones del existente o bien, de iniciar un nuevo proceso de selección. 

29. Para aquellos eventos en los que las órdenes de compra se deriven de un contrato matriz o principal,
    deberá, si las necesidades y justificación del asunto así lo determinan, prorrogarse aquellas siempre
    y cuando el respectivo contrato principal se encuentre vigente. Para estos eventos, el área solicitante
    deberá requerir al área de abastecimiento o quien haga sus veces, con la debida antelación y
    adjuntando la documentación completa, la gestión del trámite correspondiente. 

30. En los contratos que celebre Colvatel se pactará estipulación que indique que toda cesión de posición
    contractual por parte del contratista, deberá ser previa y expresamente aceptada por parte de
    Colvatel.
    

31. En los contratos que celebre Colvatel se pactará estipulación que indique que toda cesión de posición contractual por parte del contratista, deberá ser previa y expresamente aceptada por parte de Colvatel.

32. En principio, en los contratos se entenderá incorporada una cláusula que obligue al contratista a
    mantener indemne a Colvatel de toda reclamación o demanda por daños o perjuicios que ocasione el personal al servicio de terceros en desarrollo del contrato o por cualquier otro evento imputable a
    su responsabilidad.
    

33. El área jurídica, sin perjuicio de los demás procesos que como área requirente pueda necesitar
    adelantar, liderará la selección y contratación de asesores jurídicos externos, previa necesidad
    debidamente soportada por esta misma o por el área que llegare a requerirlo sin perjuicio de acudir,
    conforme corresponda, ante las instancias internas pertinentes. 

34. La Gerencia de Talento Humano o quien haga sus veces, liderará el proceso de selección de las
    empresas de servicios temporales sin perjuicio de los demás procesos que como área requirente
    pueda necesitar adelantar. 

35. En todo caso, Colvatel no obstruye la libre circulación o libre negociabilidad de las facturas emitidas
    por los vendedores y/o proveedores. 

36. La Gerencia Administrativa o quien haga sus veces, sin perjuicio de los demás procesos que como área requirente pueda necesitar adelantar, liderará el proceso la selección de proveedores del servicio de transporte.

37. CAPÍTULO V
    MODALIDADES DE SELECCIÓN Y/O CONTRATACIÓN, GENERALIDADES Y PARTICULARIDADES DE LAS MISMAS

    ARTICULO 16.- DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN Y/O CONTRATACIÓN:

    Colvatel, realizará la selección de contratistas para la provisión de bienes y/o servicios necesarios para el desarrollo de su objeto social, bajo cualquiera de las siguientes modalidades y atendiendo las cuantías que a continuación se señalan:

    CUANTÍA MODALIDAD DE SELECCIÓN
    Menor o igual 100 SMLMV – Antes de IVA Contratación directa. *
    Mayor a 100 SMLMV y hasta 3.500 SMLMV – Antes de IVA Invitación privada
    Mayor a 3.500 SMLMV – Antes de IVA Invitación pública
    *La modalidad de contratación directa contempla, además de la cuantía, otras causales adicionales que podrían contemplarse de manera concomitante para efectos de su aplicación.

    Cualquiera sea la modalidad aplicada para seleccionar a un proveedor o contratista, conforme lo establecido a lo largo de este manual, Colvatel no estará obligada a aceptar la oferta, ni a adjudicar el proceso o a suscribir el contrato u orden de servicio, según sea el caso, pudiendo en cualquier momento, abstenerse de hacerlo por razones de conveniencia.

    ARTÍCULO 17.- GENERALIDADES PARA LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN

    I. PARA LA INVITACIÓN PRIVADA Y PÚBLICA

    a) Deberá darse cumplimiento a los principios de contratación definidos, aportando los documentos requeridos para el respectivo trámite contractual, conforme la lista de chequeo definida para el efecto.
    b) Colvatel, atendiendo las mejores condiciones y tomando en consideración sus necesidades, adelantará la selección de los contratistas a través de los procedimientos previstos en este manual, privilegiando en todo momento, los principios y las condiciones objetivas y comparables de las ofertas solicitadas y/o recibidas, teniendo en consideración, entre otras cosas, la experiencia, trayectoria del posible proveedor o contratista, el plazo, y demás elementos o valor agregado, conforme corresponda y se haya establecido para cada proceso de selección que se adelante.
    c) Estimación del presupuesto: Para efectos de establecer la estimación del presupuesto de la respectiva invitación, se podrán tener en cuenta los precios del mercado soportados en información del mercado o análisis históricos, o consultas de bases de datos especializadas, o conceptos emitidos por expertos, resultados de estudios de consultorías de mercado realizado previamente, o estudios de mercado o cotizantes previas así como también cualquier otro mecanismo que facilite la identificación de estructuras de costos y precios.
    d) Términos de referencia: Los términos de referencia deberán ser elaborados previo al inicio de cualquier proceso de selección sin importar la modalidad de selección (invitación pública o privada), salvo las excepciones establecidas en el presente manual. Los mismos contendrán, como mínimo, lo siguiente: el objeto (necesidad a suplir o bien o servicio a contratar), presupuesto del proceso de selección, condiciones técnicas, financieras, económicas, experiencia que debe acreditar el oferente, requisitos habilitantes, régimen jurídico aplicable para la contratación de Colvatel, cronograma del proceso; de ser el caso, las garantías o pólizas a exigir, el plazo de ejecución del contrato que se llegare a celebrar, obligaciones específicas del contratista (si ello resultare pertinente), causales de rechazo de las ofertas, causales de declaratoria de desierto del proceso, el listado de los formatos o documentos que deberán allegarse con la respectiva oferta. Los términos de referencia deberán ser elaborados por el área requirente y radicados en la oportunidad debida ante la jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces.
    e) Las invitaciones públicas o privadas se adelantarán, teniendo como base la información técnica suministrada por el área que plantea la necesidad de la contratación.
    f) La elaboración y envío de estos documentos a los interesados no constituye oferta mercantil y, por lo tanto, no obliga a Colvatel a iniciar el proceso contractual ni a suscribir acuerdo de voluntad alguno.
    g) Cuando se considere pertinente, el área solicitante o requirente de la necesidad objeto del proceso de selección, con apoyo de la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces, organizará y llevará a cabo con los posibles proveedores interesados a quienes se les haya hecho extensiva la invitacion respectiva, una reunión informativa y de entendimiento, previa a la etapa de presentación de las propuestas u ofertas, con el objeto de precisar el contenido, alcance de los términos y demás condiciones a través de las cuales se pretende satisfacer la necesidad, así como también, para aclarar inquietudes que permitan, en lo posible, el adecuado entendimiento por parte de los eventuales oferentes en pro de la ejecución del contrato. De dicha sesión de entendimiento, el área de abastecimiento o quien haga sus veces deberá levantar acta que dé cuenta del desarrollo de la misma.
    h) Sin importar si se trata de una invitación pública o privada, el área solicitante o requirente de la necesidad objeto del proceso de selección, con apoyo de la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces, deberá establecer dentro del cronograma de cada proceso de selección, un espacio para la recepción y formulación de preguntas por parte de los interesados. El documento mediante el cual sean atendidas las inquietudes formuladas en el proceso de selección deberá ser dado a conocer a los interesados según corresponda, por parte de la jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces, quien, a su vez, como líder del proceso precontractual, de manera interna deberá consolidar e informar por escrito a las áreas intervinientes, las inquietudes y observaciones recibidas por parte de los interesados.
    i) Las ofertas que se presenten ante Colvatel deberán ser recibidas bajo el mecanismo que, de manera precisa, se indique en cada una de las invitaciones, sin perjuicio de dar, en lo posible, prelación al uso de herramientas digitales.
    j) Recibidas las propuestas en el plazo señalado dentro del cronograma definido para la modalidad de selección correspondiente, la jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces deberá tener presente el número total de ofertas recibidas y la hora en que las mismas fueron recibidas por parte de Colvatel. Posteriormente, procederá a informar a las áreas correspondientes sobre el inicio del proceso de evaluación de las ofertas recibidas dentro del cronograma correspondiente del respectivo proceso de selección.
    k) No se recibirán propuestas por fuera del plazo y hora indicada en el cronograma definido para cada proceso. En caso de que la recepción de ofertas tenga lugar a través de mecanismos digitales o virtuales, se generará un correo al remitente indicando que su propuesta fue recibida de manera extemporánea y en esa medida, la misma no será tenida en cuenta dentro del respectivo proceso.
    l) Para efectos de seleccionar al contratista dentro de cualquiera de estas dos modalidades (invitación pública o privada), se deberá recibir al menos una (1) oferta que cumpla con los requisitos solicitados en los términos establecidos en cada una de ellas.
    m) Designación comité evaluador: La Jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces como líder del proceso precontractual, deberá, para aquellos procesos de selección (invitación pública o privada) IGUALES O SUPERIORES A 300 SMLMV ANTES DE IVA, designar, mediante el formato establecido para ello y conforme lo indique el representante legal, la conformación de los comités evaluadores que revisarán los aspectos técnicos, financieros, económicos, jurídicos o aquellos que de forma particular se señalen en cada proceso de selección en particular. Luego de ello, la Jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces, deberá proceder a notificar a los integrantes designados para cada comité evaluador.
    n) Evaluación de ofertas MENORES A 300 SMLMV ANTES DE IVA: Para aquellos procesos de selección (invitación pública o privada) cuya cuantía SEA INFERIOR A TRESCIENTOS (300) SMLMV, ANTES DE IVA, la evaluación de las ofertas presentadas, estará a cargo de las áreas de la compañía, conforme su competencia y previo envío de lo pertinente por parte de la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces.
    o) Durante la etapa de evaluación, Colvatel, a través de la Jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces, consolidará y solicitará a los oferentes, las aclaraciones, precisiones y/o subsanaciones que las áreas evaluadoras o el comité evaluador, estimen pertinentes; todo de conformidad con el cronograma que se haya establecido para cada proceso.
    p) En todo caso, para efectos de la evaluación de las propuestas recibidas, se tendrán en cuenta los criterios de calificación, evaluación y selección que se hayan indicado en la respectiva invitación, entre las que se encuentran aspectos tales como; el precio, el plazo, la calidad del bien o servicio ofrecido, la capacidad técnica y jurídica del oferente, la experiencia y la solvencia financiera, entre otros.
    q) Con la finalidad de mejorar las condiciones económicas del contrato, manteniendo las condiciones de calidad del bien o servicio, Colvatel podrá negociar el componente económico de las ofertas recibidas, para lo cual deberán tenerse en cuenta los factores de evaluación previamente establecidos en la respectiva invitación cursada.
    r) Los procesos de selección IGUALES O SUPERIORES A TRESCIENTOS (300) SMLMV antes IVA, serán adjudicados conforme la recomendación dada por el Comité de Contratación, instancia que además, será la competente, según la información que sea preparada y sometida a su consideración por parte del área responsable o solicitante con el apoyo de la Jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces, de recomendar, si fuere del caso, dar por terminado anticipadamente el proceso o la declaratoria de desierto o cualquier otra recomendación que pueda resultar pertinente.
    s) Para aquellos procesos de selección cuya cuantía MENOR A TRESCIENTOS (300) SMLMV antes de IVA, la Jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces, será la encargada de documentar la adjudicación o declaración de desierto, o dar por terminado anticipadamente el proceso de contratación. En todo caso, dejará constancia escrita de las condiciones que motivan la selección del (los) oferente(s), atendiendo los criterios planteados en la solicitud de oferta respectiva.
    t) En todo caso, la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces como líder del proceso precontractual, será la encargada de administrar las etapas del respectivo proceso de selección, siendo el conducto regular para elaborar las actas que correspondan, informar y publicar cualquier documento y/o decisión relacionada con cualquier proceso de selección adelantado.
    u) En caso de requerirse alguna modificación, eliminación, adición y/o cualquier ajuste de contenido y/o alcance de las invitaciones, se deberá publicar lo pertinente por la Jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces, mediante adenda y la misma deberá ser dada a conocer a los interesados, utilizando el mismo mecanismo empleado para la publicación de la respetiva invitación en su etapa inicial.
    v) Colvatel se reserva el derecho de suspender o terminar, sin necesidad de justificación alguna, el proceso de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, jurídicas, de mercado, de fuerza mayor, orden de autoridad competente, acto irresistible de terceros o razones de utilidad, conveniencia corporativa y/o cualquier otra circunstancia.
    w) La decisión de suspensión o terminación del proceso de selección será informada a los interesados u oferentes por parte de la Jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces.
    x) Si una invitación pública fuere terminada, declarada desierta o si se declara su terminación anticipada por segunda vez y sin importar su cuantía, la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces y el área requirente del bien o servicio a contratar, deberán, de ser el caso, previa trazabilidad de lo ocurrido, presentar la recomendación ante el Comité de Contratación, de adelantar la selección del contratista, mediante la modalidad de invitación privada.
    y) Una vez adjudicado el proceso, el área requirente de la necesidad deberá adelantar las gestiones internas para efectos de la celebración del contrato, previa observancia de los procedimientos internos establecidos para el efecto.
    z) Los resultados de estos procesos se plasmarán en los correspondientes documentos que soportan la solicitud de cada proceso de contratación.
    aa) Sin perjuicio de lo descrito a lo largo del presente manual, corresponde a la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces o al Comité de Contratación, según sea el caso y en consideración de la cuantía de la respectiva modalidad de selección, adoptar la decisión de adjudicación de la oferta más favorable para la Compañía atendiendo los criterios indicados en la respectiva invitación, las evaluaciones y lo que, para cada caso en particular, el área solicitante sustente ante la instancia respectiva, según corresponda.
    bb) La decisión deberá adoptarse y comunicarse dentro del plazo de adjudicación que se haya previsto en la correspondiente invitación.
    cc) Cuando, en virtud de la cuantía del proceso de selección, éste sea adjudicado en virtud de la determinación emanada del Comité de Contratación, el acta de adjudicación del respectivo proceso de selección, deberá estar suscrita por el representante legal de Colvatel, la cual deberá comunicarse utilizando el mismo mecanismo empleado para efectos de la publicación de la respectiva invitación.
    dd) Si se presenta un sólo proponente, el proceso de selección puede continuar su curso y si es del caso, adjudicarse a esa sola propuesta siempre y cuando aquella cumpla con el lleno de los requisitos exigidos en la respectiva invitación.
    ee) Acompañamiento de expertos: Por razones de complejidad del objeto contractual y previa justificación del área requirente de la necesidad, podrá contarse con el acompañamiento de expertos independientes o pares técnicos para la elaboración de los términos de referencia, la evaluación técnica de las ofertas o el asesoramiento general, en cualquier etapa o actividad del proceso contractual.

    II. PARA LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA

    a) El proceso de selección que se adelante por esta modalidad no será publicado en la página Web.
    b) Es la modalidad de contratación mediante la cual se cursa invitación a un oferente para que presente propuesta a Colvatel, de conformidad con las exigencias, requisitos y demás condiciones definidas por Colvatel.
    c) Independiente a la causal asociada con la cuantía aplicable a esta modalidad al momento de la selección del contratista, se podrá contratar directamente conforme las demás causales descritas en este manual para el efecto.
    d) Sin perjuicio de lo anterior, cuando se suscriba un nuevo contrato o adición al mismo, dentro del marco de las causales de contratación directa de que trata el presente manual, estos; tanto la adición como la prórroga de contratos, deberán ser aprobados por el comité de contratación SI SON IGUALES O SUPERIORES A 300 SMMLV antes de IVA.

    e) Los contratos o actos celebrados bajo esta modalidad, deberán atender, en todo caso, el límite de cuantía y facultad de los representantes legales de la Compañía, conforme lo establecido en los estatutos sociales.
    f) Para efectos de esta modalidad de selección no será necesaria la obtención de un número plural de ofertas. No obstante, se deberá tener en consideración la idoneidad, la experiencia del contratista y los demás aspectos que, conforme a la necesidad de Colvatel o sus clientes y/o contratantes, determinen la favorabilidad de la contratación, lo cual deberá señalarse por parte del área que demande la necesidad de la contratación mediante el formato de solicitud correspondiente.
    g) Al igual que las demás modalidades de selección previstas en este manual, para efectos de la contratación directa, deberá darse cumplimiento a los principios de contratación definidos, debiéndose aportar los documentos requeridos para el respectivo trámite contractual, conforme la lista de chequeo definida para el efecto.
    h) El área requirente de la necesidad deberá establecer y definir las condiciones mínimas de índole técnico, económico, operativo, forma de pago, obligaciones, entre otras, según corresponda.

ARTÍCULO 18.- PARTICULARIDADES DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN

I. INVITACIÓN PRIVADA
Es la modalidad de selección mediante la cual se cursa invitación de forma expresa y determinada a un número plural de personas naturales o jurídicas, para que, en igualdad de condiciones, presenten propuestas a Colvatel, de conformidad con las exigencias, requisitos y condiciones dispuestas en el presente manual y en las condiciones y términos de referencia correspondientes.
Esta contratación aplica cuando la cuantía estimada del contrato sea mayor a CIEN (100) SMLMV y MENOR O IGUAL A TRES MIL QUINIENTOS (3.500) SMLMV antes de IVA. El proceso de
selección que se adelante por este procedimiento no será publicado en la página Web.

El inicio de esta modalidad de selección se dará a conocer a los posibles oferentes, a través de la jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces, mediante comunicación enviada por correo electrónico y/o físico a cada uno de ellos.

Esto, sin perjuicio de que el área requirente de la necesidad, bien o servicio a contratar, decida aplicar la modalidad de invitación pública, aunque la cuantía estimada se encuentre en el rango aquí descrito. Lo anterior, deberá señalarse o precisarse en el documento de planeación contractual que el área solicitante radique ante la jefatura de abastecimiento o quien haga sus veces.

Para esta modalidad de selección, por regla general no se exigirá a los interesados la constitución de Garantías de seriedad de la oferta, salvo que el área solicitante lo estime conveniente conforme las particularidades de cada proceso de selección que se adelante.

II. INVITACIÓN PÚBLICA

Es la modalidad de selección mediante la cual se da a conocer públicamente un proceso a un número indeterminado de personas naturales o jurídicas, para que, en igualdad de condiciones, presenten propuestas a Colvatel, de conformidad con las exigencias, requisitos y condiciones establecidos en los términos de referencia correspondientes.

Se adelantarán bajo la modalidad de invitación pública de oferta, aquellos procesos de contratación cuya cuantía sea SUPERIOR A TRES MIL QUINIENTOS (3.500) SMLMV antes de IVA.

En tratándose de procesos iguales o superiores a 15.000 SMLMV, IVA incluido, atendiendo las disposiciones estatutarias de Colvatel, deberá someterse lo pertinente de forma previa al inicio del proceso, a consideración y aprobación de la Junta Directiva de la compañía. En todo caso, si se llegase a presentar alguna reforma estatutaria en este sentido, la misma se entenderá extensiva y aplicable en lo que corresponda a las disposiciones de este manual.

Las invitaciones públicas de oferta se darán a conocer a través de la Jefatura de Abastecimiento o quien haga sus veces, mediante de la publicación en la página web de Colvatel.

Para esta modalidad de selección, se exigirá a los interesados la constitución de Garantías de seriedad de la oferta.

III. CONTRATACIÓN DIRECTA
Es la modalidad de selección mediante la cual se selecciona a un proveedor de bien o servicio sin necesidad de acudir a las modalidades de invitación pública y privada y sin requerir la participación plural de oferentes.

Se podrá contratar bajo esta modalidad, en los siguientes casos:

1) Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas en los términos de la Ley 29 de 1990 y normas concordantes, o las que lo adicionen, complementen o modifiquen.
2) Los contratos y órdenes de compra de bienes y/o servicios cuya cuantía estimada para el plazo inicial del contrato, sea IGUAL O INFERIOR A CIEN (100) SMLMV antes de IVA.
3) Contratos de adquisición de bienes o servicios que solamente un proveedor pueda suministrar, por ser exclusivo o porque ostente los derechos de propiedad intelectual del bien o servicio a contratar o porque el fabricante lo acredite.
4) Contratos de ampliación, actualización, modificación y servicios técnicos de soporte y mantenimiento de infraestructura o software ya instalado. Cuando la adquisición de los bienes y/o servicios que se requieran contratar se efectúen directamente con el fabricante, productor, distribuidor, importador autorizado o representante de la marca en Colombia.
5) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado y/o cuando se trate de un proveedor del bien o servicio por ser el titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor y/o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional o internacional. Caso en el cual deberá indicarse dicha particularidad por parte del área requirente de la necesidad y/o de la Jefatura de Abastecimiento o quien hagas sus veces.
6) Contratos de prestación de servicios profesionales y/o de capacitación que se celebren atendiendo las calidades o condiciones especiales del contratista. Para efectos de este numeral se entiende que son los contratos que se adelantan con personas naturales o jurídicas y que, previa verificación de la idoneidad y experiencia por parte del área solicitante, se encuentren en capacidad de ejecutar el objeto a contratar en los términos indicados en el presente manual. Este tipo de contratos no generará ningún tipo de relación laboral en virtud de la autonomía técnica y/o administrativa que tiene el contratista en desarrollo de las obligaciones y actividades pactadas en el contrato y corresponderán a contratos de naturaleza civil.
7) Los contratos intuite persone son aquellos que se suscriben en consideración a la especial condición de la persona seleccionada por su reconocimiento profesional, trayectoria y/o demás elementos que lo destacan en el medio respectivo.
8) Cuando se requiera contratar el bien o servicio suministrado por contratistas con los cuales Colvatel contrató con anterioridad el suministro de un bien o servicio y que, para su mantenimiento, conservación, renovación y/o para evitar algún tipo de desventaja técnica y/o económica, debido a su especialidad, deban ser contratos con el mismo proveedor.
9) Adquisición de productos y servicios estratégicos para la Compañía en la comercialización de sus productos o para la ejecución de los servicios vinculados al portafolio.
10) Actos jurídicos o contratos que se requieran para proveer bienes o servicios, con el fin de satisfacer necesidades específicas derivadas de un proyecto, operación o contrato celebrado con un cliente o contratante. También para atender las obligaciones que Colvatel deba cumplir como contratista acatando lo que para el efecto indique, de manera específica, el contratante.
11) El arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, así como también de concesión de espacios destinados a la prestación de los servicios propios del objeto social de Colvatel. En igual sentido la celebración de contratos de adquisición de inmuebles y/o contratos de permuta de bienes muebles o inmuebles.
12) Contratos de colaboración empresarial, alianzas estratégicas o asociaciones empresariales que no contemplen cuantía o algún tipo de erogación de gasto por parte de Colvatel.
13) La contratación del corredor de seguros.
14) Cuando se trate de bienes o servicios ofrecidos por los aliados estratégicos y colaboradores empresariales de Colvatel para el uso y servicio de Colvatel.
15) Contratos que se celebren con la sociedad matriz o alguna de las sociedades subsidiarias o filiales de ésta.
16) Contratos que se celebren con sociedades en las que Colvatel tenga participación accionaria.
17) Para la prueba o ensayo de bienes y servicios, con el fin de evaluar posibles cambios de tecnología o buscar mejores alternativas para Colvatel y/o contratantes.
18) Contratos de recaudo y cuentas bancarias.
19) Contratos de empréstito, créditos financieros o cupos de leasing.
20) Contratos y convenios interadministrativos.
21) Contratos de agencia comercial.
22) Contratos o convenios con personas jurídicas sin ánimo de lucro.
23) Contratos de interventoría y/o consultoría.
24) La selección de peritos expertos o asesores técnicos para presentar y/o contradecir dictámenes periciales o pruebas en procesos judiciales, administrativos, prejudiciales, reclamaciones de seguros, entre otros.
25) Contratación de emergencia por urgencia motivada o la existencia de una necesidad inminente: Se podrá acudir a esta modalidad en aquellos casos en donde se presente urgencia motivada  o la existencia de una necesidad inminente, fuerza mayor o caso fortuito que impida adelantar el proceso de selección mediante alguna de las modalidades definidas en el presente manual, caso en el cual, aun en razón a su cuantía, no deberán surtirse las aprobaciones por parte del comité de contratación establecidas en este manual. En este caso, el área solicitante, junto con el representante legal, deberá dejar constancia escrita que dé cuenta de la justificación respectiva y de las condiciones urgentes y particularísimas acaecidas.

Parágrafo: En caso de que se adelante contratación directa, con base en alguna de las causales aquí establecidas y diferente a la prevista en el numeral 2° de este acápite III) y si el valor de la contratación ES IGUAL O SUPERIOR A LOS 300 SMLMV ANTES DE IVA, deberá presentarse el asunto de manera previa ante el comité de contratación. Lo anterior, sin perjuicio de atender, en caso de corresponder, lo establecido a las cuantías fijadas estatutariamente.

CAPÍTULO VI

COMITÉ DE CONTRATACIÓN

 ARTÍCULO 19: EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Es un órgano colegiado y asesor de la administración que se reunirá, de acuerdo con las necesidades de la compañía, con el objetivo de analizar, evaluar, recomendar y aprobar:

• Los diferentes procesos de selección para efectos de la contratación de bienes y servicios que deban adelantarse bajo las diferentes modalidades de contratación definidas en el presente manual, y que sean IGUALES O SUPERIORES A 300 SMLMV, antes de IVA.
• El resultado de la evaluación integral adelantada por las áreas correspondientes y designadas para el efecto, con ocasión de los procesos de selección IGUALES O SUPERIORES A 300 SMLMV, antes de IVA, para efectos de impartir la recomendación respecto de la adjudicación o declaración de desierta de los procesos de selección referidos, según corresponda.

• La celebración de prórrogas, adiciones y/o modificaciones sustanciales a las cláusulas de los contratos sometidos inicialmente a consideración de dicha instancia.
• La celebración de adiciones y/o prórrogas de contratos que, si bien no fueron sometidos inicialmente a consideración del comité, con ocasión de dichas adiciones y/o prórrogas IGUALES O SUPERIORES A 300 SMLMV, antes de IVA.
• Frente a contratos, prórrogas y/o adiciones, cuya cuantía SEA IGUAL O MAYOR A 300 SMLMV antes de IVA y, además, en aquellos casos cuya cuantía sea igual o superior 15.000 SMLMV con IVA o la cuantía que estatutariamente se defina, el comité de contratación adelantará la revisión de la información correspondiente que le sea presentada, de manera previa a que la misma sea sometida a aprobación de la instancia competente que corresponda. En todo caso, si se llegase a presentarse alguna reforma estatuaria en este sentido, la misma se entenderá extensiva y aplicable en lo que corresponda a las disposiciones de este manual.

Para el efecto, se someterá a revisión y recomendación del comité de contratación, lo siguiente: (a) La celebración de contratos, prórrogas y/o adiciones de contratos que, por su cuantía, deban ser sometidos a consideración y aprobación de la Junta Directiva; (b) La celebración de adiciones y/o prórrogas de contratos que, si bien no fueron sometidos inicialmente a consideración de la junta directiva, con ocasión de dicha adición y/o prórroga, superen la cuantía estatutariamente establecida.

ARTÍCULO 20: CONFORMACIÓN: El Comité de Contratación estará integrado por quienes ocupan los siguientes cargos, quienes actuarán con voz y voto:

Miembros Principales	Suplentes
Presidente Ejecutivo	Representante legal alterno
Gerente Jurídico	Abogado Senior
Vicepresidente de Operaciones	Director de Operaciones Negocios ETB
Gerente Administrativo	Jefe de Abastecimiento
Gerente Financiero	Contador
Gerente de Talento Humano	Jefe de Selección y Compensación

Por su parte, el Auditor Corporativo o quien haga sus veces, o su delegado, deberá asistir a las sesiones del comité, con voz, pero sin voto.

Los miembros del Comité de contratación que deban someter a consideración de aquel algún asunto por ellos liderado o estructurado, participarán en la respectiva sesión con voz, pero sin voto.

ARTÍCULO 21.- CONVOCATORIA: El área usuaria o requirente del bien o servicio o el supervisor del contrato, según corresponda, deberá solicitar al secretario del comité con antelación y remitiendo la información requerida para el efecto, la programación y citación a la sesión, adjuntando la presentación y demás soportes que correspondan.

En dicha sesión, el área requirente o el supervisor del contrato, según corresponda, deberá realizar una presentación detallada que contemple los elementos y antecedentes que dan lugar a la contratación o trámite requerido y sometido a consideración del Comité, presentando, entre otras cosas, la justificación de la necesidad, la modalidad de selección, el valor del presupuesto o de las adiciones, tiempo, prórrogas, necesidad(es) a suplir, condiciones técnicas, financieras, jurídicas y demás elementos relevantes, que soportan la respectiva solicitud.

ARTÍCULO 22.- PERIODICIDAD DE LAS SESIONES: Este comité se reunirá a necesidad y conforme los eventuales requerimientos de la compañía.

ARTÍCULO 23.- QUORUM: La sesión de cada Comité de contratación, se llevará a cabo con al menos cuatro (4) de sus seis (6) miembros. En cada sesión deberá estar presente al menos uno de los representantes legales.

ARTÍCULO 24.- MODALIDADES DE LA SESIÓN: El comité de contratación podrá deliberar y decidir mediante cualquiera de las siguientes modalidades: (i) virtual, (ii) presencial (iii) mixto, o (iv) por medio del mecanismo de voto escrito.

Para efectos de la modalidad mecanismos voto escrito, se requerirá de la votación de la totalidad de los miembros que conforman el comité, con la excepción de aquellos que pertenezcan al área encargada de liderar el proceso de estructuración y contratación, quienes podrán efectuar precisiones, comentarios y/o aclaraciones, pero no emitir voto sobre el tema sometido a consideración.

ARTÍCULO 25.- TOMA DE DECISIONES: El comité adoptará decisiones válidas con el voto favorable mayoritario de los miembros facultados para votar y que se encuentren presentes en la sesión del comité. En caso de empate, decidirá el representante legal que, para la respectiva sesión, funja como presidente del Comité.

ARTÍCULO 26.- ACTAS: De las sesiones adelantadas, el secretario del comité, levantará y conservará el acta correspondiente, la cual deberá, previa socialización con los integrantes del Comité, ser suscrita siempre por parte del secretario y adicionalmente, por el representante legal que haya presidido la respectiva sesión.

Para el caso de las sesiones correspondiente a la modalidad de voto escrito, las actas serán suscritas por el secretario del comité y por el representante legal.

ARTÍCULO 27.- SECRETARIO: La secretaría del Comité de Contratación será ejercida por el abogado senior de asuntos contractuales o por quien haga sus veces o por quien designe la Gerencia Jurídica.

ARTÍCULO 28. – FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN:

Le corresponderán al secretario, las siguientes funciones:

1. Enviar la convocatoria vía correo electrónico a los miembros del Comité y aquellos invitados que deban participar en la sesión.
2. preparar el orden del día de las
3. Remitir a los miembros del Comité la información requerida para la deliberación de las
4. Elaborar las actas de cada sesión.