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El Programa de Gestión Documental es el instrumento de la gestión documental, que permite establecer un conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a la planificación, el manejo y organización de los documentos producidos en el ejercicio del objeto social de la COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS – COLVATEL S.A. E.S.P., con el propósito de salvaguardar los documentos e información que hacen parte de la memoria institucional de la organización, cumpliendo con los principios establecidos en la Ley 594 de 2000, ‘Ley General de Archivos’ y la Ley 1712 de 2014, ‘Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, mediante la implementación de estrategias que permitan alcanzar el objetivo de estructurar el Sistema de Gestión Documental que, a partir de la definición de la política de gestión documental, permita establecer los lineamientos de operación de los procesos técnicos, los responsables del direccionamiento técnico, los responsables de la ejecución de las tareas establecidas, la población objetivo, entre otros elementos requeridos en el ejercicio de planeación.
El instrumento archivístico integra a la alta dirección de la organización, en el modelamiento de la solución de las necesidades identificadas en el ejercicio previo de diagnóstico, mediante la definición de actividades, enmarcadas en la formulación de proyectos ejecutables en el corto, mediano y largo plazo, para los cuales, existe el compromiso irrefutable de asignación de los recursos necesarios para asegurar la puesta en marcha de las acciones requeridas y el acompañamiento en la identificación de los riesgos del proceso, la formulación de estrategias de comunicación y gestión del cambio, orientadas a generar la aceptación y compromiso de los funcionarios, en la implementación de las buenas prácticas requeridas para el funcionamiento articulado y sincrónico de los componentes del sistema de gestión documental.
Se establecen entonces, los lineamientos para el desarrollo de los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental, definidos como la producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los documentos, conservación y preservación a largo plazo y valoración, acordes con las disposiciones establecidas en el Decreto 2609 de 2012 (Ministerio de Cultura, 2015), compilado en el Decreto 1080 de 2015 (Ministerio de Cultura, 2015); así mismo se establecen los lineamientos para la elaboración de los Programas Específicos, en el marco del concepto de archivo total (Archivo General de la Nación, 2006), donde se contempla el componente físico y electrónico de los documentos, en armonía con la estructura orgánica de la compañía, promoviendo la gestión del cambio hacia una cultura archivística organizacional articulada con la iniciativa cero papel del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -MinTIC-, como un referente de implementación de buenas prácticas en los procesos de transformación hacia la era digital.
Así mismo, el Programa de Gestión Documental se formula, con el propósito de direccionar la mitigación de los riesgos asociados a los aspectos críticos identificados en el Diagnóstico Integral de Archivos al generar la articulación de los lineamientos, con los programas específicos, con los planes y los proyectos definidos en el PINAR de la compañía.
Respecto al control de las actividades propuestas, el Programa de Gestión Documental se acompaña de una herramienta de seguimiento y control de los proyectos propuestos a ser ejecutados en las fases de implementación del instrumento, permitiendo así a la administración, el continuo monitoreo y la toma de decisiones en las fases de elaboración, ejecución y puesta en marcha, seguimiento y mejora.
Formular el instrumento de planeación operativa de la gestión documental, mediante el planteamiento de los lineamientos de los procesos archivísticos, el establecimiento de roles y responsabilidades y la definición de proyectos ejecutables en el corto mediano y largo plazo, con el propósito de normalizar la producción, administración, disposición, conservación y preservación de los documentos, generados en el desarrollo de las actividades relacionadas con el objeto social de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. E.S.P.
El Programa de Gestión Documental de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos – COLVATEL S.A. E.S.P., se articula con la estrategia corporativa 2021-2030. En los aspectos relacionados con la gestión de procesos, gestión de documentos e información –física, electrónica, digital y demás soportes en que sean producidos o recibidos por la compañía-, como modelo de operación y caso de éxito visible a los clientes, que despierte el interés de los mismos, por los servicios ofrecidos por la compañía. En este sentido, el Programa de Gestión Documental de la compañía, mediante la formulación de proyectos consignados en el Plan Institucional de Archivos, que serán ejecutados en el corto, mediano y largo plazo, define las acciones de intervención, atendiendo la priorización de los aspectos críticos identificados en el Diagnóstico Integral de Archivos, mediante la definición de actividades y lineamientos para los procesos de la gestión documental de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición final, conservación, preservación, y valoración, acordes con las disposiciones normativas, la asignación de recursos administrativos y financieros por parte de la compañía y la integración del componente tecnológico.
COLVATEL S.A, Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos S.A – E.S.P., cuenta con más de 29 años de experiencia en el despliegue y operación de redes de telecomunicaciones y soluciones integrales (TIC); es una compañía orientada a la innovación y la excelencia operativa, por lo tanto, se posiciona como una de las empresas líderes en el país en el acompañamiento de las empresas privadas y entidades públicas, en sus procesos de transformación digital.
“Gestionamos soluciones de tecnologías de la información y las comunicaciones que generan valor y contribuyen a la eficiencia y productividad de nuestros clientes.”
“Ser el aliado estratégico de nuestros clientes mediante la prestación de servicios innovadores orientados a su transformación y consolidación digital.”
COLVATEL S.A. E.S.P., ha definido su Estrategia Corporativa orientada al crecimiento de cobertura de servicio, de innovación y de liderazgo, proyectando a la compañía en el año 2030, como la empresa líder en el mercado, para lo cual ha formulado su MEGA corporativa, como sigue:
“1. COLVATEL prestará servicios a clientes del sector público y privado enfocado en Bogotá – Región y cobertura a nivel nacional, logrando en 2030 ingresos superiores a $85.000 millones.
El Programa de Gestión Documental de COLVATEL S.A. E.S.P., se erige como el componente técnico de formulación de los procesos de su gestión documental de la compañía, el cual, mediante su implementación en el corto, mediano y largo plazo, aporta la base de conocimiento requerida para brindar una mejor experiencia de servicio a sus clientes.
COLVATEL S.A. E.S.P. define su Estrategia Corporativa 2021-2030, en la cual establece cuatro Lineamientos Estratégicos, soportados en ocho Proyectos establecidos para el logro de las metas y objetivos trazados
La formulación e implementación del Programa de Gestión Documental, los lineamientos archivísticos, las acciones implementadas en el marco del mejoramiento de la gestión documental de la compañía, se encuentran alineados al logro de los objetivos trazados, en el marco del lineamiento No. 4 de la estrategia corporativa- Innovar, transformar y consolidarse digitalmente.
En concordancia con su ambiciosa meta trazada, COLVATEL S.A. E.S.P., ha definido los principios éticos y profesionales que definen el actuar de la compañía, valores corporativos que constituyen los pilares sobre los cuales fundamentará su administración y operación, así:
Rectitud: Actuamos de acuerdo con las normas y procesos de COLVATEL y tenemos como premisa la honestidad y la calidad en nuestro actuar frente al cliente interno o externo. Nuestras acciones se fundamentan en la ética y la moral.
Respeto: Respetamos a nuestros interlocutores a través de la excelente prestación de nuestros servicios. Así mismo, garantizamos tener un trato amable, asertivo y con una actitud solucionadora frente a sus inquietudes o sugerencias.
Compromiso: Estamos convencidos de la importancia de nuestro rol para la consecución de los objetivos y metas de la Compañía, por ello me aseguro de tener un desempeño por compromiso que supera el estándar y que va más allá de un simple cumplimiento, nos apasiona lo que hacemos. Sentimos y vivimos a COLVATEL como propia.
Pasión: Trabajamos con corazón para que nuestros clientes y colaboradores vivan experiencias memorables. En COLVATEL Competimos con pasión para cumplir nuestras metas.
Innovación: Buscamos constantemente soluciones creativas a los retos y necesidades para mejorar nuestra productividad y competitividad. Innovación, a través del pensamiento creativo.
LA COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y
TELEMATICOS COLVATEL S. A. E.S.P., es una sociedad comercial anónima por acciones, constituida como Empresa de Servicios Públicos de carácter mixto con participación inferior al 90%, perteneciente a la rama ejecutiva del poder público del orden distrital, descentralizada por servicios, cuya organización y funcionamiento se rige por sus estatutos sociales (COLVATEL S.A.E.S.P., S.F.), la Ley 1341 de 2009 (Congreso de la República, 2009) y por el Código de Comercio.
Según lo establecido en la Ley 1341 de 2009, en su “ARTÍCULO 55. RÉGIMEN JURÍDICO DE
LOS PROVEEDORES DE REDES Y SERVICIOS DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Los actos y los contratos, incluidos los relativos a su régimen laboral y las operaciones de crédito de los proveedores de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cualquiera que sea su naturaleza, sin importar la composición de su capital, se regirán por las normas del derecho privado.”
No obstante, lo anterior, en los aspectos relacionados con la gestión documental, COLVATEL S.A. E.S.P. es sujeto obligado de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus normas derivadas y relacionadas, en concordancia con lo dispuesto en su “ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, (…).”
COLVATEL S.A. E.S.P., constituida desde el año de 1992, mediante Escritura Pública No. 5157 del 31 de diciembre del mismo año otorgada por la notaria octava de Bogotá (Notaría Octava, 1992), adopta su estructura orgánico funcional acorde con los mandatos contenidos en sus Estatutos Sociales y en el Código de Buen Gobierno Corporativo, que establece su estructura a nivel directivo, como se puede apreciar en la siguiente Ilustración:
No obstante, lo anteriormente expuesto, en el documento “Estructura Orgánica” de junio de 2021, se presenta la estructura orgánico funcional bajo la cual operaba la compañía, hasta la formulación del presente documento, como se aprecia a continuación:
La Estructura Orgánico Funcional actual, bajo la cual opera la compañía, refleja la voluntad de la administración en la búsqueda permanente por alcanzar la efectividad, eficacia y eficiencia administrativa, orientados al logro de los objetivos corporativos, sin embargo, es necesario actualizarla y formalizarla, mediante un acto decisorio de la compañía, ante la instancia de gobierno de competencia, con el propósito de definir con claridad las funciones de las diferentes unidades administrativas de la Organización y así facilitar la coordinación y seguimiento de actividades, para el caso particular, las relacionadas con los procesos de la gestión documental de la compañía.
De conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la ley 594 de 2000, el artículo 4 del Decreto 1080 de 2015, el Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015, corresponde a los secretarios generales o quien haga sus veces, coordinar la gestión documental de la Entidad. Los Estatutos Sociales de la compañía, señalan en el artículo 52-13 que corresponde al secretario disponer lo necesario para la organización y conservación del archivo general de la compañía, funciones que se encuentran a cargo de la Gerencia Jurídica.
Con el fin de disponer los recursos necesarios para garantizar el funcionamiento en la organización y conservación de los documentos de archivo, disponiendo del componente técnico y administrativo necesario, esta estará a cargo de la Dirección de Gestión Documental, en quien la Gerencia Jurídica delega las funciones de direccionamiento, planeación, seguimiento y control de las actividades requeridas para el correcto funcionamiento y operación de la gestión documental al interior de la compañía -Anexo No. 1 – Estructura Orgánica-. La nueva estructura se define como sigue:
El Programa de Gestión Documental de COLVATEL S.A. E.S.P., como instrumento de planeación operativa de la gestión documental, se formuló teniendo en cuenta la estructura orgánica. Los órganos que participan el en el PGD son:
Compuestos por la Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva, el Presidente Ejecutivo y el
Revisor Fiscal, en quienes recae “La dirección, administración y fiscalización de la sociedad”, conforme a lo establecido en el TÍTULO III ORGANOS SOCIALES de los Estatutos Sociales de la Compañía Compañía (COLVATEL S.A. E.S.P., 2019).
De conformidad con el Artículo 50 de los Estatutos Sociales de la compañía, “La sociedad tendrá un Secretario, que ejercerá como tal en Asamblea General de Accionistas y Junta Directiva. (…) que sea útil en la asesoría jurídica permanente a los órganos directivos, en torno a los negocios que desarrolla la compañía”, función que está a cargo de la Gerencia Jurídica. Así mismo, acorde con el Artículo 52, de los mismos estatutos, tiene como función “(…)13- Disponer lo necesario para la organización y conservación del archivo general de la compañía. (…)”
En su carácter estratégico, que “(…) Tiene como objetivo procurar que las actividades, operaciones, actuaciones y la administración de la información y de recursos, se realicen atendiendo las normas legales, siguiendo las políticas de la Dirección y cumpliendo las metas u objetivos institucionales. (…)”, conforme a la Política de Control Interno de COLVATEL S.A. E.S.P. (COLVATEL S.A. E.S.P., 2013); Esta función es ejercida por la Gerencia de Control Interno de la compañía, en el marco de la Política de Control Interno, que promueve el aseguramiento de la ejecución de las actividades y recursos establecidos en la formulación y ejecución de los proyectos de la organización.
Como el órgano asesor de la alta dirección, en su responsabilidad de “(…) definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones, en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la compañía (…)” y conforme a las funciones asignadas mediante el “REGLAMENTO COMITÉ DE ARCHIVO” de la compañía. (COLVATEL S.A. E.S.P., 2019).
La Vicepresidencia, Gerencias, Direcciones, Jefaturas, Coordinaciones y en General, todos los colaboradores de la compañía, quienes, en ejercicio de sus funciones, producen, gestionan, tramitan, organizan, transfieren, los documentos que evidencian la ejecución de los procesos y procedimientos, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización.
En la búsqueda del mejoramiento continuo, la compañía ejecuta las actividades enmarcadas en su objeto social, bajo la operación por procesos, para lo cual ha definido la estructura que se puede apreciar en el mapa de procesos de la organización, así:
De conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la ley 594 de 2000, el artículo 4 del Decreto 1080 de 2015, el Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015, corresponde a los secretarios generales o quien haga sus veces, coordinar la gestión documental de la Entidad. Los Estatutos Sociales de la compañía, señalan en el artículo 52-13 que corresponde al secretario disponer lo necesario para la organización y conservación del archivo general de la compañía, funciones que se encuentran a cargo de la Gerencia Jurídica.
Con el fin de disponer los recursos necesarios para garantizar el funcionamiento en la organización y conservación de los documentos de archivo, disponiendo del componente técnico y administrativo necesario, esta estará a cargo de la Dirección de Gestión Documental, en quien la Gerencia Jurídica delega las funciones de direccionamiento, planeación, seguimiento y control de las actividades requeridas para el correcto funcionamiento y operación de la gestión documental al interior de la compañía -Anexo No. 1 – Estructura Orgánica-. La nueva estructura se define como sigue:
En el propósito de generar una mejor experiencia al cliente y en el marco del objetivos trazados en la Política de Calidad de COLVATEL S.A. E.S.P. de, “Aumentar el valor de la compañía”, “Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes”, “Asegurar la calidad de los procesos” y “Fomentar la especialización y crecimiento de nuestros colaboradores”
(COLVATEL S.A. E.S.P., 2021) y, con el propósito de convertirse en modelo de operación de la gestión documental para sus clientes, surge la necesidad de formular e implementar el Proceso de Gestión Documental de la compañía -y sus documentos asociados-, bajo el liderazgo de la Dirección de Gestión Documental y en función de los procesos de la gestión documental que, a partir de la formulación del Programa de Gestión Documental, serán implementados al interior de la compañía.
COLVATEL en virtud de su política de gestión documental, llevará la administración de los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final, garantizando su seguridad y custodia, independientemente del soporte en el cual se encuentre; implementando los mecanismos necesarios para la conservación de la documentación según el ciclo vital, mediante el cumplimiento de la normatividad aplicable a la Compañía, teniendo en cuenta su naturaleza jurídica, las directrices impartidas por el Comité de Archivo y las recomendaciones dadas por el equipo interno de Gestión Documental.
La presente política se establece bajo los principios de planeación, eficiencia, eficacia, economía, control, seguimiento, oportunidad, protección al medio ambiente, calidad, trabajo en equipo y transparencia; y se encuentra alineada con los objetivos y valores institucionales.
El Programa de Gestión Documental de COLVATEL S.A. E.S.P., está dirigido a los grupos de interés de la compañía, quienes en el marco de la Responsabilidad Social Corporativa –RSC- (COLVATEL S.A. E.S.P., S.F.), se sitúan como un elemento primordial y por consiguiente “(…) COLVATEL tendrá en cuenta la intervención de éstos en las actividades y los resultados de la organización, para fortalecer y minimizar los riesgos existentes que se puedan ocasionar como consecuencia de la operación de la Compañía, incrementando la posibilidad de generar ventajas competitivas, el clima laboral y la reputación de la Compañía ante terceros y sobre todo ante sus grupos de interés. (…)”
Acorde con lo anterior, los procesos y actividades del PGD, aportan al mejoramiento de la gestión de trámites y servicios, a la protección y confidencialidad de la información, en armonía con las disposiciones establecidas en el Código de Ética (COLVATEL S.A., E.S.P., S.F.) de la compañía, así como a dar solución a las necesidades del público objetivo conformado por los usuarios internos y externos de la organización.
A partir de la aprobación del Programa de Gestión Documental, se da origen a la creación de la Dirección de Gestión Documental, bajo el direccionamiento de la Gerencia Jurídica de la Organización, dependencia que tiene a cargo la función de organización y conservación de los documentos de la compañía. En razón de lo anterior, la Gerencia Jurídica delega en la Dirección de Gestión Documental, las actividades relacionadas con la Gestión Documental de la Organización, que comprende las siguientes funciones, entre las cuales se contempla la Elaboración e Implementación del Programa de Gestión Documental PGD, así:
Para el desarrollo de las actividades definidas en el PGD y en el marco de los proyectos definidos en el Plan Institucional de Archivos – PINAR, se cuenta con el compromiso de la alta Dirección, en el cumplimiento de las normas legales, en la disposición de recursos financieros, en la disposición de recursos tecnológicos y de personal, en la definición de estrategias de comunicación y de gestión del cambio, en la integración de los proyectos y actividades al modelo de control interno de la organización; lo anterior, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los objetivos trazados y contribuir así a la mejora continua, que redunde en la satisfacción de los clientes y en general de los grupos de interés.
El Programa de Gestión Documental está articulado con la Ley 594 de 2000 y el componente normativo derivado de la mencionada ley, así como con las normas emanadas del Archivo General de la Nación. La compilación de normas, se registra en el normograma de COLVATEL S.A. E.S.P. -Anexo No. 2– Normograma-, donde además se registra la normatividad de la administración nacional y distrital relacionada con el manejo documental, los estándares nacionales e internacionales NTC e ISO y como soporte de cada uno de los Procesos y lineamientos de la Gestión Documental desarrollados en este Programa de Gestión Documental, con el propósito de generar un escenario propicio para asegurar la conservación y preservación de la memoria documental de la compañía. En este sentido, COLVATEL S.A. E.S.P., se compromete a dar cumplimiento a la normatividad referente a la gestión documental, así como a generar un marco normativo interno, de aplicación por todas las instancias de la organización. Así mismo, la compañía se compromete a mantener actualizado el normograma, permaneciendo vigilante ante la generación de nuevas disposiciones normativas relacionadas con la gestión de documentos e información, emanadas de las instancias competentes.
A partir de los aspectos críticos identificados en el “Diagnóstico Integral de Archivos de COLVATEL S.A.”, se formulan los proyectos, en el marco del Plan Institucional de Archivos – PINAR de COLVATEL S.A. E.S.P. 2022-2025 (COLVATEL S.A. E.S.P., 2021) y en línea con la Estrategia Corporativa 2021-2030, para lo cual, la alta dirección de la compañía, dispone de los recursos requeridos en el corto, mediano y largo plazo, gestionados año a año, en el marco del Plan de Acción Anual, acorde con la los proyectos y actividades a desarrollar en cada uno de los años estimados para la ejecución de los mismos. Así mismo, la organización se compromete a asignar recursos para la ejecución de actividades requeridas, que se encuentran al margen de la formulación de los proyectos y que requieren de la disponibilidad de recursos para ser ejecutadas. El presupuesto establecido para la implementación del Programa de Gestión Documental, en el marco de la ejecución de los proyectos formulados en el Plan Institucional de Archivos de la Organización, se estructura como sigue:
Tabla 1. Presupuesto Implementación Proyectos 2022-2025
Anexo_No.3_Proyecto 1. Implementación del Área de Gestión Documental de COLVATEL
Anexo_No.4_Proyecto para elaboración de los programas específicos del PGD
Anexo_No.5_Proyecto 3. Proyecto para la adquisición de equipos que permitan el monitoreo y control ambiental de los depósitos de archivo.
Anexo_No.6_Proyecto para elaboración de las Tablas de Valoración Documental
En el Programa de Gestión Documental de COLVATEL S.A. E.S.P. se establece la creación de la Dirección de Gestión Documental, la cual será la encargada de liderar todo lo relacionado a la gestión documental en la Compañía, así como la emisión de todos los documentos necesarios que respalden la política de gestión documental, los diferentes cambios o novedades en los procesos, y su integración con el sistema de gestión de calidad; así como creación de un equipo interdisciplinario como apoyo a la Dirección permitiendo una articulación eficiente, para liderar el proceso de implementación del PGD y realizar las actualizaciones de los instrumentos archivísticos a que haya lugar.
Así mismo, el nivel directivo de COLVATEL S.A. E.S.P., se compromete a ejecutar las actividades relacionadas con la Implementación, Seguimiento y Mejora Continua, razón por la cual define la Matriz de Roles y Responsabilidades, registrada a continuación:
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DESCRIPCIÓN DE LA MATRIZ RACI |
|
R |
Responsable |
Rol correspondiente a quien se encarga de ejecutar la actividad o tarea. |
|
A |
Aprobador |
Rol correspondiente a quien verifica que la actividad o tarea sea ejecutada por su responsable. |
|
C |
Consultado |
Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para realizar la tarea. |
|
I |
Informado |
A este rol debe se le debe informar sobre el avance y los resultados de la ejecución de la tarea. |
Tabla 2. Descripción de la Matriz RACI
Con base en los roles definidos en la matriz RACI, la Dirección de Gestión Documental será la encargada de liderar las acciones necesarias para llevar a buen término el proceso de implementación del Programa de Gestión Documental, siempre con el apoyo del personal de apoyo del área, componente fundamental para el logro de los objetivos trazados y así mismo con el respaldo de los órganos de gobierno de COLVATEL S.A. E.S.P. y el Comité de Archivo de la compañía, como actor fundamental en la implementación del PGD, así:
|
FASES |
No. |
ACTIVIDADES |
ROLES |
||||||||
|
FASE DE ELABORACIÓN |
1 |
Verificar el cumplimiento de los requisitos para el desarrollo del PGD. |
I |
C |
C |
C |
C |
C |
C |
R |
A |
|
2 |
Identificación y análisis de los hallazgos relacionados en el Diagnóstico Integral de Gestión Documental de Colvatel S.A. ESP para efectuar las recomendaciones necesarias y poder establecer las acciones a ejecutar, alineadas al Plan de Acción Anual de la Compañía. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
C |
R |
A |
|
|
3 |
Efectuar el proceso de validación de los requerimientos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio identificados, con el fin de establecer el plan de trabajo y el cronograma correspondientes para su ejecución. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
C |
R |
A |
|
|
4 |
Definir los roles necesarios para la formulación del PGD, con el fin de garantizar el cumplimiento de los compromisos establecidos. |
I |
C |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
|
5 |
Garantizar que la compañía cuente con disponibilidad del personal y recursos físicos, técnicos y tecnológicos suficientes para el proceso de implementación del PGD. |
A |
I |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
|
6 |
Establecer estrategias de gestión del cambio que coadyuven a la ejecución eficiente de los medios tecnológicos y del sistema de gestión documental. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
C |
R |
A |
|
|
FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA |
1 |
Conformar la Dirección de Gestión Documental, así como un equipo interdisciplinario para generar el cronograma de actividades de sensibilización, capacitación y gestión del cambio, liderazgo del proceso de implementación del instrumento y la interacción con los diferentes niveles de la Organización. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
2 |
Establecer estrategias conjuntas con la Gerencia de Talento Humano con el fin de desarrollar actividades efectivas de divulgación acerca del proceso de implementación del PGD. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
|
3 |
Generar estrategias encaminadas a minimizar resistencia al cambio para la adaptación a los nuevos procesos en el personal. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
|
4 |
Ejecutar las actividades definidas en los proyectos formulados en el Plan Institucional de Archivos- PINAR, registradas en el Cronograma de Actividades, que contempla también las actividades puntuales de los |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
C |
R |
A |
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FASES |
No. |
ACTIVIDADES |
|
|
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|
ROLES |
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|
|
lineamientos de cada uno de los procesos de la gestión documental. |
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|
|
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|
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|
5 |
Generar campañas de expectativa a través de folletos, salvapantallas, información sonora, etc. que ayuden una compresión sencilla y eficaz de los procesos y actividades de la gestión documental. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
|
FASE DE SEGUIMIENTO |
1 |
Realizar seguimiento y control al desarrollo y cumplimiento de las actividades establecidas en el Cronograma de actividades de implementación del PGD de la compañía. |
I |
I |
C |
R |
C |
C |
C |
R |
A |
|
2 |
Evaluar la ejecución de los recursos destinados a la gestión documental. |
I |
I |
C |
R |
C |
C |
A |
R |
A |
|
|
3 |
Verificar que los documentos físicos y electrónicos creados de acuerdo con las necesidades funcionales, operativas y técnicas de la Compañía, estén acorde a las funciones y procesos que les dieron origen. |
I |
I |
C |
C |
C |
R |
C |
R |
A |
|
|
4 |
Realizar controles periódicos que permitan validar si se hace necesario realizar cambios que afecten los procesos de gestión documental de Colvatel S.A. ESP. |
I |
I |
C |
R |
C |
C |
C |
R |
A |
|
|
FASE DE MEJORA |
1 |
Aplicar acciones correctivas, preventivas y de mejora, con base en los resultados del seguimiento y control periódicos de la gestión documental. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
2 |
Generar planes de mejora orientados a minimizar los riesgos identificados en los procesos de gestión documental. |
I |
I |
C |
C |
C |
C |
A |
R |
A |
|
Tabla 3. Matriz RACI
Para desarrollar el aspecto tecnológico del Programa de Gestión Documental se tuvo en cuenta la evaluación y valoración de las herramientas o sistemas de información en las que soporta su gestión actualmente COLVATEL S.A. E.S.P., las cuales son administradas por la Jefatura de IT, como sigue:
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Sistemas de Información de la Organización |
|
|||
|
Nombre Sistema de Información que tiene la compañía |
SAP |
Colvaplus |
Colvadesk |
HupSpot |
Teamwork |
|
Funcionalidades |
Gestor de Contabilidad, Financiera, Logística, Abastecimiento y Administración. |
Logística, Abastecimiento, Recursos Humanos y Administración. |
Administración y Gestión de los requerimientos e inventario del área de informática. |
Administración y Gestión de los requerimientos en la página web, análisis de redes sociales. |
Administración y Gestión de los requerimientos en la página web, análisis de redes sociales. |
|
Sistemas de Información de la Organización |
|||||
|
Nombre Sistema de Información que tiene la compañía |
SAP |
Colvaplus |
Colvadesk |
HupSpot |
Teamwork |
|
Proceso al que apoya |
Contabilidad, Financiera, Logística, Abastecimiento y Administración. |
Logística, Abastecimiento, Recursos Humanos y Administración. |
Administración. |
Comercial |
Comercial |
|
Descripcíón |
Gestión de las áreas de Contabilidad, Financiera, Logística, Abastecimiento y Administración. |
Servicio que se encarga de |
Servicio que se encarga de la gestión de requerimientos del área de informática, adicional lleva el inventario de el área. |
Servicio que se encarga de la gestión de requerimientos en la página web, y rastreo en las redes sociales de la marca. |
Servicio que se encarga de la gestión de requerimientos en la página web, y rastreo en las redes sociales de la marca. |
|
Tipo de sistema de información (ECM; CRM; BPM; ERP) |
ERP |
ERP |
ERP |
CRM |
CRM |
|
Módulos del sistema |
Contabilidad Financiera Logística Administración |
Logística Abastecimiento Recursos Humanos Administración. |
Requerimientos e Incidentes, Inventario |
CRM |
CRM |
|
software es desarrollo propio |
No |
Si |
No |
No |
No |
|
Software libre |
No |
No |
Si |
No |
No |
|
¿Los desarrollos presentan interfaz con otras aplicaciones |
Si |
No |
No |
No |
No |
|
¿Los registros del sistema de información se imprimen? ¿Propósito? |
No |
No |
No |
No |
No |
|
Los registros del sistema de información se conservan en algún formato |
Word; Excel; PDF; Xml; BD |
Word; Excel; PDF; Xml; BD |
Word; Excel; PDF; Xml; BD |
Excel; PDF; Xml; |
Excel; PDF; Xml; |
|
¿Los registros del sistema de información se envían? ¿Cuál es el destino: |
Carpetas compartidas del área, diferentes entidades del estado. |
Carpetas compartidas del área. |
Carpetas compartidas del área. |
Carpetas compartidas del área Comercial. |
Carpetas compartidas del área Comercial. |
|
|
Sistemas de Información de la Organización |
||||
|
Nombre Sistema de Información que tiene la compañía |
SAP |
Colvaplus |
Colvadesk |
HupSpot |
Teamwork |
|
¿El sistema de información tienen desarrollo de work flow? |
|
Si |
Si |
Si |
Si |
|
¿Puntos de captura de información? |
Aplicación funciona tipo Cliente- Servidor |
Ambiente Web |
Ambiente Web |
Ambiente Web |
Ambiente Web |
|
¿Qué canales de captura de información – web; e-mail-? |
No aplica |
web |
web |
web |
web |
|
¿Se usan plantillas para captura de información? ¿Cuáles |
No |
Si |
Formularios de solicitud de casos. |
Formularios de la página web. |
Formularios de la página web. |
|
¿Perfiles de usuario del SI? |
Si |
Si |
Si |
Si |
Si |
|
¿El SI reúne las características de autenticidad, inalterabilidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación? |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
|
¿El sistema de información permite la creación de documentos y/o conformación de expedientes? |
SI |
SI |
SI |
SI |
SI |
|
Perfiles de cargos que acceden a los SI (sistemas de información) |
|
|
SI |
SI |
SI |
Tabla 4. Sistemas de Información de COLVATEL S.A. E.S.P.
Es importante mencionar en este punto que, COLVATEL S.A. E.S.P. se encuentra en proceso de desarrollo de un Sistema de Información, denominado ATENTO, que se proyecta como la herramienta llamada a realizar las funciones de Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo, sin embargo, se encuentra en fase de análisis y diseño, acorde a los procesos de la organización, integrando a la herramienta los instrumentos Tablas de Control de Acceso y Modelo de Requisitos, con el propósito de alcanzar el cumplimiento de los requisitos como SGDEA y así, mediante integración con los sistemas de información existentes, la parametrización de los procesos, la parametrización de los instrumentos archivísticos de clasificación documental y la articulación con los ,procesos archivísticos de la gestión documental, lograr la implementación de una herramienta que supla las necesidades de gestión electrónica de los documentos, al interior de la organización y así mismo, brindar soluciones comerciales a los clientes, que día a día se inclinan por el uso de los sistemas de información para realizar la gestión de sus documentos e información. Es importante tener en cuenta que la formulación del proyecto para el diseño, desarrollo e implementación del sistema de información, se debe dar en el contexto de un proceso de actualización del Programa de Gestión Documental, a coste de incorporar la disposición de recursos por parte de la alta dirección, para lograr la implementación del sistema.
Entendiendo la implementación del Programa de Gestión Documental como un proceso de transformación que tiene una implicación en la interacción de las personas, con la aplicación de estándares de operación de la gestión documental definidos por la compañía en el instrumento, así como en la implementación de sistemas de información para la gestión documentos electrónicos de archivo que, pueden generar resistencia en la aceptación y asimilación de los cambios generados e incluso la resistencia al uso de las nuevas tecnologías implementadas, ocasionando traumatismos en la implementación de y puesta en marcha de los proyectos que enmarcan la implementación del programa de gestión documental de la compañía, se propone la estrategia de gestión del cambio, adaptación al uso de medios tecnológicos, de aceptación, confianza y disposición en la interacción con la tecnología, como sigue:
|
ÁREA |
REQUERIMIENTO |
RESPONSABILIDAD |
|
|
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL |
GERENCIA JURÍDICA |
NORMATIVO |
Mantener actualizado el normograma de la organización; Acompañamiento jurídico en los aspectos relacionados con los procesos archivísticos aplicados a la gestión de documentos físicos y electrónicos. |
|
GERENCIA FINANCIERA |
ECONÓMICOS |
Reservar los recursos económicos requeridos para la implementación del Programa de Gestión Documental, en el marco de la ejecución de los Proyectos y Actividades definidos para su implementación; Formulación del Proceso de gestión documental y sus documentos asociados. |
|
|
GERENCIA DE TALENTO HUMANO |
ADMINISTRATIVOS GESTIÓN DEL CAMBIO |
Disponer del personal requerido para desarrollar las actividades de Gestión Documental, acorde con las funciones de la Dirección de Gestión Documental; Realizar las campañas de comunicación requeridas en el marco de la ejecución de los proyectos y actividades definidos en el PGD y PINAR; adelantar las acciones de Gestión del Cambio, en el marco de la implementación del PGD y PINAR. |
|
|
GERENCIA ADMINISTRATIVA – JEFE DE IT |
TECNOLÓGICOS |
Manejo de políticas de seguridad de la información; Soporte técnico de software y hardware; Preservación de la información a largo plazo; Manejo de políticas de obsolescencia tecnológica de software; Participación de la ejecución del PGD y sus diferentes proyectos; Análisis, diseño, desarrollo, implementación y administración del SGDEA; Desarrollo de requerimientos técnicos. |
|
|
GERENCIA DE CONTROL INTERNO |
AUDITORÍA Y CONTROL – FASE DE SEGUIMIENTO DEL PGD |
Realizar el seguimiento y control de la ejecución de los proyectos y recursos requeridos para la ejecución de los mismos. Generar recomendaciones orientadas al aseguramiento del logro de los objetivos de la organización. |
|
Tabla 5. Interacción Dirección de Gestión Documental
En COLVATEL S.A. E.S.P. el diseño y conformación de los Procesos de Gestión Documental están enfocados desde lo normativo, administrativo y técnico, con el fin de encaminar a la Organización hacia una efectiva aplicación de los principios archivísticos y las buenas prácticas de gestión de los documentos e información.
Es así que COLVATEL S.A. E.S.P. de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000, que comprende a la administración pública y sus diferentes niveles, debe tener establecidos los procesos de Gestión Documental, los cuales son la base para el diseño de la función archivística que debe procurar por el engranaje adecuado de los diferentes sistemas de gestión que tiene la Organización.
Por su parte, y con el propósito de orientar las actividades a desarrollar en cada uno de los procesos, se realiza una descripción de cada uno de ellos:
Inicialmente se presenta una gráfica sencilla que permite identificar la cadena de valor de la gestión documental organizacional:
En adelante se definirán las actividades específicas para cada uno de los procesos de la gestión documental teniendo en cuenta la normativa vigente:
La planeación es el derrotero a seguir por la Organización en la búsqueda de alcanzar los objetivos propuestos, con respaldo de la normativa vigente y mediante la definición de recursos y tiempos disponibles para su realización.
Por lo tanto, es importante considerar la planeación desde dos frentes: el estratégico y el operativo, de donde se obtienen como resultado los siguientes instrumentos archivísticos: el Programa de Gestión Documental – PGD que obedece a la planeación operativa y el Plan Institucional de Archivos – PINAR que corresponde a la planeación estratégica.
El proceso inicia con la identificación de necesidades, en el marco del Diagnóstico Integral de Archivos realizado por COLVATEL S.A. E.S.P. y como punto final la verificación de los objetivos y metas ejecutados en los diferentes programas específicos designados en el Programa de Gestión Documental – PGD y los Proyectos formulados en el Plan Institucional de Archivos – PINAR.
El Programa de Gestión Documental – PGD – es el instrumento archivístico a través del cual se formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos y procedimientos archivísticos de una Organización a corto, mediano y largo plazo, los cuales están encaminados a la planificación, procesamiento, manejo de la documentación producida y recibida por una Organización, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su conservación y definir los flujos y forma de acceso a la misma a nivel interno y para el público en general. En concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación, el Programa de gestión Documental debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado.
El Plan Institucional de Archivos – PINAR, corresponde a otro instrumento de planeación de la función archivística y se articula con los programas específicos formulados en el PGD y demás planes y proyectos formulados por la Organización como parte de la planeación estratégica en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico y de gestión del cambio.
La política de gestión documental debe estar constituida por los siguientes elementos o componentes, conforme a lo establecido en el Artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015: a) un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica; b) un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte; c) una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación; d) un programa de gestión de información y documentos – PGD; e) una adecuada articulación, cooperación y coordinación permanente entre las áreas de Dirección de Gestión Documental [1] , la Jefatura de IT y la Coordinación de SGC.
Para que este proceso se desarrolle de manera apropiada, la Organización debe responder y cumplir con las siguientes disposiciones normativas de carácter general que aplican a la operación de la planeación:
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Ley 594 de 2000 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de la República |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Ley 1273 de 2009 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se modifica el código penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “De la protección de la información y de los datos» – y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones |
|
Ley 1712 de 2014 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 1952 de 2019 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario |
|
Decreto 2609 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
Compilado en el Decreto 1080 de 2015. Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134], “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 060 de 2001 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. |
|
Acuerdo 049 de 2000 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos. |
|
Acuerdo 02 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 006 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por medio de la cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. |
|
Acuerdo 008 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000. |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV del título III de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. |
|
Acuerdo 004 de 2013 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, |
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
|
|
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado”. |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. |
|
Circular Externa No. 002 de 2012 |
Archivo General de la Nación |
Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental |
|
Circular Externa No. 005 de 2012 |
Archivo General de la Nación |
Señala que la gestión documental en el marco de la iniciativa cero papel debe contemplar el cumplimiento de criterios que garanticen la seguridad de los documentos e información, la preservación de los documentos electrónicos, el acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información |
Tabla 6. Base Legal Proceso de Planeación
Al validar la capacidad técnica, económica y administrativa de COLVATEL S.A. E.S.P., se deben tener en cuenta los siguientes aspectos, actividades a desarrollar y el tipo de requisito definido para el proceso, los cuales deberán ser ejecutados durante el período comprendido entre el 2022 y el 2025. No obstante, en caso de que se presenten cambios o modificaciones de la situación actual, se deberá realizar la actualización correspondiente del instrumento:
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
|
EJECUCIÓN |
||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
ADMINISTRACIÓ N DOCUMENTAL |
Crear la Dirección de Gestión Documental para la compañía. |
X |
|
X |
|
X |
|
|
|
Aprobar la estructura orgánico – funcional de la compañía. |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
|
|
Actualizar el Reglamento de Comité de Archivo de COLVATEL S.A. E.S.P. |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
|
|
Actualizar la Política de Gestión Documental para su posterior aprobación y una vez sea avalada por el Comité de Archivo, efectuar su implementación al interior de la Organización. |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
|
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
|
Implementar el Programa de Gestión Documental – PGD – a partir de su aprobación y publicación por parte del Comité de Archivo de COLVATEL S.A. E.S.P. y realizar su seguimiento, así como las mejoras y actualizaciones a que haya lugar. |
X |
X |
X |
|
X |
X |
X |
|
Implementar el Plan Institucional de Archivo – PINAR – a partir de su aprobación y publicación por parte del Comité de Archivo de COLVATEL S.A. E.S.P. y realizar su seguimiento, así como las mejoras y actualizaciones a que haya lugar. |
X |
X |
X |
|
X |
X |
X |
|
|
Incorporar el PGD y el PINAR en la Planeación Estratégica de la Organización 2021-2030 y en el Plan de Acción Anual. |
X |
X |
X |
|
X |
X |
X |
|
|
Incorporar en el Modelo de Control Interno de COLVATEL S.A. E.S.P. el Instrumento de seguimiento, control y mejora de Programas, Planes y Proyectos en el marco del Modelo de Tres Líneas de Defensa. |
X |
X |
X |
|
X |
X |
X |
|
|
Convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD y el Cuadro de Clasificación Documental – CCD; se debe convalidar ante el Archivo Distrital y realizar su actualización en caso de que se presenten cambios administrativos, normativos de estructura, de funciones, de procesos, de procedimientos, etc. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Elaborar, aprobar y convalidar las Tablas de Valoración Documental |
X |
X |
X |
X |
|
|
X |
|
|
Formular el Plan de Transferencias Primarias y el cronograma correspondiente, en armonía con las TRD. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Diagnosticar e integrar las necesidades de capacitación en |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
|
gestión documental de la Organización y enviar a la Gerencia de Talento Humano para ser incorporadas en el Plan de Capacitación de la Compañía. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Elaborar e implementar los programas específicos establecidos en el Programa de Gestión Documental. |
X |
X |
X |
X |
|
X |
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|
|
Elaborar e implementar los procesos, procedimientos, instructivos, guías y formatos de gestión documental. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Articular los procesos, procedimientos, trámites o servicios automatizados de la TRD con las Tablas de Control de Acceso y el Índice de Información Clasificada y Reservada para garantizar aspectos de reserva y clasificación en su acceso y consulta -SGDEA- |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Propender por una integración eficiente de los diferentes softwares de COLVATEL S.A. E.S.P. atendiendo a los lineamientos de la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel por lo cual se debe incluir en la TRD la identificación de los soportes documentales especiales. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
DIRECTRICE S PARA LA CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENT OS |
Implementar el Sistema Integrado de Conservación, en sus componentes: – Plan de Conservación Documental – Plan de Preservación a largo plazo |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
Elaborar el Programa de normalización de formas y formularios electrónicos |
X |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
|
Elaborar el Programa Específico Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo |
X |
X |
X |
X |
|
X |
X |
|
Tabla 7. Actividades Proceso de Planeación
En concordancia con lo establecido por el (Archivo General de la Nación, s.f.), el proceso de producción corresponde a las “actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
Para que este proceso se desarrolle de manera apropiada, la Organización debe responder y cumplir con las siguientes disposiciones normativas de carácter general que aplican a la operación de la producción:
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Ley 527 de 1999 |
Congreso de Colombia |
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 599 de 2000 |
Congreso de Colombia |
Por la cual se expide el Código Penal”, Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos y Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. |
|
Ley 906 de 2004 |
Congreso de Colombia |
Por el cual se expide el Código de Procedimiento Penal”, Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de Colombia |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Directiva Presidencial 04 de 2012 |
Presidencia de la República |
Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política cero papel en la administración pública |
|
Decreto 410 de 1971 |
Presidencia de la República |
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales – medios para el asiento de operaciones. Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. |
|
Decreto 2609 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015. Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134], “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. Capítulo IV La Gestión de documentos electrónicos de archivo. Artículos 22 a 32 |
|
Decreto 2364 de 2012 |
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo |
Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones |
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Acuerdo 060 de 2001 |
Archivo General de la Nación |
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD |
|
Circular Interna No.13 de 1999 |
Archivo General de la Nación |
No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) para la producción documental. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales |
|
NTC 4436:1998 |
ICONTEC |
Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Especifica los requisitos para el papel de archivo. Se aplica a los papeles sin imprimir, reservados para los documentos y las publicaciones |
|
NTC 5397:2005 |
ICONTEC |
Establece los parámetros de calidad que deben cumplir los diferentes materiales utilizados en la producción, la manipulación y el almacenamiento de los documentos de archivo con soporte en papel, para garantizar su conservación física y funcional. Cajas para la conservación |
|
ISO 14533-1 |
ICONTEC |
Especifica los elementos que se encuentran definidos en las firmas electrónicas avanzadas CMS (CADES), que posibilitan la verificación de una firma digital, durante un período de tiempo prolongado. |
|
NTC-ISO 30300 |
ICONTEC |
Información y documentación. Sistemas de gestión para registros. Fundamentos y vocabulario. |
|
NTC-ISO 30301 |
ICONTEC |
Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos. |
|
NTC-ISO 15489-1 |
ICONTEC |
Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades. 2001. |
|
NTC-ISO 15489-2 |
ICONTEC |
Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Directrices. |
|
NTC 4095 |
ICONTEC |
Norma General para la Descripción Archivística. 2013. |
|
NTC-ISO 16175-1 |
ICONTEC |
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: Información general y declaración de principios. 2013. |
Tabla 8. Base Legal Proceso de Producción
A continuación, se presentan las actividades a desarrollar y el tipo de requisito definido para el proceso de producción:
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
ESTRUCTUR A DE LOS DOCUMENT OS |
Establecer las características específicas de la estructura de las comunicaciones oficiales |
X |
|
X |
|
X |
|
|
|
Definir las características internas y externas (diplomática), la estructura. el formato de preservación, el soporte, el medio, las técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los documentos de archivo de la Organización. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Elaborar el instructivo para el diligenciamiento de los formularios, formas y formatos de la Organización. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Elaborar el instructivo que establezca el uso de la imagen corporativa para la correspondencia y los documentos de archivo producidos o recibidos en formato físico y electrónico. |
X |
|
X |
|
X |
|
|
|
|
Crear el procedimiento de control, y codificación de la correspondencia. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Garantizar la actualización el Listado maestro de Registros/Tablas de Retención Documental que genera la Organización. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
Garantizar la actualización del Listado Maestro de Documentos. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
Establecer la estructura de los mensajes de datos a través de los cuales se da respuesta al ciudadano a través de los canales establecidos. |
X |
|
|
|
X |
|
|
|
|
|
Elaborar el manual de firmas físicas, digitales y/o electrónicas para los documentos y comunicaciones producidas por COLVATEL S.A. E.S.P. |
X |
|
X |
X |
X |
|
|
|
PRODUCCIO |
Velar por la actualización |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|
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|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
N Y RECEPCION |
permanente del Consecutivo de Comunicaciones Oficiales, con el fin de controlar la numeración de las comunicaciones enviadas o recibidas, tanto analógicas como electrónicas. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Establecer los requisitos específicos para la producción de documentos de la Organización. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Parametrizar los requisitos mínimos para la digitalización de documentos |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Establecer los procesos de preservación más adecuados que garanticen la recuperación y permanencia de la información a lo largo del tiempo. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Parametrizar el Cuadro de Clasificación Documental -CCD, con el fin de definir la trazabilidad de los documentos de acuerdo con el principio de procedencia |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
Tabla 9. Actividades Proceso de Producción
El proceso de gestión y trámite de la gestión documental se establece por el (Archivo General de la Nación, s.f.) como el “Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
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LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Constitución Política de Colombia de 1991 |
Congreso de Colombia |
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de Colombia |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Ley 1712 de 2014 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones |
|
Directiva Presidencial 04 de 2012 |
Presidencia de la República |
Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política cero papel en la administración pública |
|
Decreto 2609 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015. Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134], “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. Capítulo IV La Gestión de documentos electrónicos de archivo. Artículos 22 a 32 |
|
Decreto 2364 de 2012 |
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo |
Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 060 de 2001 |
Archivo General de la Nación |
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD |
|
Circular Interna No.13 de 1999 |
Archivo General de la Nación |
No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) para la producción documental. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales |
|
NTC 4436:1998 |
ICONTEC |
Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Especifica los requisitos para el papel de archivo. Se aplica a los papeles sin imprimir, reservados para los documentos y las publicaciones |
|
NTC 5397:2005 |
ICONTEC |
Establece los parámetros de calidad que deben cumplir los diferentes materiales utilizados en la producción, la manipulación y el almacenamiento de los documentos de archivo con soporte en papel, para garantizar su conservación física y funcional. Cajas para la conservación |
|
ISO 14533-1 |
ICONTEC |
Especifica los elementos que se encuentran definidos en las firmas electrónicas avanzadas CMS (CADES), que posibilitan la verificación de una firma digital, durante un período de tiempo prolongado. |
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
NTC-ISO 30300 |
ICONTEC |
Información y documentación. Sistemas de gestión para registros. Fundamentos y vocabulario. |
|
NTC-ISO 30301 |
ICONTEC |
Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos. |
|
NTC-ISO 15489-1 |
ICONTEC |
Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades. 2001. |
|
NTC-ISO 15489-2 |
ICONTEC |
Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Directrices. |
Tabla 10. Base Legal Proceso de Gestión y Trámite
A continuación, se enlistan las actuaciones que se ejecutan durante el trámite del documento y hasta su finalización, en donde se procede a la consulta de información, por medio palabras clave previamente establecidas para una futura búsqueda:
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
|
EJECUCIÓN |
|
|||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
Registro de documentos |
Elaborar el procedimiento de radicación y administración de comunicaciones oficiales, en donde se definan los metadatos de captura necesarios para la recuperación posterior de información y la generación de informes. |
X |
|
X |
|
X |
|
|
|
Establecer el consecutivo único de correspondencia para la Organización. |
|
|
|
X |
X |
|
|
|
|
Establecer los canales de recepción de documentos físicos y electrónicos, a través de los cuáles los grupos de interés puedan radicar sus trámites, solicitar servicios, generar consultas, quejas o sugerencias. |
X |
|
|
X |
X |
X |
X |
|
|
Elaborar el procedimiento para la distribución de documentos físicos y electrónicos, con puntos de control definidos, así como los responsables de la documentación. |
X |
|
X |
|
X |
|
|
|
|
Elaborar el procedimiento de consulta, préstamo y devolución de documentos físicos y electrónicos entre dependencias, el archivo central y socializarlo al interior de la organización. |
X |
|
|
X |
X |
|
|
|
|
Distribución |
Establecer el proceso de distribución y trámite de la correspondencia a través de controles, tales como la implementación de un sistema de administración, gestión y control de correspondencia. |
X |
|
|
X |
X |
|
|
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
|
EJECUCIÓN |
|
|||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
Control y seguimiento |
Implementar los controles necesarios que permitan identificar la gestión de entrega, tramite, y respuesta de la correspondencia al interior de la organización, en los tiempos establecidos para cada uno. |
X |
|
X |
X |
X |
X |
X |
|
Implementar herramientas que permitan hacer seguimiento a las consultas presentadas por los peticionarios en línea. |
X |
|
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Parametrizar en el SGDEA, controles y alertas de seguimiento a los requerimientos y la correspondencia por responsable y dependencia. |
|
|
|
X |
X |
X |
X |
|
|
Asignar las funciones y actividades de gestión y trámite de los documento físicos y electrónicos a la Dirección de Gestión Documental de la compañía. |
X |
|
X |
|
X |
|
|
|
|
Acceso y consulta |
Mantener actualizado el índice de información clasificada y reservada, conforme a lo establecido en la Ley 1712 de 2014. |
|
|
X |
X |
X |
X |
X |
|
Medir el grado de satisfacción de los grupos de interés sobre la atención en el servicio y así identificar los aspectos a mejorar. |
X |
|
|
X |
X |
X |
X |
|
|
Parametrizar el sistema de información de tal manera que garantice el no repudio de las comunicaciones enviadas en soporte electrónico a través de canales propios o tercerizados. |
X |
|
X |
X |
X |
X |
X |
|
Tabla 11. Actividades Proceso de Gestión y Trámite
El (Archivo General de la Nación, s.f.) define la organización como el “Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Ley 594 de 2000 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de la República |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Ley 1273 de 2009 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se modifica el código penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “De la protección de la información y de los datos» – y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones |
|
Ley 1712 de 2014 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones |
|
Decreto 2609 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015. Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134], “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. Cap. IV Art. 22 al Art. 34. |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. |
|
Acuerdo No. 011 de 1996 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos”. Artículo 1. Uso del formato de “testigo documental” para todo material gráfico. |
|
Acuerdo 42 de 2002 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26de la Ley General de Archivos 594 de 2000 |
|
Acuerdo No. 005 de 2013 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 02 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV del título III de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado”. |
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. |
|
Circular Externa No. 004 de 2003 |
Archivo General de la Nación – Departamento Administrativo de la Función Pública |
Organización de Historias Laborales. |
|
Circular Externa No. 012 de 2004 |
Archivo General de la Nación – Departamento Administrativo de la Función Pública |
Organización de Historias Laborales. |
|
Circular Externa No. 005 de 2011 |
Archivo General de la Nación |
Prohibición para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información. |
|
Circular Externa No. 002 de 2012 |
Archivo General de la Nación |
Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental |
|
Circular Externa No. 005 de 2012 |
Archivo General de la Nación |
Señala que la gestión documental en el marco de la iniciativa cero papel debe contemplar el cumplimiento de criterios que garanticen la seguridad de los documentos e información, la preservación de los documentos electrónicos, el acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información. |
|
Norma ISAD (G) |
|
Norma Internacional General de Descripción Archivística |
|
NTC 4095 |
|
Norma general para la descripción archivística |
|
NTC ISO 23081-1. |
|
Información y documentación. Procesos para la gestión de registros |
|
NTC-ISO 23081-2. |
|
Información y documentación. Gestión de metadatos para los registros. parte 2: Aspectos conceptuales y de implementación |
Tabla 12. Base Legal Proceso de Organización
Tabla de aspectos o criterios del proceso, las actividades a desarrollar y el tipo de requisito definido como:
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|
||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIAN O PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
Clasificación |
Elaborar y socializar el procedimiento de clasificación de documentos con base en las Tablas de Retención y Valoración Documental de la Compañía. |
X |
|
X |
|
X |
|
|
|
Realizar seguimiento y control a las diferentes áreas de la Compañía para verificar el cumplimiento y aplicación del procedimiento de clasificación en los archivos de gestión. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIAN O PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
|
Establecer lineamientos que indiquen claramente la conformación de expedientes híbridos donde sea necesario |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
Ordenación
|
Elaborar y socializar los procedimientos a seguir para la ordenación física de los documentos. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
Elaborar y socializar los procedimientos a seguir para la ordenación electrónica de los documentos. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Realizar seguimiento y acompañamiento desde la Dirección de Gestión Documental a cada uno de los archivos de gestión de las diferentes dependencias de la compañía. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Elaborar el procedimiento para la conformación de expedientes físicos y electrónicos. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Elaborar el instructivo para foliación de expedientes físicos. |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
|
Elaborar la hoja de control, normalizarla y codificarla. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Elaborar el instructivo de diligenciamiento de la hoja de control y socializarlo para su correcta aplicación |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Elaborar el instructivo de aplicación del Formato Único de Inventario Documental – FUID –” para su posterior socialización y aplicación en la compañía. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Diseñar el “Testigo documental”, junto con el instructivo o procedimiento, normalizarlo, codificarlo y posteriormente socializarlo para su aplicación en la compañía. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Elaborar el instructivo para organización de las Historias Laborales, normalizarlo, codificarlo y posteriormente socializarlo para su aplicación en la compañía. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Establecer los requisitos funcionales para administrar los expedientes físicos e híbridos mediante las funcionalidades de: • Administración de espacios físicos • Automatización de instrumentos archivísticos (FUID, Formato afuera, entre otros). • Conformación de expedientes híbridos |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIAN O PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
|
• Rotulación de unidades de almacenamiento y conservación. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Descripción |
Elaborar el Programa de Descripción Documental para ser implementado en el marco de la gestión de documento físico y documento electrónico (NTC 4095 y NTC 6052) |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
Crear índices electrónicos a los expedientes electrónicos de archivo, garantizando la integridad, orden y autenticidad de aquellos que lo conforman. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
El índice electrónico se deberá generar cada vez que se asocie un documento electrónico al expediente y se deberá firmar al cierre del expediente, sin perjuicio de los estándares y seguridad de la información que deberán adoptar las autoridades respecto de los folios y expedientes. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad del índice electrónico durante los tiempos de retención del expediente electrónico o serie documental. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Asignar los metadatos mínimos obligatorios a los documentos electrónicos de archivo y sus expedientes. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Implementar el Diccionario de metadatos, indicando lineamientos, niveles de descripción y fases durante el ciclo de vida de los documentos. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
Tabla 13. Actividades del Proceso Organización
“Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos”. (Archivo General de la Nación, s.f.).
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Ley 594 de 2000 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de la República |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Decreto 2609 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015). Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 42 de 2002 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26de la Ley General de Archivos 594 de 2000 |
|
Acuerdo 02 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV del título III de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado”. |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. |
|
Circular Externa No. 002 de 2012 |
Archivo General de la Nación |
Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental |
|
Norma ISAD (G) |
|
Norma Internacional General de Descripción Archivística |
|
NTC 4095 |
|
Norma general para la descripción archivística |
|
NTC ISO 23081-1. |
|
Información y documentación. Procesos para la gestión de registros |
|
NTC-ISO 23081-2. |
|
Información y documentación. Gestión de metadatos para los registros. parte 2: Aspectos conceptuales y de implementación |
Tabla 14. Base Legal Proceso de Transferencias
Tabla de aspectos o criterios del proceso, las actividades a desarrollar y el tipo de requisito definido como:
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
|
EJECUCIÓN |
|
|||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
Preparación de la Transferenci a |
Elaborar y socializar el procedimiento de transferencias documentales asegurando la integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
Realizar levantamiento o filtrado del inventario de las unidades documentales a transferir al Archivo Central en el Formato Único de Inventario Documental – FUID debidamente firmado y de acuerdo con los parámetros establecidos. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Elaborar y presentar el Plan de transferencias documentales Primarias y Plan de Transferencias documentales Secundarias. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Realizar levantamiento o filtrado del inventario de las unidades documentales a transferir al Archivo Central y/o Histórico en el Formato Único de Inventario Documental – FUID debidamente firmado, de acuerdo con los parámetros establecidos. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Validación de la Transferenci a
|
Realizar Transferencia Documental Primaria |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
Realizar Transferencia Documental Secundaria |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Transferencia de expedientes electrónicos |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Metadatos |
Implmentar el esquema de metadatos para los registros, donde se presentan los metadatos para la preservación, |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
|
EJECUCIÓN |
|
|||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
|
descripción y búsqueda de registros y de clasificación. |
|
|
|
|
|
|
|
Tabla 15. Actividades del Proceso Transferencias
La Disposición de documentos es la “Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental”. (Archivo General de la Nación, s.f.).
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Ley 594 de 2000 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de la República |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Decreto 2578 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015). “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”. Artículo 25. Eliminación de documentos y Parágrafo |
|
Decreto 2609 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015). Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado |
|
Decreto 1515 de 2013 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015). «Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones |
|
Decreto 1100 de 2014 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015). «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV |
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
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|
|
del título III de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado”. |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. |
|
Circular Externa No. 01 de 2004 |
Archivo General de la Nación |
Inventario de documentos a eliminar”. |
|
Circular Externa No. 03 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Directrices para la Elaboración de las Tablas de Retención Documental”. Numeral 5. Criterios de valoración |
Tabla 16. Base Legal Proceso de Disposición de Documentos
Tabla de aspectos o criterios del proceso, las actividades a desarrollar y el tipo de requisito definido como:
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ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
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EJECUCIÓN |
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A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
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Directrices Generales |
Aplicar la Disposición final determinada en las Tablas de Retención Documental |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Garantizar que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantendrán criterios de tiempo y de disposición final de la versión correspondiente”. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Conservación total |
Aplicar la disposición de Conservación Total a las series y subseries (expedientes) que en el proceso de valoración fueron: declaradas como componente de la memoria histórica de la compañía; las declaradas como componente documental misional de la compañía; las declaradas como fuente para la investigación. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Selección |
Aplicar la disposición final de Selección en aquellas series y subseries (expedientes) que son homogéneas y no misionales. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Mediante la digitalización se hará la asociación de la imagen de cada documento al respectivo expediente, de tal forma que los documentos de un |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
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EJECUCIÓN |
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A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
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Medio Tecnológico: Digitalización |
mismo trámite relacionado y de otras series, se mantengan vinculados al momento de ser archivados; esto permitirá la conformación de los expedientes electrónicos en el sistema. |
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El SGDEA, debe integrarse como mínimo con una solución de digitalización |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Eliminación |
Elaborar e implementar el Protocolo de eliminación de documentos físicos y electrónicos producidos por COLVATEL S.A. E.S.P. |
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|
X |
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Elaborar y presentar el Informe o propuesta de eliminación con el inventario documental de las series y subseries a eliminar, según la TRD, al Comité de archivo de COLVATEL S.A. E.S.P. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Tabla 17. Actividades del Proceso Disposición de Documentos
El Proceso de Conservación y Preservación a largo plazo corresponde al “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.” (Archivo General de la Nación, s.f.).
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Ley 80 de 1993 |
Congreso de Colombia |
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. |
|
Ley 594 de 2000 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de la República |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Ley 1273 de 2009 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se modifica el código penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “De la protección de la información y de los datos» – y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. |
|
Ley 1712 de 2014 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones |
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Decreto 2620 de 1993 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes |
|
Decreto 1100 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
En su Artículo 5° “condiciones técnicas”, establece que corresponde al Archivo General de la Nación de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico, susceptibles de ser declarados como Bien de Interés Cultural. |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 048 de 2000 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 – Conservación de documentos- del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental |
|
Acuerdo 049 de 2000 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se desarrolla el artículo 61 del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos |
|
Acuerdo 050 de 200 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII «conservación de documento», del Reglamento general de archivos sobre «Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo |
|
Acuerdo 006 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47, y 48 del Título XI “Conservación de Documentos de la Ley 594 de 2000 |
|
Acuerdo 007 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 008 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000 |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012 |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. |
|
Resolución 3441 de 2017 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamentan aspectos generales relativos al Patrimonio Audiovisual Colombiano conforme a las Leyes 397 de 1997, 594 de 2000, 814 de 2003 y 1185 de 2008 y al Decreto 1080 de 2015 |
|
Circular Externa 001 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Alcance de la expresión: “Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”. |
Tabla 18. Base Legal Proceso de Conservación y Preservación a Largo Plazo
Tabla de aspectos o criterios del proceso, las actividades a desarrollar y el tipo de requisito definido como:
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ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
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EJECUCIÓN |
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A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (20242025) |
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Sistema Integrado de Conservación |
Diseñar, implementar y mejorar el proceso de gestión documental y establecer requisitos básicos para dar inicio con un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de los documentos electrónicos de archivo u objetos digitales. |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Definir y documentar procedimientos para llevar a cabo la captura de información, de documentos electrónicos de archivo, nativos digitales o provenientes de digitalización. |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
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|
Incluir en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) los procedimientos y flujos para la organización y preservación de la información producida por COLVATEL S.A. E.S.P. |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Implementar el Plan de Conservación Documental, |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Implementar y divulgar la política de gestión documental |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
El almacenamiento se realizará en unidades de conservación fabricadas con diseños y materiales acordes a lo establecido en las normas técnicas |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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La Gerencia de Talento Humano desarrollará capacitaciones de tipo: Inductiva, Preventiva, Correctiva y Formativa, a través de los métodos de: Conferencia, Conferencia con |
X |
X |
X |
X |
X |
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ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
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A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (20242025) |
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participación, Clase formal y aprender haciendo.
El cronograma específico será el siguiente:
Capacitación para los directivos Temáticas: ● Presentación del Sistema Integrado de Conservación, estrategias, cronograma, recursos físicos y económicos para su aplicación. ● Actualización de la normatividad archivística que impacte directamente en la ejecución de los programas del Plan de Conservación Documental y los recursos requeridos para su desarrollo y actualización. Capacitación para el personal administrativo. Temáticas: ● Presentación general del Sistema Integrado de Conservación ● Responsabilidad frente a la producción de documentos en formato físico y/o electrónico de la compañía y buenas prácticas de conservación documental. ● Responsabilidad frente a la custodia de fondos documentales de nuestros clientes y alineación con sus Programas de Gestión Documental. ● Políticas de seguridad de la información y gestión documental. Capacitación para el personal encargado del manejo documental y actividades directas sobre los documentos. Temáticas: ● Presentación general del Sistema Integrado de Conservación. ● Bioseguridad y uso adecuado de los elementos de protección personal para el manejo documental. ● Elementos básicos sobre factores de riesgo e identificación de indicadores de deterioro en archivos. ● Prevención de emergencias y atención de desastres. |
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ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
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A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (20242025) |
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Capacitación para los clientes de COLVATEL |
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Identificar los documentos electrónicos de archivo que produce la compañía. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Normalizar los formatos y formularios registrándolos en los sistemas de gestión de calidad de la organización |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Identificar las responsabilidades del personal sobre la forma de producción de los documentos, |
X |
X |
X |
X |
X |
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Identificar las responsabilidades del personal con relación al uso de los medios de almacenamiento establecidos. |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Identificar cuáles documentos pueden pasar de una forma física de producción a una electrónica. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Dotar de la infraestructura necesaria para la preservación a largo plazo (repositorios, hardware, software, conocimiento: plan de capacitación de COLVATEL S.A. E.S.P.) |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Implementar el Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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Lo espacios de depósito y/o almacenamiento de documentos de archivo estarán dotados con sistemas detección de incendios en articulación con el Plan de Atención de emergencias de la compañía. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Implementar el Programa de Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación. |
X |
X |
X |
X |
X |
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ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
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A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (20242025) |
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|
Se realizará saneamiento de los espacios de almacenamiento 2 veces al año. |
|
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|
|
|
Implementar el Programa de monitoreo y control permanente de condiciones ambientales |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Implementar el Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Implementar el Programa de almacenamiento y realmacenamiento |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
Elaborar, aprobar y aplicar el Cuadro de Mando, el cual debe contemplar cada uno de los programas y actividades que se derivan de éste y se desarrollarán por vigencias o periodos sea a corto, mediano y largo plazo y de conformidad con los soportes y medios existentes, la valoración del estado de conservación del material documental y el ciclo vital de los archivos. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Seguridad de la Información |
Realizar el Diagnóstico de seguridad para cada implementación que involucre la captura, gestión y custodia de información. |
X |
X |
X |
X |
X |
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Implementar las Tablas de Control de Acceso |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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|
El SGDEA debe permitir establecer niveles de seguridad del expediente de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la Entidad. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Requisitos para la conservación y preservación de los documentos |
Implementar el Plan de Preservación a Largo plazo y elaborar los siguientes procedimientos de la Preservación Digital a largo plazo: Ø Procedimiento de identificación y análisis de colecciones digitales a preservar. |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
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ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
|
EJECUCIÓN |
|
|||
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A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (20242025) |
||
|
electrónicos de archivo |
Ø Procedimiento de transferencias documentales electrónicas. Ø Procedimiento de administración del Sistema de Preservación Digital. Ø Procedimiento de selección de medios de almacenamiento digital. |
|
|
|
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Tabla 19. Actividades del Proceso de Conservación y Preservación a Largo Plazo
Es el “Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva) Fuente: República de Colombia. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 (Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000), Artículo 9°.]”. (Archivo General de la Nación, s.f.)
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
Ley 594 de 2000 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones |
|
Ley 734 de 2002 |
Congreso de la República |
Por el cual se expide el Código Disciplinario Único |
|
Ley 1273 de 2009 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se modifica el código penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “De la protección de la información y de los datos» – y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. |
|
Ley 1712 de 2014 |
Congreso de la República |
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones |
|
Decreto 2609 de 2012 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015. Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134], “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras |
|
LEGISLACIÓN |
EMITIDA POR |
DESCRIPCIÓN |
|
|
|
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. Cap. IV Art. 22 al Art. 34.
Compilado en el Decreto 1080 de 2015). Capítulo V Gestión de Documentos, hojas 120 – 134, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. |
|
Decreto 1515 de 2013 |
Ministerio de Cultura |
(Compilado en el Decreto 1080 de 2015). «Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. |
|
Decreto 1100 de 2014 |
Archivo General de la Nación |
En su Artículo 5° “condiciones técnicas”, establece que corresponde al Archivo General de la Nación de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico, susceptibles de ser declarados como Bien de Interés Cultural. |
|
Decreto 103 de 2015 |
Presidencia de la República |
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones |
|
Acuerdo 003 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012 |
|
Acuerdo 04 de 2015 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado |
|
Acuerdo 004 de 2019 |
Archivo General de la Nación |
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”. |
|
Circular Externa No. 01 de 2004 |
Archivo General de la Nación |
Inventario de documentos a eliminar |
Tabla 20. Base Legal Proceso de Valoración
Tabla de aspectos o criterios del proceso, las actividades a desarrollar y el tipo de requisito definido como:
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
|
EJECUCIÓN |
|
|||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
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|
Directrices Generales |
Elaborar e implementar el procedimiento de valoración documental, aplicable a los documentos físicos y electrónicos. |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
|
ASPECTOS |
ACTIVIDADES A DESARROLLAR |
REQUISITO |
EJECUCIÓN |
|||||
|
A |
L |
F |
T |
CORTO PLAZO (2022) |
MEDIANO PLAZO (2023) |
LARGO PLAZO (2024-2025) |
||
|
|
Actualizar las Fichas de Valoración Documental, definidas en el Instructivo de Valoración Documental del Archivo de Bogotá (ARCHIVO DE BOGOTÁ, 2015) |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
|
Conformar un grupo interdisciplinario de valoración documental que cuente con la representación de la Gerencia Jurídica, la Coordinación de Planeación y Calidad y la Jefatura de IT. |
X |
X |
X |
|
X |
|
|
|
|
Realizar el proceso de valoración documental de forma permanente, cuando se haga implementación de TRD y TVD |
X |
X |
X |
|
X |
X |
X |
|
|
Analizar la documentación para reconocer sus valores, primarios (administrativo, legal, jurídico, contable, fiscal) y secundarios (Histórico, Patrimonial, Cultural, Científico). |
X |
X |
X |
|
X |
X |
X |
|
|
Reconocer los tiempos de retención, determinar la disposición final y actualizar los resultados del proceso de valoración en el instrumento archivístico TRD |
X |
X |
X |
|
X |
X |
X |
|
|
Diseñar o elaborar una herramienta metodológica para realizar la valoración documental |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
Documentar los protocolos de administración, control y acceso requeridos para acceso a la información contenida en archivos digitales. |
X |
X |
X |
X |
X |
|
|
|
|
Custodiar las copias de seguridad de los archivos digitales aplicando efecto espejo en localizaciones geográficas diferentes con el fin de mitigar los posibles riesgos de pérdida de información y |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
|
Tabla 21. Actividades del Proceso Valoración
La implementación del PGD en COLVATEL S.A. ESP se desarrollará en cuatro fases fundamentales: Elaboración; Ejecución y puesta en marcha; Seguimiento y Mejora, las cuales están inmersas en el Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR.
|
FASE |
DESCRIPCIÓN |
|
ACTIVIDADES |
|
FASE DE ELABORACIÓN |
Identifica las condiciones para la implementación, definición de requisitos y roles, así como garantizar la disponibilidad de recursos necesarios. |
ü
ü
ü
ü
|
Verificar el cumplimiento de los requisitos para el desarrollo del PGD. Identificación y análisis de los hallazgos relacionados en el Diagnóstico Integral de Gestión Documental de COLVATEL S.A. ESP para efectuar las recomendaciones necesarias y poder establecer las acciones a ejecutar, alineadas al Plan de Acción Anual de la Compañía. Efectuar el proceso de validación de los hallazgos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio identificados, con el fin de establecer el plan de trabajo y el cronograma correspondientes para su ejecución. Definir los roles necesarios para la formulación del PGD, con el fin de garantizar el cumplimiento de los compromisos establecidos. |
|
|
|
ü |
Garantizar que la compañía cuente con disponibilidad del personal y recursos físicos, técnicos y tecnológicos suficientes para el proceso de implementación del PGD. |
|
|
|
ü
|
Establecer estrategias de gestión del cambio que coadyuven a la ejecución eficiente de los medios tecnológicos y del sistema de gestión documental. |
|
FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA
|
Corresponde a la definición de actividades y estrategias que garanticen el desarrollo de la implementación del PGD en la compañía. |
ü ü ü |
Establecer estrategias conjuntas con la Gerencia de Talento Humano con el fin de desarrollar actividades efectivas de divulgación sobre la metodología requerida para la implementación del PGD.
Conformar un equipo interdisciplinario para generar el cronograma de actividades de sensibilización, capacitación y gestión del cambio en donde el objetivo es crear sentido de pertenencia hacia el PGD en los diferentes niveles de la Organización.
Generar estrategias encaminadas a minimizar resistencia al cambio para la adaptación a los nuevos procesos en el personal.
|
|
|
|
ü |
Ejecutar el plan de trabajo establecido y realizar seguimiento y control del mismo para garantizar su cumplimiento.
|
|
|
|
ü |
Generar campañas de expectativa a través de folletos, salvapantallas, información sonora, etc. que ayuden una compresión sencilla y eficaz de los procesos y actividades de la gestión documental. |
|
FASE |
DESCRIPCIÓN |
|
ACTIVIDADES |
|
FASE DE SEGUIMIENTO |
Proceso de verificación constante del PGD, con el fin de establecer acciones de seguimiento, control y auditoría de la gestión documental en la compañía. |
ü ü
ü
|
Realizar seguimiento y control al desarrollo y cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo de implementación del PGD de la compañía.
Evaluar la ejecución de los recursos destinados a la gestión documental. Verificar que los documentos físicos y electrónicos creados de acuerdo con las necesidades funcionales, operativas y técnicas de la Compañía, estén acorde a las funciones y procesos que les dieron origen. |
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ü |
Realizar controles periódicos que permitan validar si se hace necesario realizar cambios que afecten los procesos de gestión documental de COLVATEL S.A. ESP. |
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FASE DE MEJORA |
Con base en los resultados de la fase de seguimiento, en esta fase se llevarán a cabo actividades de mejora continua para implementar procesos y/o actividades permanentes de actualización, nuevas prácticas y desarrollo continuo. |
ü ü |
Aplicar acciones correctivas, preventivas y de mejora, con base en los resultados del seguimiento y control periódicos de la gestión documental.
Generar planes de mejora orientados a minimizar los riesgos identificados en los procesos de gestión documental. |
Tabla 22. Fases de implementación del PGD
De acuerdo con el análisis realizado en el Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y la Política de Gestión Documental, en la cual se incluyen el PGD y el PINAR, se establecen los Lineamientos para los Programas Específicos del PGD los cuales se elaboran en el marco del “Proyecto para elaboración de los programas específicos del PGD”, con el fin de llevar a cabo el desarrollo de la Gestión Documental de Colvatel S.A. ESP.
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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Establecer los lineamientos necesarios para normalizar y controlar la producción de los documentos que se generan a partir de las Formas y Formularios electrónicos, definidos como el medio de interacción de Colvatel S.A.ESP con sus grupos de interés. Esto con el fin de asegurar la trazabilidad y almacenamiento de los mismos para su posterior recuperación y consulta, garantizando que cuenten con las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad en su ciclo vital y así mantener una óptima gestión y preservación electrónica de la información. |
Identificar las actividades que requieren el diseño de plantillas y uso de Formas y Formularios electrónicos, para capturar la información que una vez tramitada a través del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo – SGDEA harán parte integral de la conformación de los expedientes electrónicos que deberán ser administrados, almacenados, preservados y consultados en el mismo y posteriormente realizar su seguimiento, control y mejora. |
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos para la normalización de formas y formularios electrónicos de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente aplicable a Colvatel S.A. ESP. • Incluir el uso de plantillas, formas, formatos y formularios electrónicos en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo – SGDEA, definido por Colvatel S.A. ESP. • Realizar el análisis de los procesos existentes y los nuevos que se modelen con el fin de identificar la creación de plantillas, formas, formatos y formularios electrónicos. |
Tabla 23. Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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Salvaguardar aquellos documentos que han sido identificados como vitales, esenciales y misionales y cuyo valor es crítico para la Compañía es considerado de gran importancia. A estos documentos se les debe brindar especial cuidado al momento de ser conservados y preservados, con el fin de que en caso de cualquier eventualidad sean estos los que aseguren la continuidad de la operación y funcionamiento de Colvatel S.A. ESP. |
Identificar, clasificar, evaluar e inventariar los documentos físicos y electrónicos que considerados vitales, esenciales y misionales para llevar a cabo la implementación de estrategias que garanticen la recuperación de la información relevante para el funcionamiento y operación de Colvatel S.A. ESP. |
El Programa de documentos vitales, esenciales y misionales, está bajo la responsabilidad de la Gerencia de Control Interno, con apoyo de la Dirección de Gestión Documental y la Jefatura de IT. • Actualizar permanentemente el Programa de Documentos Vitales, Esenciales y Misionales teniendo en cuenta la identificación de nuevos riesgos. • Establecer estrategias y actividades para la conservación y preservación de los documentos vitales, esenciales y misionales que sean generados en cualquier tipo de soporte. |
Tabla 24. Programa de Documentos Vitales, Esenciales y Misionales
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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Establecer los lineamientos de la gestión de información contenida en documentos electrónicos como resultado de las actividades misionales y administrativas de Colvatel S.A. E.S.P., con el fin de dar cumplimiento a la normativa vigente aplicable a la Compañía, así como lo establecido a nivel funcional y técnico, en desarrollo de las obligaciones que posee con |
Identificar los requisitos mínimos y la formulación del Modelo de Requisitos para los Documentos Electrónicos de Archivo – MOREQ en el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, de acuerdo con el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA que defina la Compañía, teniendo en cuenta los procesos estratégicos, |
El Programa deberá contar con los siguientes instrumentos archivísticos: ü Cuadro de Clasificación Documental ü Tabla de Retención Documental ü Diccionario de Metadatos |
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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los grupos de interés y ciudadanía en general. |
misionales, de soporte, de monitoreo y control y su aplicación, llevando a cabo la verificación, evaluación y mejora del mismo. |
ü Tablas de Control de Acceso ü Firma electrónica y/o digital ü Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
• Identificar todos los documentos electrónicos producidos y recibidos por la Compañía en cumplimiento de su misión y objetivos. • Identificar las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos. • Establecer la estructura lógica necesaria para los documentos electrónicos de archivo, con el fin de estos sean de valor probatorio en caso de cualquier eventualidad. • Cumplir con los requisitos funcionales del MOREQ. • Establecer el repositorio digital centralizado para todos aquellos documentos electrónicos que son de apoyo. |
Tabla 25. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
El Programa de Archivos Descentralizados no se formula teniendo en cuenta que COLVATEL
S.A E.S.P. presta los servicios de administración y custodia de documentos, esencia del Programa.
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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Establecer los lineamientos administrativos y técnicos para la reproducción de los documentos de COLVATEL S.A. E.S.P., con base en las necesidades de consulta y conservación y de acuerdo con la estrategia de implementación del Sistema de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. |
Determinar los lineamientos para llevar a cabo la reproducción documental teniendo como premisa los siguientes objetivos esenciales:
ü Establecer el acceso y consulta a los documentos, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental – TRD – y las Tablas de Control de Acceso – TCA ü Reforzar la seguridad de la información. ü Asegurar la conservación de los soportes analógicos. ü Salvaguardar la preservación de la información digital.
Este programa debe ser coordinado por la Dirección de Gestión Documental y la Jefatura de IT, quienes serán los encargados de identificar las mejoras que éste requiera con base en la articulación del Modelo de Control liderado por la Gerencia de Control Interno. |
El Programa de Reprografía deberá implementar la técnica de digitalización, teniendo en cuenta lo siguiente: • Cumplir con la directriz presidencial “Cero papel”. • Brindar soluciones efectivas y ágiles para la consulta documental. • Disminuir el deterioro de los documentos originales por manipulación. • Propender por el respaldo en la continuidad del negocio, en caso de presentarse incidentes naturales o accidentales que puedan llegar a afectar la documentación. |
Tabla 26. Programa de Reprografía
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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Definir las estrategias y actividades que coadyuven al almacenamiento, organización, migración, descripción, elaboración de referencias cruzadas de los expedientes, control de acceso, disponibilidad, consulta, conservación y preservación de |
Identificar, clasificar, describir, conservar y preservar los documentos especiales para que sean incluidos en el programa y articularlos con otros programas. |
El Programa de Documentos Especiales está bajo la responsabilidad de la Dirección de Gestión Documental y articulado con las Áreas que generen o reciban este tipo de documentos y la Jefatura de IT.
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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documentos especiales que reciba y/o genere la COLVATEL S.A. E.S.P. |
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Se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos: • Realizar valoración a los documentos especiales (fotográficos, sonoros, audiovisuales, entre otros. • Garantizar su conservación y preservación a los documentos que por sus características físicas y de contenido sea necesario la utilización de sistemas no convencionales de guarda y protección. |
Tabla 27. Programa de Documentos Especiales
El Programa de Auditoría y Control se encuentra inmerso en el Modelo de Control definido por COLVATEL S.A. E.S.P. liderado por la Gerencia de Control Interno y fundamentado en el modelo de las tres líneas de defensa, de acuerdo con la siguiente tabla:
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ORGANISMOS DE GOBIERNO / COMITÉ DE AUDITORÍA
Tabla 28. Modelo Tres líneas de Defensa COLVATEL S.A. E.S.P.
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OBJETIVO |
ALCANCE |
LINEAMIENTOS |
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Establecer estrategias para la descripción teniendo en cuenta los instrumentos de descripción documental, el ciclo vital de los documentos y los diferentes ambientes de producción físico y electrónico. |
Identificar los diferentes ambientes y formas de producción documental, el diseño y elaboración de los instrumentos para la descripción documental de los documentos físicos y electrónicos, la estructura de metadatos, el diseño e implementación de herramientas tecnológicas para la búsqueda y recuperación de la información con base en la Tabla de Control de Acceso – TCA – y la definición de requisitos para la descripción documental de MOREQ, para su posterior incorporación en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. |
• Definir los diferentes instrumentos de descripción documental, como son: la hoja de control, el formato de testigo documental, el Formato Único de Inventario Documental – FUID, Catálogos e índices electrónicos. • Diseñar e implementar el Programa de Descripción Documental en el cual se debe definir la aplicación de sistemas informáticos en donde la estructura de los datos y la información sea compatible con los demás sistemas utilizados. • Utilizar las normas ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística y la NTC 4095 – Norma general para la descripción archivística. |
Tabla 29. Programa de Descripción Documental
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PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD |
PROYECTOS PINAR |
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Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos
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Proyecto para elaboración de los programas específicos del PGD |
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Programa de Documentos Vitales, Esenciales y Misionales |
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Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo |
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Programa de Reprografía |
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Programa de Documentos Especiales |
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Capacitación en Gestión Documental |
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PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD |
PROYECTOS PINAR |
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Auditoría y Control |
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Programa de Descripción Documental |
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Programa de Documentos Vitales, Esenciales y Misionales |
Proyecto para la implementación de los programas y estrategias del Sistema Integrado de Conservación. |
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Programa de Reprografía (Digitalización) |
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Programa de Documentos Especiales |
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Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos |
Proyecto para la implementación del Área de Gestión Documental |
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Programa de Documentos Vitales, Esenciales y Misionales |
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Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo |
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Programa de Reprografía |
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Programa de Documentos Especiales |
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Capacitación en Gestión Documental |
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Auditoría y Control |
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Programa de Descripción Documental |
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Programa de Reprografía (Digitalización |
Proyecto para elaboración de las Tablas de Valoración Documental |
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Programa de Documentos Especiales |
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Programa de Descripción Documental |
Tabla 30. Armonización Programas Específicos del PGD con Proyectos del PINAR
La siguiente tabla establece la relación entre los programas específicos del Programa de Gestión Documental – PGD – y los Planes corporativos de COLVATEL S.A. E.S.P. en el marco del principio de eficiencia administrativa, en donde la gestión documental está dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, así como optimizar al máximo los recursos, la cual se articula con la Estrategia Corporativa 2021-2030, el Plan de Acción Anual, el Modelo de Control Interno, el Plan Institucional de Archivos – PINAR y con los demás modelos y sistemas de la Compañía, en aspectos como:
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PROGRAMAS ESPECÍFICOS DEL PGD DE COLVATEL S.A. E.S.P. |
PLANES DE ESTRUCTURA DE GESTIÓN DE COLVATEL S.A. E.S.P. |
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ü Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos |
ü Estrategia Corporativa 2021-2030 ü Plan de Acción Anual ü Modelo de Control Interno ü Plan Institucional de Archivos – PINAR |
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ü Programa de Documentos Vitales, Esenciales y Misionales |
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ü Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo |
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ü Programa de Reprografía |
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ü Programa de Documentos Especiales |
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ü Capacitación en Gestión Documental |
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ü Auditoría y Control |
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ü Programa de Descripción Documental |
Tabla 31. Armonización de Programas Específicos del PGD con los Planes de la Estructura de Gestión
El proceso de implementación del Programa de Gestión Documental, integra las actividades relacionadas con los proyectos definidos en el Programa de Gestión Documental y aquellas actividades asociadas a los lineamientos de los procesos de gestión documental, que se constituyen en las acciones que debe articular el área de gestión documental, con las diferentes instancias de la organización, para de esta manera hacer posible el logro de los objetivos trazados. Se establece el cronograma de implementación del Programa de Gestión Documental, definido para un horizonte de tiempo, comprendido entre el año 2022 y el año 2025, sin perjuicio de realizar los ajustes requeridos al PGD, atendiendo los requerimientos de la compañía y así mismo, los ajustas al cronograma propuesto, en razón de las variaciones presentadas. El cronograma de implementación del Programa de Gestión Documental se registra en el documento Anexo_No.7_Cronograma_de_Implementación.
ACCESO: derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar información.
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO DE GESTIÓN: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite.
ARCHIVO HISTÓRICO: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
AUTENTICIDAD: característica técnica para preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en el tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
CONTENIDO ESTABLE: el contenido del documento no cambia en el tiempo: los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones, y las series y subseries documentales.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
DETERIORO: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
DISPONIBILIDAD: característica de seguridad de la información, que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por ley.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO HISTÓRICO: documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
DOCUMENTO MISIONAL: documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO ORIGINAL: fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO ESENCIAL O VITAL: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
ESQUEMA DE METADATOS: “plan lógico que muestra las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestión y específicamente relacionados con la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores” Norma ISO 23081.
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: conjunto de documentos electrónicos de archivo relacionados entre sí. / El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.
GESTIÓN DOCUMENTAL: es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su organización y conservación.
Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.
INDICE ELECTRÓNICO: relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.
INTEGRIDAD: característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma. / Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.
Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento. Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los documentos.
INTEROPERABILIDAD: la capacidad que tienen programas y/o sistemas para comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales. / Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. / Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
INVENTARIO DOCUMENTAL: instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: información estructurada o semiestructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN: es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle.
REQUISITO FUNCIONAL: define una función del sistema de software o sus componentes. Una función es descrita como un conjunto de entradas, comportamientos y salidas.
SGDEA – : herramienta informática destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo. También se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TESTIGO DOCUMENTAL: herramienta archivística que contiene notas de referencias cruzadas y se usa para indicar la ubicación de un documento o tipo documental que hace parte de un expediente hibrido, como anexo o no, pero que por razones de conservación o preservación, se encuentra ubicado en otro lugar por ser un documento registrado en un soporte diferente al papel, como: discos ópticos, casetes de cintas magnéticas de audio y vídeo, mapas, planos, fotografías, ilustraciones o documentos electrónicos.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnico-operativa de una institución.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
VÍNCULO ARCHIVÍSTICO: la red de relaciones que cada documento de archivo tiene con otros documentos de archivo que pertenecen a la misma agregación (expediente, serie, fondo).
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[1] A partir del Programa de Gestión Documental se define la creación de la Dirección de Gestión Documental para la Compañía.