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INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Archivos (PINAR) de la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemático – COLVATEL S.A ESP, es un instrumento de planeación para la función archivística establecido en el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8, el cual orienta los planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo. El presente plan se formula para el periodo comprendido entre el 2021 y el 2025.
El PINAR ha sido elaborado con apoyo de la alta dirección a través de un proceso dinámico, con el liderazgo de la Gerencia de Operaciones y la Gerencia Jurídica, además se contó con la cooperación de las áreas de financiera, tecnología, planeación, los productores de la información, entre otros.
La metodología utilizada para el desarrollo del presente documento se encuentra enmarcada en el “Manual – Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR”, publicado por el Archivo General de la Nación (2014), si bien su contenido es el resultado de la evaluación de los aspectos críticos identificados en materia archivística, detectados en mesas de trabajo, seguimiento y herramientas administrativas, la planeación se proyectará para una ejecución de un año; es decir la vigencia 2021.
En la primera parte del documento se identifica la situación de la Compañía, tomando como base una serie de herramientas administrativas las cuales permitieron identificar 4 aspectos críticos los cuales fueron analizados en razón a una serie de riesgos institucionales y a su nivel de impacto; esto en concordancia con 5 ejes articuladores (Administración de archivos, acceso a la información, preservación de la información, aspectos tecnológicos y de seguridad y fortalecimiento y articulación). Es así, como se genera una matriz en donde se priorizan 6 los aspectos críticos y se determina su nivel de impacto en la Compañía, y de esta manera desarrollar la visión estratégica que servirá como una plataforma para formular y/o identificar los proyectos que se encuentran desarrollando en la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemático – COLVATEL S.A ESP con el objeto de mitigar los riesgos identificados.
La Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemático – COLVATEL S.A ESP, es una sociedad comercial anónima, de servicios públicos mixta, del orden distrital, descentralizada por servicios, creada en diciembre de 1992 como filial de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A.-E.S.P – (ETB).
1.1. Mega.
Misión.
Gestionamos soluciones de tecnologías de la información y las comunicaciones que generan valor y contribuyen a la eficiencia y productividad de nuestros clientes.
Visión.
Ser el aliado estratégico de nuestros clientes mediante la prestación de servicios innovadores orientados a su transformación y consolidación digital.
Actuamos de acuerdo con las normas y procesos de COLVATEL y tenemos como premisa la honestidad y la calidad en nuestro actuar frente al cliente interno o externo.
Nuestras acciones se fundamentan en la ética y la moral.
Respetamos a nuestros interlocutores a través de la excelente prestación de nuestros servicios. Así mismo, garantizamos tener un trato amable, asertivo y con una actitud solucionadora frente a sus inquietudes o sugerencias.
El Respeto por el otro es nuestro principal compromiso.
Estamos convencidos de la importancia de nuestro rol para la consecución de los objetivos y metas de la Compañía, por ello me aseguro de tener un desempeño por compromiso que supera el estándar y que va más allá de un simple cumplimiento, nos apasiona lo que hacemos.
Sentimos y vivimos a COLVATEL como propia.
Trabajamos con corazón para que nuestros clientes y colaboradores vivan experiencias memorables.
En Colvatel Competimos con pasión para cumplir nuestras metas.
Buscamos constantemente soluciones creativas a los retos y necesidades para mejorar nuestra productividad y competitividad.
Innovación, a través del pensamiento creativo.
1.6. Política Integrada de Gestión.
Colvatel presta servicios y soluciones integrales TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones), a través de la gestión comercial, la estructuración y la operación de proyectos, basados en el mantenimiento y aumento de negocios, que permitan aumentar el valor de la Compañía a través de una gestión transparente, eficaz y eficiente de sus procesos.
Para el desarrollo de esta política se cuenta con el compromiso de la alta dirección, el fortalecimiento de las competencias del talento humano, el cumplimiento de las normas legales, la disposición de los recursos físicos, tecnológicos y financieros, la evaluación y mitigación de los riesgos y el fortalecimiento de las oportunidades, logrando de esta forma el cumplimiento de los objetivos organizacionales y la mejora continua del sistema de gestión de la calidad para aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas.
Para identificar la situación actual de la Compañía en materia de gestión documental, se realizó un diagnóstico bajo el marco del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos “MGDA”, validando el cumplimiento normativo y teniendo presente los lineamientos y guías del Archivo General de la Nación. Además, se tomaron como herramientas administrativas los siguientes instrumentos:
Derivado del diagnóstico realizado a continuación se presenta el análisis FODA:
Una vez analizada situación actual de la gestión documental, la cual se ve reflejada en el Informe de Diagnostico Integral de Archivos (ver https://drive.google.com/file/d/12d3RG1PPeObbofci_sYTMu_Bn0gR57E1/view) realizado durante la vigencia 2021, a continuación se listan los aspectos críticos, los cuales se encuentran vinculados con los ejes articuladores definidos en el Manual para la Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, emitido por el archivo General de la Nación:
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ASPECTOS CRÍTICOS |
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RIESGOS |
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Falta de elaboración, aprobación e implementación de Instrumentos Archivísticos:
• Plan Institucional de Archivos. • Programa de Gestión Documental. (Incluye los programas específicos) • Tablas de Retención Documental. • Cuadros de Clasificación Documental. • Tablas de Control y Acceso a la Información. • Inventario Documental. • Banco terminológico de Series, Subseries y Tipos Documentales. |
• • • • |
Sanciones por parte de los entes de control, por incumplimiento en la normatividad vigente en materia de gestión documental. Perdida, deterioro o sustracción de los documentos de archivo en sus diversos soportes por ausencia de políticas o controles (procesos y procedimientos) cuyo objetivo es el de salvaguardar el acervo documental de COLVATEL. Perdida o deterioro del acervo documental, ocasionado por la acumulación de documentos de archivo en las áreas, las cuales no cuentan con la capacidad de almacenamiento y las condiciones adecuadas para su conservación. Acciones legales interpuestas contra COLVATEL por el vencimiento de los términos para generar las respuestas a los requerimientos realizados por la ciudadanía y organismos de control, ocasionado por la ausencia de inventarios documentales lo que acarrea demoras en la recuperación de los documentos de archivo. |
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ASPECTOS CRÍTICOS |
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RIESGOS |
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Falta de elaboración, aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental. |
• • |
Sanciones por parte de los entes de control, por incumplimiento en la normatividad vigente en materia de gestión documental. Acciones legales interpuestas contra COLVATEL por el vencimiento de los términos para generar las respuestas a los requerimientos realizados por la ciudadanía y organismos de control, ocasionado por la ausencia de inventarios documentales lo que acarrea demoras en la recuperación de los documentos de archivo. |
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• |
Perdida de información corporativa de carácter histórico o aquella que sirva como fuente primaria para adelantar investigaciones que permitan la mejora de la prestación de los servicios y productos ofrecidos por COLVATEL a lo largo de vida. |
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Ausencia de implementación de la función archivística al interior de la compañía, por la falta de un área o proceso que administre la gestión documental.
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• • |
Sanciones por parte de los entes de control, por incumplimiento en la normatividad vigente en materia de gestión documental. Perdida, deterioro o sustracción de los documentos de archivo por ausencia de políticas o controles (procesos y procedimientos) cuyo objetivo es el de salvaguardar el acervo documental de COLVATEL. |
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Falta de implementación del Sistema Integrado de Conservación. |
• • • |
Sanciones por parte de los entes de control, por incumplimiento en la normatividad vigente en materia de gestión documental. Perdida, deterioro o sustracción de los documentos de archivo por ausencia de políticas o controles (procesos y procedimientos) cuyo objetivo es el de salvaguardar el acervo documental de COLVATEL. Perdida o deterioro del acervo documental, ocasionado por la acumulación de documentos de archivo en las áreas, las cuales no cuentan con la capacidad de almacenamiento y las condiciones adecuadas para su conservación. |
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• |
Perdida de información corporativa de carácter histórico o aquella que sirva como fuente primaria para adelantar investigaciones que permitan la mejora de la prestación de los servicios y productos ofrecidos por COLVATEL a lo largo de vida. |
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Una vez identificados los aspectos críticos y los posibles riesgos que se pueden llegar a materializar por cada uno de ellos, se determinó de manera objetiva, a través de la tabla de evaluación, el nivel de impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores que representan la función archivística, por lo que el resultado es el siguiente:
Tal como se visualiza anteriormente, el ejercicio de evaluación permitió identificar la prioridad en la que se deben abordar cada aspecto crítico a continuación, se lista dicho orden:
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No. |
Aspecto Critico |
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1 |
Ausencia de implementación de la función archivística al interior de la compañía, por la falta de un área o proceso que administre la gestión documental. |
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2 |
Falta de elaboración, aprobación e implementación de Instrumentos Archivísticos |
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3 |
Falta de implementación del Sistema Integrado de conservación. |
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4 |
Falta de elaboración, aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental. |
COLVATEL S.A ESP, como prestadora de servicios innovadores orientados a su transformación y consolidación digital está comprometida hacer referente nacional en la formulación, aplicación de procedimientos y técnicas para la gestión de la información, tomando como eje fundamental la gestión documental y los procesos que forman parte de esta, para lo cual tiene como propósito el de salvaguardar su patrimonio documental en sus diferentes medios y soportes lo que deriva en la optimización de nuestras operaciones.
Para dar cumplimiento a lo anteriormente expuesto, la compañía adoptará los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación (AGN), así como los estándares nacionales e internaciones que propendan por la adecuada administración y control de la gestión documental, garantizando el acceso a la información por parte de nuestras partes interesadas y promoviendo la eficiencia y transparencia administrativa.
Implementar la función archivística al interior de COLVATEL S.A, a partir de la definición de políticas, estrategias y acciones que conlleven a la apropiación cultural en cada uno de los colaboradores (funcionarios y contratistas) frente al adecuado uso, tratamiento, custodia y salvaguardia de la información y los documentos.
Los objetivos específicos del PINAR de COLVATEL se encuentran direccionados a tratar los aspectos críticos identificados. A continuación, se detallan dichos objetivos:
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No. |
Aspecto Critico |
Objetivo Específico |
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1 |
Ausencia de implementación de la función archivística al interior de la compañía, por la falta de un área o proceso que administre la gestión documental. |
Implementar la función archivística al interior de la Compañía. |
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2 |
Falta de elaboración, aprobación e implementación de Instrumentos Archivísticos |
Elaborar los programas específicos que hacen parte del Programa de gestión Documental. |
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3 |
Falta de implementación del Sistema Integrado de Conservación. |
Implementar los programas y estrategias que hacen parte de Sistema Integrado de Conservación |
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4 |
Falta de elaboración, aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental. |
Elaborar las Tablas de Valoración Documental de COLVATEL. |
Para mitigar o tratar los aspectos críticos y los hallazgos que se podrían materializar por cada uno de ellos a continuación, se presentan los proyectos que permiten solventar cada uno de ellos:
El propósito del presente proyecto es el de establecer el área responsable de la gestión documental de la compañía, la cual tendrá bajo su responsabilidad entre otras, se encuentra la de realizar la creación, actualización e implementación de los lineamientos tendientes a regular la producción, gestión, organización, conservación y disposición de los documentos generados por COLVATEL a continuación, se presenta la ficha técnica del proyecto:
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NOMBRE DE PLAN O PROYECTO |
Proyecto para la implementación del Área de Gestión Documental de COLVATEL. |
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OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO |
Buscamos constantemente soluciones creativas a los retos y necesidades para mejorar nuestra productividad y competitividad. Innovación, a través del pensamiento creativo. |
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ASPECTO CRÍTICO POR MITIGAR |
Ausencia de implementación de la función archivística al interior de la compañía, por la falta de un área o proceso que administre la gestión documental. |
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OBJETIVO DEL PLAN O PROYECTO |
Establecer el área de gestión documental de COLVATEL, cuyo propósito será el de administrar los documentos de archivo a lo largo del ciclo vital. |
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No. |
Actividad |
Entregable |
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Recursos |
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Plazo de Ejecución |
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Humano |
Físicos |
Tecnológicos |
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1 |
Definición de las funciones a cargo del área. |
Proyecto de documentos de conformación del área de gestión documental. |
Líder: Gerencia Jurídica
Acompañamiento: Coordinador de Planeación y SGC.
Apoyo: Gerencia de Capital Humano Gerencia Financiera Jefatura de Tecnología |
Procesos y procedimientos |
Equipos de Cómputo.
Acceso a internet.
Acceso a sistemas de información corporativos. |
Un (1) año 2022 |
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2 |
Definiciones del personal mínimo que integrará el área incluye perfiles y responsabilidades. |
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3 |
Identificación y asignación de los recursos (humanos, tecnológicos, físicos y financieros) requeridos para el funcionamiento del área. |
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4 |
Presentación y sustentación ante el Comité de Presidencia del proyecto para la implementación del Área de Gestión Documental de COLVATEL. |
Acta de aprobación de conformación del área emitida por el Comité de Presidencia. |
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5 |
Contratación del personal a integrar el área de gestión documental. |
Contratos del personal |
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6 |
Inicio de operaciones del área de gestión documental |
Plan de trabajo |
Para visualizar mayor detalle sobre las funciones, los perfiles y los recursos que requiere el presente proyecto por favor ver el Anexo 1. (Proyecto 1. Implementación del Área de Gestión Documental de COLVATEL).
La propuesta del presente proyecto tiene como finalidad elaborar los programas específicos que hacen parte del Programa de Gestión Documental aplicables a COLVATEL:
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NOMBRE DE PLAN O PROYECTO |
Proyecto para elaboración de los programas específicos del PGD |
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OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO |
Buscamos constantemente soluciones creativas a los retos y necesidades para mejorar nuestra productividad y competitividad. Innovación, a través del pensamiento creativo. |
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ASPECTO CRÍTICO POR MITIGAR |
Falta de elaboración, aprobación e implementación de Instrumentos Archivísticos. |
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OBJETIVO DEL PLAN O PROYECTO |
Elaborar los programas específicos que hacen parte el Programa de Gestión Documental de COLVATEL. |
Para visualizar mayor detalle sobre las funciones, los perfiles y los recursos que requiere el presente proyecto por favor ver el Anexo 2. (Proyecto 2. Elaboración de los programas específicos del PGD).
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No. |
Actividad |
Entregable |
|
Recursos |
Plazo de Ejecución |
|
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Humano |
Físicos |
Tecnológicos |
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1 |
Justificación para la elaboración de los programas específicos del PGD. |
Proyecto de documento de justificación. |
Líder: Gerencia Jurídica
Acompañamiento: Jefatura de Compras.
Apoyo: Gerencia Financiera. |
Procesos y procedimientos |
Equipos de Cómputo.
Acceso a internet.
Acceso a sistemas de información corporativos. |
Un (1) año 2023 |
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2 |
Asignación de los recursos financieros para la ejecución del proyecto |
Documento de asignación presupuestal |
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3 |
Estudio de mercado para identificar el recurso humano que ejecutará el proyecto. |
Perfiles y hojas de vida del equipo de trabajo |
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4 |
Contratación del equipo de trabajo que ejecutará el proyecto |
Documento de autorización de compra |
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5 |
Elaboración de los programas específicos del PGD. |
Orden de compra |
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Con la finalidad de realizar la implementación de las estrategias, objetivos, metas y actividades establecidas en el SIC a continuación, se propone el siguiente proyecto:
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NOMBRE DE PLAN O PROYECTO |
Proyecto para la implementación de los programas y estrategias del Sistema Integrado de Conservación. |
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OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO |
Buscamos constantemente soluciones creativas a los retos y necesidades para mejorar nuestra productividad y competitividad. Innovación, a través del pensamiento creativo. |
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ASPECTO CRÍTICO POR MITIGAR |
Falta de implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC. |
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OBJETIVO DEL PLAN O PROYECTO |
Realizar la adquisición de equipos que permitan el monitoreo y control ambiental de los depósitos de archivo de COLVATEL, en los que se conservan los documentos de archivo en soporte análogo. |
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No. |
Actividad |
Entregable |
|
Recursos |
Plazo de Ejecución |
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Humano |
Físicos |
Tecnológicos |
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1 |
Justificación para la adquisición de los equipos. |
Proyecto de documento de justificación. |
Líder: Gerencia Jurídica
Acompañamiento: Jefatura de Compras.
Apoyo: Gerencia Financiera. |
Procesos y procedimientos |
Equipos de Cómputo.
Acceso a internet.
Acceso a sistemas de información corporativos. |
Dos (2) años 2023 – 2024 |
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2 |
Identificación cantidad, características lugares asignación equipos |
de y de de |
Fichas técnicas equipos o software |
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3 |
Estudio de mercado para identificar el costo de los equipos |
Estudio de mercado |
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4 |
Solicitud de compra de los equipos |
Documento de autorización de compra |
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5 |
Compra de equipos |
Orden de compra |
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6 |
Configuración e instalación de los equipos |
Registro fotográfico |
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Para visualizar mayor detalle sobre las funciones, los recursos que se requieren el presente proyecto por favor ver el Anexo 3. (Proyecto 3 Implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC).
– TVD.
Para definir la disposición final de los documentos de archivo que hacen parte del Fondo Documental Acumulado y dar cumplimiento a las disposiciones normativas vigentes para el tratamiento de dicho fondo a continuación, se presenta el siguiente proyecto:
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NOMBRE DE PLAN O PROYECTO |
Proyecto para elaboración de las Tablas de Valoración Documental – TVD. |
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OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO |
Buscamos constantemente soluciones creativas a los retos y necesidades para mejorar nuestra productividad y competitividad. Innovación, a través del pensamiento creativo. |
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ASPECTO CRÍTICO POR MITIGAR |
Falta de elaboración, aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental. |
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OBJETIVO DEL PLAN O PROYECTO |
Elaborar las Tablas de Valoración Documental, las cuales serán aplicadas en el Fondo Documental de COLVATEL. |
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No. |
Actividad |
Entregable |
|
Recursos |
|
Plazo de Ejecución |
|
|
Humano |
Físicos |
Tecnológicos |
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1 |
Justificación para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental |
Proyecto de documento de justificación. |
Líder: Gerencia Jurídica
Acompañamiento: Jefatura de Compras.
Apoyo: Gerencia Financiera. |
Procesos y procedimientos |
Equipos de Cómputo.
Acceso a internet.
Acceso a sistemas de información corporativos. |
Dos (2) años 2024 – 2025 |
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|
2 |
Asignación de los recursos financieros para la ejecución del proyecto |
Documento de asignación presupuestal |
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3 |
Estudio de mercado para identificar el recurso humano que ejecutará el proyecto. |
Perfiles y h de vida equipo trabajo |
ojas del de |
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4 |
Contratación del equipo de trabajo que ejecutará el proyecto |
Contratos equipo trabajo |
del de |
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5 |
Elaboración, aprobación por parte del Comité Interno de Archivo de COLVATEL y convalidación ante el Archivo Distrital de Bogotá de las Tablas de Valoración Documental |
Tablas de Valoración Documental |
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Para visualizar mayor detalle sobre las funciones, los recursos que se requieren el presente proyecto por favor ver el Anexo 4. (Proyecto 4 Proyecto para elaboración de las Tablas de Valoración Documental – TVD).
A continuación, se presenta la ruta proyectada para la ejecución de los proyectos contenidos en el presente documento:
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No. |
Aspecto Critico |
Objetivo Específico |
Proyectos Asociados |
Corto Plazo |
Mediano Plazo |
Largo Plazo |
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2022 |
2023 |
2024 |
2025 |
2026 |
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1 |
Ausencia de implementación de la función archivística al interior de la compañía, por la falta de un área o proceso que administre la gestión documental. |
Implementar la función archivística al interior de la Compañía. |
Establecer el área de gestión documental de COLVATEL, cuyo propósito será el de administrar los documentos de archivo a lo largo del ciclo vital. |
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|
2 |
Falta de elaboración, aprobación e implementación de Instrumentos Archivísticos |
Elaborar los programas específicos que hacen parte del Programa de gestión Documental. |
Elaboración de los programas específicos del PGD. |
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|
3 |
Falta de implementación del Sistema Integrado de Conservación. |
Implementar los programas y estrategias que hacen parte de Sistema Integrado de Conservación |
Implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC. |
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|
4 |
Falta de elaboración, aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental. |
Elaborar las Tablas de Valoración Documental de COLVATEL. |
Elaboración de las Tablas de Valoración Documental – TVD. |
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El seguimiento de la implementación de los proyectos propuestos, lo realizará la Gerencia Jurídica quien se encuentra a cargo de la gestión documental interna de COLVATEL, en concordancia a los cronogramas y productos que se planteen para el diseño e implementación de cada uno de ellos.