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La Preservación Digital a Largo Plazo (PPDLP), la define el Archivo General de la Nación como un conjunto de acciones y estrategias aplicadas a los documentos durante todo su ciclo de gestión documental para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
Por lo tanto, la preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo o documentos digitales con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.
La preservación de la información que contienen los objetos digitales o documentos electrónicos nativos digitales que se producen o reciben en Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos (COLVATEL) S.A. E.S.P, requiere del uso de hardware y de software específicos para garantizar que la información digital almacenada, sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema que se utilizó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u otras causas que puedan alterar la información contenida en los documentos electrónicos de archivo u objetos digitales.
Con base en lo anterior, las operaciones de preservación digital son funciones que deben estar articuladas entre la Vicepresidencia de Operaciones (Gestión Documental) y el Área de Informática hacia las áreas que gestionan información digital o electrónica de archivo.
Las medidas mínimas de preservación a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, el refreshing, la emulación o conversión o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro, tal como lo indica Decreto 1080 de 2015.
Diseñar el PPDLP de COLVATEL S.A. E.S.P., aplicable a documentos electrónicos de archivo, documentos nacidos digitales y a documentos de archivo digitalizados.
Este PPDLP se justifica en la medida que, para COLVATEL S.A. E.S.P., es necesario implementar el Decreto 1080 de 2015 en su Artículo 2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos, norma de vital importancia para implementar acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
A través del PPDLP, se podrá definir qué documentos nativos digitales, documentos electrónicos de archivo y documentos electrónicos de archivo digitalizados deben conservarse en COLVATEL S.A. E.S.P. para consulta de las generaciones futuras y cómo proceder en su selección y preservación, debido a que, la información producida por la entidad está concebida para ser consultada con computadoras y en los softwares desarrollados (SAP, Colvaplus, Colvadesk, Colvaprende, Colvadol, HupSpot, Cal), podría perderse si no se elaboran actividades (procesos y procedimientos), estrategias y programas específicos para su preservación.
en el artículo 6° del Decreto 2609 de 2012 «Componentes de la política de gestión Documental», las «Etapas de la gestión documental» establecidas en el Artículo 7° y los «Instrumentos archivísticos para la gestión documental» mencionados en el Artículo 8° del mismo Decreto y armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión de la entidad.”
Es por ello por lo que, se construye la siguiente política de preservación digital para COLVATEL S.A. E.S.P.
La Vicepresidencia de Operaciones – Gestión Documental de COLVATEL S.A. E.S.P. se compromete con la adecuada organización, disposición, preservación, recuperación y consulta de la información contenida en los diferentes documentos digitales, documentos electrónicos de archivo y documentos electrónicos de archivo digitalizados que se encuentran en los diferentes softwares y medios de almacenamiento, aplicando los procesos y procedimientos, estrategias y programas de preservación, buscando la mejora permanente orientada a la autenticidad, integridad, confidencialidad, fiabilidad, disponibilidad y equivalencia funcional, conforme a las normas vigentes en archivo, en gestión documental y a los criterios técnicos definidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN).
Persigue elaborar los requisitos necesarios con el fin de crear, mantener, tratar y conservar documentos electrónicos de archivos auténticos, íntegros, fiables y disponibles, así como proteger la integridad de estos durante todo su ciclo de vida.
Para cumplir esta política, se han definido los siguientes objetivos:
Igualmente, esta Política busca garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, los complementarios o necesarios
(metadatos de contenido, contexto y estructura) para asegurar la gestión, recuperación y preservación de los documentos y expedientes electrónicos de COLVATEL S.A. E.S.P. manteniendo permanentemente su relación.
La Vicepresidencia de Operaciones – Gestión Documental coordinará el uso, implementación y mantenimiento de los metadatos para administrar, estructurar, identificar, vincular, procesar, preservar y consultar datos específicos que posibiliten la recuperación de los documentos electrónicos de archivo y faciliten la integración de los softwares independientes con del ERP de la compañía.
Todos los funcionarios del COLVATEL S.A. E.S.P., encargados de la gestión de documentos son responsables de la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información asociados a los documentos electrónicos de archivos o documentos digitales; la formación de todos los usuarios frente a la gestión de preservación y uso de los metadatos está a cargo del Gestión Documental.
Los directivos: son responsables de asegurar el correcto funcionamiento de los controles internos con el fin de brindar a la comunidad interesada una información producida totalmente confiable. A su vez son responsables de apoyar el uso de metadatos y las políticas relacionadas: política de gestión documental, entre otras.
Son responsables de establecer, mantener y promover esta Política y los objetivos de la gestión documental para incrementar la conciencia, motivación y cumplimiento en la organización.
Responsables de la Gestión Documental: en colaboración con los responsables de los procesos y procedimientos que llevan a cabo la identificación y valoración documental, establecen la Tabla de Retención Documental (TRD) y los lineamientos de preservación de las diferentes series documentales que posteriormente serán dictaminadas como de conservación total.
Responsables del Área IT: son responsables de la disponibilidad e integridad de los sistemas utilizados para crear y mantener los documentos electrónicos de archivos o documentos digitales. A su vez, deben garantizar que toda la información sea precisa y legible y que esté a disposición del personal autorizado para acceder a ella siempre que se necesite y que todos los metadatos estén asociados a los documentos y que sus vínculos se mantengan, así como la implementación de la seguridad de la información deberá realizarse estableciendo los correspondientes perfiles, roles y derechos de los usuarios en las aplicaciones de gestión documental.
Deberán establecer los criterios que determinen los privilegios y las restricciones de acceso a las distintas áreas y dependencias relacionadas con los documentos, de manera que se garantice la protección lógica y física de las mismas, tal como lo indican las Tablas de Control de Acceso (TCA).
Trabajadores de la compañía: son responsables de su participación en la planificación, la implementación de las políticas y los procedimientos de gestión de documentos, así como del uso apropiado de los sistemas de información que tratan documentos electrónicos, y de suministrar la información requerida por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) a efectos de trazabilidad o cumplimiento de normatividad.
La presente Política de Preservación Digital está integrada en el contexto de la Política de Gestión Documental de la organización junto al resto de las políticas implantadas para el desempeño de sus actividades.
Esta política está integrada en el marco general de la gestión de documentos de la compañía, en relación con la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por las diferentes áreas y dependencias de la organización.
En particular, se integrará con la protección de datos personales que establece la Política de Tratamiento de Datos Personales, puesto que los documentos electrónicos se van a manejar mediante sistemas a los que les es aplicable lo previsto la Ley de Protección de Datos Personales.
A fin de extender la política a entornos híbridos en los que conviven documentos en soportes analógicos y electrónicos, se debe tener en cuenta que, toda información en soporte no electrónico nacida como consecuencia directa de la información electrónica deberá estar protegida con el mismo grado de seguridad que ésta.
Para ello se deben aplicar las medidas que correspondan a la naturaleza del soporte en que se encuentren, de conformidad con las normas de aplicación del plan de continuidad del negocio, es decir, a los riesgos a los que estén expuestos los documentos, COLVATEL S.A. E.S.P. deberá incluirlos en el plan de continuidad del negocio la preservación de los documentos y expedientes electrónicos, así como sus metadatos asociados.
La preservación de los documentos y expedientes electrónicos de archivo de COLVATEL S.A. E.S.P., atenderá a los plazos (Archivo de Gestión y Archivo Central) en su caso a los establecidos en la TRD y a lo dispuesto en las tablas de valoración documental, así mismo, los metadatos del documento electrónico deben ser transferidos asociados al documento para permitir su identificación, su autenticidad y los procedimientos de preservación.
La Política de Preservación Digital entrará en vigor una vez aprobado el PPDLP y será válida hasta que no sea actualizada o derogada por una versión posterior, para lo cual COLVATEL S.A. E.S.P., propondrá un período de tiempo transitorio entre las dos versiones que permita adecuar los instrumentos archivísticos utilizados e implementados a las especificaciones de la nueva versión.
Este período de tiempo transitorio debe indicarse en la nueva versión, es por ello por lo que, esta política debe ser publicada en la web de la compañía para facilitar su difusión.
La preservación de la información que contienen los objetos digitales o documentos electrónicos nativos digitales que se producen o reciben en COLVATEL S.A. E.S.P., requiere del uso de hardware y de software específicos para garantizar que la información digital almacenada, sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema que se utilizó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u otras causas que puedan alterar la información contenida en los documentos electrónicos de archivo u objetos digitales.
Con base en lo anterior, las operaciones de preservación digital son funciones que deben estar articuladas entre la Vicepresidencia de Operaciones (Gestión Documental) y el Área de Informática hacia las áreas que gestionan información digital o electrónica de archivo.
Las medidas mínimas de preservación a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, el refreshing, la emulación o conversión o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro, tal como lo indica Decreto 1080 de 2015.
Al interior de COLVATEL S.A., cada vez existen más documentos nacidos como objetos digitales, electrónicos y digitalizados que han de ser preservados manteniendo los requisitos mínimos para los documentos de archivo en soporte electrónico: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Como lo expresa el Artículo 2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos del Decreto 1080 de 2015 que, “en los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las TRD o las TVD lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.” (Colombia P. d., 2015)
No todos los objetos digitales, documentos electrónicos o digitalizados de COLVATEL S.A. E.S.P., poseen un valor permanente, pero, cuando sea el caso, su preservación debe enfocarse con una actitud dinámica si se desea mantener la continuidad del patrimonio digital dignos de ser preservados para las generaciones futuras, no se puede decir que se deben preservar objetos digitales si se ha perdido el acceso a ellos. La preservación consiste en mantener la capacidad de presentar los elementos esenciales de objetos digitales auténticos.
En COLVATEL S.A. E.S.P., los objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, correo electrónico, material gráfico, programas informáticos (SAP, Colvaplus, Colvadesk, Colvaprende, Colvadol, HupSpot, Cal) o la página web de la entidad, los mensajes de grupos de discusión, los boletines electrónicos, las copias digitales, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente (.doc, .xls, .ppt, .cvs, .pdf .jpg).
También, están aumentando rápidamente las colecciones de copias digitales existen más de 7.000 registros orientados a copias digitales tal como lo indicó el Jefe del Área Informática en reunión de fecha 16 de julio de 2021:
“Cuando algún equipo tiene un daño o cuando el personal se retira el área extrae la información en discos de almacenamiento que están disponibles para tal fin. Se puede tener duplicidad de back up. En un archivo de Excel se tiene casi más de 7.000 registros se tienen back up desde el 2012 o inclusive antes. Están por unidades en las máquinas en donde están por nombre del funcionario, tamaño aproximado, los archivos que tiene, las carpetas que tiene, la fecha de creación. Se lleva un control por año, en qué disco está guardado, la fecha de inicio del back up, el tamaño, los nombres del usuario completo con el código de la máquina, el objetivo es que ese inventario de back up quede en la herramienta.” (Colvatel, 2021)
Por haber sido realizadas a partir de fuentes no digitales, pueden parecer menos vulnerables, pero que, en muchos casos, son las únicas versiones originales y se conservan en algún tipo de soporte material, su contenido es especialmente vulnerable a las amenazas que pesan sobre los objetos digitales.
Para que nada de esto se pierda o distorsione, la continuidad es indispensable: continuidad de producción, continuidad de existencia y continuidad de acceso, que deben alcanzarse a pesar de las numerosas amenazas tecnológicas que puedan existir hoy en día.
La preservación digital, en COLVATEL S.A. E.S.P., supone la selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad anteriormente mencionado, considerando las necesidades de preservación de las diferentes etapas de los documentos electrónicos de archivo.
Con base en lo anterior y lo conceptuado en el Plan Institucional de Archivos (PINAR) como instrumento de planeación para la labor archivística de la organización, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental, a continuación, se presentan estrategias que pueden ser aplicadas en un corto, mediano y largo plazo para asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para la entidad:
colaborar con los productores documentales para aplicar normas que prolonguen la vida efectiva de los documentos electrónicos de archivo que se encuentran en la unidad de red y sus 72 carpetas compartidas según la TRD, para afianzar los medios de acceso y reducir la variedad de problemas desconocidos que deben ser tratados.
Una vez aprobada la TRD por el Comité de COLVATEL S.A. E.S.P. y convalidada por el ente rector donde sean presentadas, la entidad deberá clasificar, ordenar y describir sus documentos electrónicos de archivo que están almacenado en la unidad de red.
El almacenamiento de esta unidad de red debe obedecer a una estructura de directorios y debe estar acorde con la TRD de la entidad, en donde el directorio raíz debe ser el Fondo Documental, el segundo directorio debe estar orientado a las secciones o subsecciones (oficinas productoras o dependencias), el tercer directorio serán las series, el cuarto las subseries y el quinto directorio el expediente con sus documentos electrónicos de archivo.
En las actividades a desarrollar en esta estrategia se debe tener en cuenta que no todos los archivos electrónicos que guardan los usuarios en sus computadoras o en las 72 carpetas compartidas en la unidad de red, serán documentos electrónicos de archivo, algunos habrán sido tramitados o gestionados en físico, es decir, se pudo haber generado en algún sistema de información (SAP, Colvaplus, Colvadesk, Colvaprende, Colvadol, HupSpot, Cal) se imprimió en soporte papel, se firmó en el papel y se integró a un expediente. En este ejemplo, el documento electrónico no es un documento electrónico nativo digital o electrónico de archivo y debe ser excluido de los expedientes electrónicos de archivo para esta estrategia.
COLVATEL S.A. E.S.P., produce expedientes híbridos, los cuales se componen por una parte física y otra electrónica, es por ello por lo que, se deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la compañía.
La nemotecnia utilizada para nombrar las carpetas y los archivos contenidos en ellas (tipos documentales) deben obedecer a una nomenclatura estandarizada para que no se vean afectados por la cantidad de caracteres utilizados en el nombre de cada uno de los elementos a describir y sean de fácil ubicación.
La entidad debe asegurarse que podrá encontrar sus carpetas físicas y sus carpetas y documentos electrónicos de archivo almacenadas en el servidor o dispositivo dispuesto para tal fin, acorde con la TRD, para lo cual COLVATEL S.A. E.S.P., deberá diseñar un formato de referencia cruzada para controlar los documentos físicos o electrónicos del expediente y al momento de su consulta permita acceder a sus tipos documentales en los ambientes en que están almacenados, así es posible mantener la integridad del expediente y mantener el vínculo entre sí de sus tipos documentales. Estos expedientes híbridos deben contener la hoja de control, el índice electrónico y la foliación de cada componente.
No se debe preservar todo, hay que seleccionar el material que debe ser preservado, según los Cuadros de Clasificación Documental (CCD) y TRD
Mediante la implementación de esta estrategia con base en el CCD y en un análisis de la TRD deberán aplicarse procesos de conservación y preservación a los expedientes híbridos conformados por sus documentos físicos y electrónicos de archivo, es decir, a aquellas series cuya disposición final sea conservación total o selección garantizando la autenticidad de la información, toda vez que no es lo mismo preservar, por ejemplo, una asignación o desasignación de recursos que una solicitud de reconocimiento de bono pensional de una historia laboral, por lo que, es recomendable establecer prioridades mediante el programa de documentos vitales y esenciales que incluya documentos electrónicos de archivo.
Guardar el material en un lugar seguro y proteger la integridad y la identidad de los datos.
Las copias de seguridad deben estar orientadas repositorios digitales seguros y dimensionados de acuerdo con las necesidades de la organización ante daños o pérdidas, lo que exige adoptar mejores prácticas en materia de medidas de seguridad y las disposiciones adecuadas en materia de copias de seguridad, aunque se trate de almacenamiento por poco tiempo.
Los elementos del patrimonio digital de COLVATEL S.A. E.S.P., deben ser desplazados de su entorno operativo a un lugar seguro o un archivo en el que puedan ser protegidos de las influencias que los amenazan, tanto a nivel material como lógico, y donde puedan ser manipulados para garantizar su accesibilidad permanente.
Las copias de seguridad deberán respetar los derechos y expectativas en materia de privacidad, confidencialidad y autorización de uso de acuerdo con la Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012.
Garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo o nativos digitales a lo largo de su ciclo de vida, frente a los riesgos tecnológicos.
Inicia con el diseño de estrategias y métodos para proteger y preservar, a través del tiempo, los documentos electrónicos de archivo o documentos de archivo digitales con base en el Modelo OAIS, finaliza con la verificación de su autenticidad, su integridad y fiabilidad estén protegidas y su disponibilidad a través del tiempo y de los cambios tecnológicos.
Mediante la implementación de las estrategias 1 al 4, la compañía podrá implementar sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente) de forma que se facilite su gestión como conjunto.
Se podrá controlar la información contenida en los documentos electrónicos de archivo utilizando metadatos estructurados y otros instrumentos que faciliten el acceso y ayuden durante todo el proceso de preservación.
También, podrá describir las características o atributos de los programas en los que se puede confiar para lograr una preservación digital permanente en lo referente a responsabilidad, viabilidad, durabilidad, adecuación técnica, seguridad y precisión.
COLVATEL S.A. E.S.P., podrá, si es necesario, actualizar la documentación que describe los elementos de metadatos, incluidos los técnicos y de preservación, evaluar los formatos de los objetos digitales o documentos electrónicos de archivo y decidir si tienen que ser cambiados a tenor de la política del PPDLP relativa a los formatos que podrá administrar (que puede ser restrictiva o no).
Una vez que el objeto digital o documento electrónico de archivo y sus metadatos hayan sido preparados y asociados entre sí para constituir un paquete de información, se guardarán en el sistema archivístico de almacenamiento.
Este Programa de Esquema de Metadatos debe detallar los siguientes aspectos:
Definir la incorporación y gestión de los metadatos de contexto, estructura y contenido de los documentos electrónicos de archivo a lo largo de su ciclo de vida.
Inicia con la definición del modelo conceptual de metadatos, establece la descripción del conjunto de los distintos elementos y sub-elementos de metadatos válidos para cualquier entorno de gestión de documentos electrónicos de archivo para los diferentes softwares de COLVATEL S.A. E.S.P.
Serán orientaciones que permitirán a COLVATEL S.A. E.S.P., diseñar operaciones que después deben ser adoptadas por la entidad para transferir los documentos o series documentales durante las fases de archivo (que han cumplido con la retención documental y los requisitos técnicos para efectuar la transferencia electrónica.), verificando la estructura, la validación del formato de generación, las estrategias (1 al 4) en migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
El Programa de transferencia, es el responsable de recibir información de los productores documentales y de prepararla para el almacenamiento, así como la gestión dentro del archivo. La Vicepresidencia de Operaciones, a través de Gestión Documental acepta la información de los productores, realiza los controles de calidad, extrae la información descriptiva (metadatos para búsqueda y recuperación, coloca las imágenes al servicio, etc.). Finalmente, transfiere Los paquetes de información de archivo recién creados al almacenamiento de archivos y la información descriptiva asociada a la administración de datos.
Este Programa de Transferencia debe detallar los siguientes aspectos:
Facilitar el paso de los documentos electrónicos de archivo o nativos digitales a través de las distintas fases de archivo, de manera que puedan recibir el tratamiento adecuado en cada etapa de su ciclo de vida.
Inicia con la preparación y revisión de las agrupaciones documentales objeto de transferencia, se encapsulan en el PIT y finalizan con la transferencia de las diferentes agrupaciones documentales ajustada a los plazos establecidos en los calendarios de transferencias primarias.
El PPDLP de COLVATEL S.A. E.S.P., debe contar con un almacenamiento de archivos que preserve, proteja y verifique la integridad de los paquetes de información almacenados, es decir, tanto el objeto digital o documento electrónico de archivo como los metadatos, ya sea que estén almacenados como un solo flujo de datos o como flujos de datos separados, pero vinculados.
Este Programa de Almacenamiento debe encontrar un lugar seguro donde puedan almacenarse y administrarse los objetos digitales, es perfectamente concebible, en los propios depósitos de COLVATEL S.A. E.S.P. Por definición, la decisión de hacer administrar los objetos del patrimonio digital en un depósito exterior no anula de responsabilidad final del PPDLP.
Para lograr esto, deben formar parte prácticas que protejan el flujo de datos de un cambio, un daño o una pérdida no intencional, lo que impone, normalmente, copiar sistemáticamente el flujo de datos en medios nuevos y, si es necesario, en nuevos tipos de medios.
Las prácticas de almacenamiento también deben incluir: la verificación de que el flujo de datos no haya sido corrompido, la seguridad del sistema, sistemas de copia de seguridad que coloquen las copias en sitios remotos, y planes de recuperación en caso de desastre que tomen en cuenta contingencias como la pérdida total de la infraestructura operativa del sistema.
Obviamente, para esto COLVATEL S.A. E.S.P., necesita las capacidades estratégicas descritos en el PINAR y PGD para dotarse de un servicio de almacenamiento adecuado, seguro y solvente. Estas capacidades pueden alcanzarse con un equipo modesto, a condición de que éste y todo el sistema estén bien administrados.
El Programa de almacenamiento debe orientar el acceso que se constituye en una interfaz de usuario con el archivo, que permite a los usuarios descubrir el contenido, pedir un material y, si es el caso, obtener copias de él. El acceso a los archivos estará sometido a restricciones aplicables a algunos o a todos los posibles usuarios de acuerdo TCA, al Índice de clasificación de la información y de acuerdo con la Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012.
El Modelo de Referencia es un marco conceptual, es importante tener conciencia en COLVATEL S.A. E.S.P., de que no se trata de una especificación de aplicación, pues no proporciona instrucciones para preservar la información digital.
El Modelo de Referencia es un marco conceptual, es importante tener conciencia en COLVATEL S.A. E.S.P., de que no se trata de una especificación de aplicación, pues no proporciona instrucciones para preservar la información digital.
COLVATEL S.A. E.S.P.)
