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Este documento proporciona las especificaciones técnicas mínimas requeridas por Colvatel S.A. E.S.P para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, que responda de manera eficiente a las necesidades de acceso, trazabilidad y conservación de los documentos de la compañía y sus clientes adscritos, considerando tecnologías de almacenamiento, arquitectura y seguridad de la información, de acuerdo a la normatividad vigente, contribuyendo a la optimización de procesos en nuestra organización.
Establecer los requerimientos mínimos necesarios funcionales y técnicos para un software de Gestión Documental, en modalidad de Softwareas a Service, que permita ser comercializado a nuestros clientes bajo la figura marca blanca, y de la misma manera como SGDEA de la compañía, ajustando los lineamientos necesarios para el desarrollo de los procesos de Gestión Documental de acuerdo con la normatividad vigente y demás normas concordantes.
Los roles y responsabilidades en la adquisición e implementación de un Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), deben alinearse a lo establecido en Programa de Gestión Documental (PGD) de la Compañía, en el cual se determina de manera clara y detallada cada una de las actividades que desarrollan las áreas y responsabilidades que adquieren con respecto a la transversalidad de la gestión documental de la entidad.
Rol | Responsabilidad | Actividad |
Directores de áreas, grupos, dependencias. | Direcciones, subdirecciones, áreas, oficinas asesoras. | Vigilar y responder ante la dirección general y los entes de control en su área de aplicación las políticas y procedimientos de gestión de documentos al interior de cada una de sus dependencias o grupos funcionales a su cargo. |
Gerente de Proyecto | Grupo de Proyectos de Gestión documental de Colvatel | Encargado de garantizar los aspectos archivísticos, la implementación y el mantenimiento de los procedimientos de gestión de documentos, así como garantizar el cumplimiento de requerimientos mínimos solicitados. Adicionalmente de la formación de usuarios en materia de gestión de documentos y en las operaciones que afecten a las prácticas individuales. |
Líder de tecnología y soporte técnico | Oficina de tecnología | Suministrar los recursos humanos y técnicos para llevar a cabo la implementación, mantenimiento y el seguimiento de las políticas, lineamientos, procesos y procedimientos de gestión documental en ambientes físicos y electrónicos de acuerdo con las políticas existentes en la Compañía. |
Líder de Recursos | Subdirección Administrativa y Financiera | Proveer los recursos humanos, técnicos y presupuestales para llevar a cabo la implementación del SGDEA. |
Líder de Gestión de la Calidad | Oficina Asesora de Planeación | Aporta información relativa a las normas y procedimientos de calidad de Colvatel y coordina su implementación. |
Contratistas y funcionarios | Todos los funcionarios y contratistas directamente relacionados Participar activamente en la implementación y ejecución del modelo. | Tienen la responsabilidad de capacitarse y conocer los aspectos funcionales del proyecto de implementación, así como los documentos de archivos precisos y completos sobre sus actividades, de acuerdo con los procedimientos adoptados. Responder disciplinariamente por la conservación de la información de dichos documentos. |
El software tendrá el siguiente alcance:
Adicionalmente, el servicio a contratar tendrá el siguiente alcance:
Durante la vigencia del contrato, el licenciamiento y el requerimiento de espacio de almacenamiento pueden aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades operativas de COLVATEL
Esperado | Ofrecido | |
Nombre del producto | Marca blanca | |
Lenguaje de Programación del producto | Ofrecido por el proveedor | |
Motor Base de Datos | Multiplataforma (Mysql, SQL, Oracle) | |
Hardware | No | |
Software | SaaS | |
Infraestructura | Cloud | |
Ubicación servidores | Ofrecido por el proveedor, con redundancia | |
Ambiente web productivo | Ofrecido por el proveedor | |
Ambiente Demo – pruebas | Ofrecido por el proveedor | |
Integraciones | De acuerdo a necesidades internas | |
Acceso | Web responsivo | |
Navegadores | Multi-navegador (Chrome, Explorer, Firefox) | |
Dashboard, Reportes generados y exportables | Por proceso, registros almacenados, estados, acciones de usuario | |
Buscador | Palabras Claves, filtros avanzados | |
Modelador de procesos | Flujos dinámicos de Trabajo | |
Modelador de formularios | Flujos dinámicos, formularios con múltiples opciones de indexación | |
Versiones documentales | Si | |
Flujos públicos | Si | |
Carga masiva | Registros y documentos | |
Carpetas almacenamiento | Administrador de archivos, con visor de espacio | |
Capacidad almacenamiento | Tabla ascendente de costos ofrecido por el proveedor | |
Capacidad usuarios | Tabla ascendente de costos ofrecido por el proveedor | |
Usuarios adicionales por mes | Tabla ascendente de costos ofrecido por el proveedor | |
Capacidad almacenamiento adicional por mes | Tabla ascendente de costos ofrecido por el proveedor | |
Cuentas de correo | Integración con correo corporativo | |
Alcance administrador | Personalizable y parametrizable | |
Manual del producto | Obligatorio | |
Documento presentación del producto | Obligatorio | |
Documento alcance del producto | Obligatorio | |
Documento especificaciones técnicas del producto | Obligatorio | |
Versión demo para pruebas del producto | Obligatorio | |
Soporte de experiencia implementación proyectos software de gestión documental | Obligatorio |
*El oferente deberá indicar el cumplimiento de las funcionalidades, la validación de las mismas será verificada con una muestra en vivo por parte del oferente.
N° | FUNCIONALIDADES – SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGDEA) | CUMPLE | NO CUMPLE | *VALIDACIÓN |
1. | Administración del sistema | |||
1.1 | El usuario administrador será el único con facultad para parametrizar la herramienta (todas las aplicaciones y funcionalidades solicitadas en el requerimiento técnico) una vez sea logueado con las credenciales asignadas. | |||
2. | Organización y clasificación Documental | |||
2.1 | El sistema debe permitir cargar una tabla de retención de manera manual y con cargue automático a través de un archivo plano o plantilla
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2.2 | Se debe identificar claramente el nombre de la TRD en el sistema y su versión
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2.3 | El sistema debe permitir asociar un documento generado en un proceso específico, a la TRD correspondiente
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2.4 | Los documentos asociados a una TRD deben heredar los tiempos de retención de la versión de la Tabla a la que fue asociado
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2.5 | El sistema debe permitir ver el expediente que se está conformando por cada trámite
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2.6 | El sistema debe permitir exportar una o varias TRD
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2.7 | El SGDEA debe permitir a usuarios autorizados la selección y uso de las diferentes versiones de la Tabla de Retención Documental-
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2.8 | El Sistema debe permitir exportar el directorio, de todos los expedientes y/o carpetas clasificadas en una serie específica y su contenido.
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2.9 | Una vez finalizado un trámite, el SGDEA debe incorporar opciones para el cierre del expediente. (manual o automático)
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2.10 | Cuando se cierre una carpeta o expediente, el sistema debe restringir la adición o supresión de documentos.
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2.11 | El SGDEA debe permitir que todas las acciones efectuadas sobre el expediente deben ser registradas en un historial.
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2.12 | El sistema debe registrar como metadatos la fecha y la hora de registro de la carga de un documento al expediente electrónico
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2.13 | El sistema debe permitir consultar todas las pistas de auditoría frente a los movimientos y clasificación de los documentos
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2.14 | El SGDEA debe permitir que el CCD y las TRD sean controladas únicamente por un rol administrador y que pueda agregar, modificar y reorganizar la estructura.
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2.15 | El SGDEA debe permitir que un documento pueda estar ubicado en diferentes partes de la estructura de clasificación, sin que esto signifique la duplicación del documento.
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2.16 | El sistema debe permitir establecer niveles de seguridad del expediente de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la entidad
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2.17 | El sistema debe permitir otorgar un número único de identificación a un documento cuando es cargado al expediente.
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2.18 | El SGDEA debe permitir modificar los tiempos de retención para un conjunto de series y/o expedientes.
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2.19 | “El sistema debe permitir ingresar los datos de localización de un expediente híbrido (referencia cruzada al expediente físico).
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2.20 | El sistema debe permitir diligenciar metadatos de ubicación, que luego van a permitir su ubicación a nivel de unidades documentales, para el caso de los expedientes híbridos.
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2.21 | El Sistema debe permitir sólo al rol administrador crear y/o gestionar tiempos de retención y disposición.
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2.22 | El sistema debe enviar automáticamente un alerta al |
rol administrador cuando el período de retención aplicable está a punto de cumplir el tiempo establecido, (Para prueba puede ser un día antes de cumplir el tiempo)
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2.23 | El Sistema debe emitir una alerta al administrador en el caso en que un expediente electrónico esté listo para ser transferido o eliminado y alguno de sus documentos esté vinculados a otro expediente. El proceso de eliminación debe aplazarse para permitir una de las siguientes acciones correctivas: • Solicitar confirmación para continuar o cancelar el proceso; • Esta acción deberá quedar en las pistas de auditoría relacionan de mínimo los siguientes datos: fecha de inicio; identidad del usuario autorizado; motivo de la acción. • Deberá permitir copiar el documento a un expediente determinado y actualizar las referencias correspondientes, con el fin de garantizar la integridad del expediente. “
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3 | Seguridad | |||
3.1 | El sistema debe contar con buenas prácticas de seguridad y acorde con la ley de protección de datos personales. | |||
3.2 | El sistema debe integrarse con sistemas tipo LDAP, como por ejemplo OpenLDAP, Directorio Activo de Microsoft, otros. | |||
3.3 | Capacidad de logueo con cuenta correo, usuario o directorio activo de Microsoft | |||
3.4 | El sistema debe contar con Políticas de Contraseñas, con capacidad de Cambio de contraseña, Verificación sintáctica de contraseña, Historial de contraseña, Expiración de contraseña, Bloqueo de contraseña, Generador correo activación contraseña, Generador correo restaurar contraseña, Generador correo cambio contraseña, con opciones de configurar sintaxis del correo saliente. | |||
3.5 | El sistema debe contar con confirmación de recaptcha, al | |||
3.6 | momento de realizar ingreso al sistema, restauración de contraseña y cambio de contraseña | |||
3.7 | El sistema debe contar capacidad de bloqueo o inactivación por no uso mayor de “X” tiempo. |
3.8 | El sistema debe soportar ingresos y salidas de datos en menos de 10 segundos | |||
3.9 | El sistema debe permitir al perfil administrador, la consulta de auditoría de acciones realizadas por los usuarios, realizando filtros de búsqueda por rango de fecha, nombre de usuarios y/o dependencia, y con diferentes opciones de presentación de los resultados encontrados. Esta información puede exportarse en formato .PDF y compatibles con hojas de calculo | |||
3.10 | El sistema debe permitir la generación de registros de auditoría de reemplazo de documentos, evidenciando la trazabilidad de cambio: usuario, fecha, hora, etc. Esta información puede exportarse en formatos compatibles con hojas de cálculo. | |||
3.11 | El sistema debe permitir la asignación y eliminación de roles de seguridad acordes con la jerarquía de las dependencias. | |||
3.12 | El SGDEA debe permitir programar rutinas de copia de seguridad (backup) y su recuperación cuando sea necesario | |||
3.13 | El SGDEA debe permitir la parametrización de copias de seguridad de los documentos en conjunto con los metadatos | |||
3.14 | EL SGDEA debe notificar al usuario encargado, fallas críticas en los servicios del sistema en el instante en que se presentan | |||
3.15 | EL SGDEA debe contar con mecanismos de recuperación de credenciales de acceso obedeciendo las políticas de ingreso seguro | |||
3.16 | EL SGDEA debe aplicar técnicas criptográficas en las operaciones y/o transacciones críticas o sensibles para la organización | |||
3.17 | El SGDEA debe permitir marcar un usuario individual como inactivo, sin eliminarlo del sistema | |||
3.18 | El SGDEA debe permitir la generación de registros de control o hashes que permitan validar la integridad de los registros de seguridad generados | |||
3.19 | El SGDEA debe desconectar los usuarios que hayan permanecido inactivos en el sistema durante un tiempo definido mediante un parámetro que especifique este tiempo | |||
3.20 | El SGDEA debe permitir contar con procedimientos automáticos para copias de seguridad y restauración encaminados a realizar copias periódicas de seguridad de todos elementos dentro del sistema (carpetas, documentos, metadatos, usuarios, roles, permisos, configuraciones específicas). |
4 | Requerimientos de Retención y Disposición | |||
4.1 | El SGDEA debe permitir sólo al rol administrador crear y/o gestionar tiempos de retención y disposición | |||
4.2 | El SGDEA debe garantizar que cualquier cambio a un tiempo de retención y disposición se aplique inmediatamente a todas las series, subseries a las que se asigna | |||
4.3 | Los SGDEA deben permitir como mínimo las siguientes acciones de disposición para cualquier regla de retención y disposición: • Conservación permanente • Eliminación automática • Eliminación con autorización del rol administrativo; • Transferencia • Selección | |||
4.4 | El SGDEA no debe limitar la duración de los tiempos de retención | |||
4.5 | El SGDEA debe activar automáticamente una alerta al rol administrador cuando el período de retención aplicable está a punto de cumplir el tiempo establecido | |||
4.6 | El SGDEA debe permitir a un usuario autorizado aplazar la eliminación de una serie, subserie, expediente determinado. Cuando esto ocurra, el SGDEA debe solicitar y almacenar como mínimo la siguiente información en la pista de auditoría: • La fecha de inicio de la interrupción; • La identidad del usuario autorizado; • El motivo de la acción | |||
4.7 | Cuando el SGDEA está transfiriendo o exportando expedientes y/o documentos y alguno de ellos incluye referencias a documentos almacenados en otros expedientes, el SGDEA deberá transferir o exportar el documento completo, no solo la referencia y almacenarlos de acuerdo al flujo de trabajo correspondiente | |||
4.8 | El SGDEA debe emitir una alerta al administrador en el caso en que un expediente electrónico esté listo para ser eliminado y alguno de sus documentos esté vinculados a otro expediente. El proceso de eliminación, debe aplazarse para permitir una de las |
siguientes acciones correctivas: • Solicitar confirmación para continuar o cancelar el proceso; • Esta acción deberá quedar en las pistas de auditoria relacionan do mínimo los siguientes datos: fecha de inicio; identidad del usuario autorizado; motivo de la acción. • Deberá permitir copiar el documento a un expediente determinado y actualizar las referencias correspondientes, con el fin de garantizar la integridad del expediente | ||||
4.9 | Cuando por motivos de obsolencia tecnológica, seguridad de la información, causal administrativo o judicial, se requiera exportar, transferir o migrar los documentos se debe garantizar la integridad de los expedientes, respecto a: • Componentes del expediente (documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos); • Estructura de los documentos, preservando las relaciones correctas entre ellos. | |||
4.10 | Durante un proceso de migración entre diferentes sistemas o plataformas tecnológicas se debe garantizar que: • Exportar o transferir los documentos correspondientes con las reglas de retención y disposición y sus respectivos controles de acceso (seguridad para consulta) para que puedan seguir aplicándose en el sistema de destino; • Imprimir uno o más informes o reportes que muestren las reglas que se aplicarán a cada conjunto de documentos con sus características. • Garantizar la estructura del expediente garantizando que los vínculos archivísticos se conserven en todo momento. | |||
4.11 | Conserva todos los Documentos Electrónicos de Archivo (DEA) que se hayan transferido, al menos hasta que se reciba la confirmación de que el proceso de transferencia ha concluido satisfactoriamente. |
5 | Requerimientos de captura e ingreso de documentos |
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5.1 | Cada vez que un archivo adjunto se captura como un documento por separado, el sistema debe permitir asignar el vínculo archivístico en el registro de metadatos | |||
5.2 | El SGDEA debe cumplir como mínimo con los siguientes estándares de interoperabilidad: OAIPMH y CMIS-OASIS, para garantizar la interoperabilidad con otros sistemas | |||
5.3 | El SGDEA debe integrarse como mínimo con una solución de digitalización y debe permitir: • El escaneo monocromático, a color o en escala de grises • El escaneo de documentos en diferentes resoluciones • Manejar diferentes tamaños de papel estándar • Debe reconocer y capturar documentos individuales en un proceso de digitalización masiva • Debe tener la funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) (optical character recognition) e ICR (intelligent character recognition). • Guardar imágenes en formatos estándar. • El SGDEA debe incluir tecnologías de reconocimiento de datos, (de acuerdo a las necesidades y las que sean requeridas por la entidad): • (OCR) Reconocimiento óptico de caracteres • (HCR) Huella de la mano de reconocimiento de caracteres • (ICR) Reconocimiento inteligente de caracteres • (OMR) Reconocimiento óptico de marcas • Reconocimiento de código de barras” | |||
5.4 | El SGDEA debe permitir al usuario capturar un mensaje de correo electrónico asignándolo dentro de una serie, subserie o expediente | |||
5.5 | El SGDEA debe tener la opción de capturar en una sola operación, varios correos electrónicos seleccionados manualmente |
5.6 | El SGDEA debe permitir el registro de información básica de contexto (metadatos) automáticamente obteniéndola del encabezado del correo electrónico | |||
6 | Usuarios | |||
6.1 | El sistema debe permitir al rol administrador, crear, configurar, consultar y actualizar los usuarios, grupos de trabajo, perfiles, roles organizaciones, dependencias, áreas y TRD requeridos de acuerdo con la necesidad de la entidad, sin necesidad de desarrollo adicional. | |||
6.2 | El sistema debe tener un repositorio de Usuarios, Base de datos, Tablas o Contenedor de manera estructurada con acceso por medio WEB y Descarga en formatos compatibles con hojas de cálculo. | |||
6.3 | Debe permitir al usuario administrador consultar, los perfiles y roles existentes en el sistema, esta información debe exportarse en formatos .PDF y en formatos compatibles con hojas de cálculo. | |||
6.4 | El sistema debe permitir al rol administrador, la configuración de usuario por medio de formularios de registro información personal, laboral, contacto y datos asociados a cada usuario por registrar. | |||
6.5 | El sistema debe permitir al usuario administrador crear cuantos perfiles y/o roles requiera la compañía. | |||
6.6 | El sistema debe permitir la creación y actualización de perfiles y que a cada perfil se le asocie número ilimitado de usuarios. | |||
6.7 | El sistema permite la carga masiva de usuarios del sistema, donde se asigne perfil, dependencia, cargo, user de directorio activo, entre otros datos requeridos por el sistema. | |||
6.8 | El sistema debe permitir desactivar usuarios del sistema, registrando un histórico de la operación y |
permitir su respectiva consulta por parte el usuario administrador. | ||||
6.9 | El sistema debe tener campos de búsqueda de usuarios, perfiles, roles y dependencia. | |||
6.10 | El sistema permite asociar usuarios a grupos, secciones / subsecciones correspondientes. | |||
6.11 | El sistema debe permitir la parametrización de la interfaz de usuario en función de su perfil. | |||
6.12 | El sistema debe permitir realizar búsquedas por medido de filtros avanzados, de acuerdo a los campos que tengan cada flujo, proceso /o modulo, esta acción debe ser en entorno amigable y ágil. | |||
7 | Diseño de Flujos | |||
7.1 | El sistema debe tener la capacidad de diseñar flujos dinámicos de trabajo tipo BPMN, en entorno amigable, con posibilidad de asignar por grupos o usuarios, permitiendo su participación N cantidad de veces. | |||
7.2 | Los flujos se deben versionar, como se desee, con funcionalidad de activar, editar o desactivar las veces que se requiera. | |||
7.3 | El sistema de permitir que cada flujo puede tener «N» tareas | |||
7.4 | El sistema debe permitir que cada tarea se puede parametrizar con «N» campos de entrada | |||
7.5 | El sistema debe permitir la creación de campos de entrada y parametrizarse en diferentes tipos de dato: | |||
7.5.1 | Texto | |||
7.5.2 | Numero |
7.5.3 | Área de Texto | ||||
7.5.4 | Selector de Fecha | ||||
7.5.5 | Secuencia personalizada | ||||
7.5.6 | Búsqueda | ||||
7.5.7 | Código de barras | ||||
7.5.8 | Lista desplegable | ||||
7.5.9 | Lista Radio | ||||
7.5.10 | Lista Check | ||||
7.5.11 | Carga de archivo | ||||
7.5.12 | Firma manuscrita – digital Electrónica | – | |||
7.5.13 | Operadores matemáticos | ||||
7.5.14 | Condicionales | ||||
7.6 | El sistema debe permitir que cada opción de campo de entrada, puede parametrizarse para tener campos hijos o anidados. | ||||
7.7 | El sistema debe permitir que las tareas o acciones de un flujo pueden parametrizarse para que solamente sean ejecutadas y vistaspor un usuario o un grupo de usuarios definido. | ||||
7.8 | El sistema debe permitir especificar una secuencia paramétrica con Condicionales AND OR, en cada campo. | ||||
7.9 | El sistema debe permitir especificar una secuencia paramétrica con condicionales AND OR, en cada instancia del flujo | ||||
7.10 | El sistema debe permitir especificar una secuencia paramétrica con condicionales AND OR, en cada proceso | ||||
7.11 | El sistema debe permitir especificar una secuencia paramétrica con condicionales AND OR, en cada registro del inventario documental. | ||||
7.12 | El sistema debe permitir parametrizar los tiempos de acuerdo con las necesidades de la compañía por: | |||
7.12.1 | Instancia | |||
7.12.2 | Tarea | |||
7.12.3 | Flujo de trabajo | |||
7.12.4 | Proceso | |||
7.12.5 | El sistema debe permitir tipificar los flujos por tipo, categoría y/o TRD | |||
7.13 | El sistema debe permitir parametrizar él envió de notificaciones email (y otros medios de notificación) de acuerdo con los estados de cada flujo, según su ejecución, asignación, retraso y Recordatorios | |||
7.14 | El sistema debe permitir parametrizar él envió de notificaciones email (y otros medios de notificación) de acuerdo a los estados de cada tarea, según su ejecución, asignación, retraso y Recordatorios | |||
7.15 | El sistema debe permitir parametrizar él envió de notificaciones email (y otros medios de notificación) de acuerdo con los estados de cada proceso realizado en la plataforma, según su ejecución, asignación, retraso y Recordatorios | |||
7.16 | El sistema debe permitir parametrizar los tiempos de ejecución y calendarios. | |||
7.17 | el sistema debe permitir parametrizarcondicionales basados en los campos de entrada para saltar entre las diferentes tareas en el momento de la ejecución. |
7.18 | El sistema debe permitir asociar condicionales a los campos seleccionados durante la ejecución del flujo. | |||
7.19 | El sistema debe permitir crear condiciones de tipo incluyente o excluyente (AND OR), pueden tener verificaciones. | |||
7.20 | El sistema debe permitir crear condiciones – anidados con varios campos, haciendo una condición compleja. | |||
7.21 | El sistema debe permitir generar flujos públicos, esta funcionalidad debe ejecutarse en cualquier fase del flujo. | |||
7.22 | El flujo puede tener asociada una serie o sub-serie para que el documento que se gestiona durante el proceso quede guardado en el sistema de gestión documental. | |||
7.23 | El sistema debe hacer integraciones y relaciones entre tareas. | |||
7.24 | El sistema debe permitir escalabilidad e integración entre flujos. | |||
7.25 | El SGDEA debe permitir visualizar de manera gráfica el estado de cada flujo de trabajo | |||
7.27 | El SGEDEA debe permitir contener múltiples versiones de un mismo proceso y/o procedimiento. Debe permitir al administrador seleccionar la última versión | |||
7.28 | Contar con semáforos que muestran el cumplimiento de tiempos en cada una de las actividades de un flujo | |||
7.29 | El SGDEA debe permitir visualizar de manera gráfica el estado de cada flujo electrónico | |||
7.30 | El SGEDEA debe permitir contener múltiples versiones de un mismo proceso y/o procedimiento. Debe permitir al administrador seleccionar la última versión |
7.31 | Contar con semáforos que muestran el cumplimiento de tiempos en cada una de las actividades de un flujo. | ||||
8 | Ejecución de Flujos | ||||
8.1 | El sistema debe permitir la búsqueda por medio de funcionalidad filtros avanzadas de tareas ejecutadas o pendientes, por nombre de tarea, flujo o valores de los campos de entrada parametrizables. | ||||
8.2 | El sistema debe permitir exportar los datos de flujos y tareas, en un archivo indexado plano junto con todos los campos de entrada parametrizables de cada tarea. | ||||
8.3 | El sistema debe permitir revisar el histórico de eventos (Tareas anteriores) del flujo de trabajo, junto con sus campos de entrada. | ||||
8.4 | El sistema debe permitir devolver una tarea al paso inmediatamente anterior a un usuario específico o finalizar la tarea, de acuerdo a las necesidades de la compañía. | ||||
8.5 | El sistema debe permitir que los campos de entrada de cada tarea de un flujo pueden cargarse a través de un archivo plano o un archivo Excel (xls o xlsx). | ||||
8.6 | El sistema debe contar con funcionalidades de recordatorios | ||||
8.7 | El sistema debe contar con funcionalidades de alertas | ||||
8.8 | El sistema debe contar con funcionalidades de tareas asignadas | ||||
9 | Gestión documental | ||||
9.1 | El sistema debe contar con una estructuras de datos XML compatibles, garantizando interoperabilidad | ||||
9.2 | El sistema debe garantizar | la lectura | |||
visualización almacenamiento de documentos formato pdf .pdf/a .pdf/x y pdf/e | y | ||||
9.3 | El sistema debe garantizar | la lectura | |||
visualización almacenamiento de formatos multimedia mp3 mp4, | y | ||||
9.4 | El sistema debe garantizar la lectura visualización y almacenamiento de formatos jpg, bmp, png, gif, tif. | |||
9.5 | El sistema debería contar con extracción automática de caracteres mediante OCR, esta información debería permitir guardar y visualizar sus metadatos. | |||
información debería permitir guardar y visualizar sus metadatos. | ||||
9.6 | El sistema debe contar con módulo de administración de archivos (file manager) | |||
9.7 | El sistema debe permitir crear «N» carpetas y «N» subcarpetas. Se pueden manejar Series y Sub- Series dependiendo de las necesidades de la compañía. | |||
9.8 | El sistema debe permitir gestionar permisos para carpetas, subcarpetas y archivos a nivel de grupo o usuarios. | |||
9.9 | El sistema debe contar con diferentes opciones de parametrización de permisos como visualización, edición, creación, eliminación de carpetas y documentos. | |||
9.10 | El sistema debe registrar, visualizar y exportar el historial de acciones realizada a los archivos como: | |||
9.10.1 | Movimiento de archivos entre carpetas | |||
9.10.2 | Anexos | |||
9.10.3 | Revisiones | |||
9.10.4 | Aprobaciones | |||
9.10.5 | Versionamiento | |||
9.10.6 | Prestamos | |||
9.10.7 | Transferencias | |||
9.10.8 | Correo electrónicos | |||
9.10.9 | Control de cambios | |||
9.10.10 | Enlace de visualización publico | |||
9.11 | El sistema debe permitir mover uno o varios archivos entre carpetas, conservando su información, metadatos y demás valores asociados. |
9.12 | El sistema debe permitir asignar estados a los archivos de acuerdo a procedimientos internos de consulta: | |||
9.13.1 | Reserva de documentos | |||
9.13.2 | Préstamo de documentos | |||
9.13.3 | Devolución de documentos | |||
9.13.4 | Trasferencia de documentos | |||
9.13.5 | Recepción de documentos | |||
9.13.6 | Salida de documentos | |||
6.13.7 | Distribución de documentos | |||
9.14 | El sistema debe permitir la carga masiva de información asociado a los documentos | |||
9.15 | El sistema debe permitir cargar cualquier tipo de archivo. | |||
9.16 | El sistema debe permitir diferentes opciones de carga de archivos: | |||
9.16.1 | Abriendo el explorador de archivos del equipo | |||
9.16.2 | Arrastrando desde el equipo | |||
9.16.3 | Arrastrando desde otro gestor de archivos (drive) | |||
9.16.4 | Escaneado directo | |||
9.16.5 | Desde el «file manager» de la plataforma | |||
9.17 | El sistema debe permitir proteger los anexos, las carpetas, los archivos y el histórico de versiones de los archivos, mediante un sistema de permisos por grupos de usuario. | |||
9.18 | El sistema debe permitir definir metadatos a los tipos documentales y asociar el tipo documental al archivo cargado | |||
9.19 | El sistema debe contar con búsqueda por medio de funcionalidad filtros avanzadas, por | |||
nombre de archivo, palabras clave, o metadatos del archivo | ||||
9.20 | El sistema debe registrar versionamiento por archivo, conservando el histórico de versiones y la posibilidad de su consulta por medio de funcionalidad filtros avanzadas. |
9.21 | El sistema debe permitir la previsualización inmediata de archivos de tipo imagen y documentos PDF. | |||
9.22 | El sistema debe permitir compartir archivos de forma pública para que cualquier usuario sin estar autenticado pueda visualizarlo (ideal) | |||
9.23 | El sistema debe contar con papelera de reciclaje para restaurar documentos eliminados por error, parametrizado por roles | |||
9.24 | El sistema debe permitir configurar diferentes niveles de seguridad desde la Tablas de Retención Documental y Tablas de Control de Acceso, de manera que cuando es creado un expediente, éste hereda las propiedades asignadas por el administrador. | |||
9.25 | El sistema debe permitir definir qué tipos de usuarios pueden ver información confidencial | |||
9.26 | El sistema debe permitir restringir la consulta de documentos por dependencias. | |||
9.27 | El sistema debe permitir seleccionar uno o varias dependencias que pueden modificar un mismo documento o | |||
9.28 | El sistema debe permitir seleccionar uno o varios usuarios | |||
que pueden consultar un mismo expediente. | ||||
9.29 | El sistema debe permitir almacenar de manera automática las revisiones y aprobaciones que se realicen a documentos en formato .doc y .xls | |||
9.30 | El sistema debe permitir adjuntar anexos a documentos almacenados | |||
9.31 | El sistema debe permitir descargar uno o múltiples archivos, compactándolos en .zip | |||
9.32 | El sistema debe permitir descargar los registros de metadatos e inventario documental, asociados a los documentos en archivo plano con ruta de ubicación, formatos csv, xls | |||
9.33 | El sistema debe permitir crear plantillas de documentos de acuerdo a los tipos documentales |
9.34 | El sistema debe permitir crear plantillas de documentos con etiquetas de sustitución | |||
9.35 | El sistema debe permitir crear referencias cruzadas entre documentos | |||
9.36 | El sistema debe permitir asociar documentos a los flujos de trabajo | |||
9.37 | El sistema debe permitir asociar flujos de trabajo a los documentos | |||
9.38 | El sistema debe permitir asociar metadatos y adjuntos de correos electrónicos a los flujos de trabajo. | |||
9.39 | El sistema debe identificar cuando se carga un documento con nombre repetido | |||
9.40 | El sistema debe permitir crear relaciones entre metadatos y documentos | |||
9.41 | El sistema debe permitir generar un numero único de identificación a cada documento al momento de cargarlo a la plataforma | |||
9.42 | El sistema debe permitir la conversión de documentos a .pdf y pdf/a | |||
9.43 | El sistema debe permitir realizar modificaciones al documento en línea, (de acuerdo a los niveles de acceso) | |||
9.44 | El sistema debe permitir crear firmas electrónicas a los documentos | |||
9.45 | El sistema debe indicar que documentos cuentan con firma electrónica – digital | |||
9.46 | El sistema debe contar con funcionalidades de recordatorios | |||
9.47 | El sistema debe contar con funcionalidades de alertas | |||
9.48 | El sistema debe contar con funcionalidades de tareas asignadas |
9.49 | El sistema debe permitir la parametrización e impresión de rótulos con diseño código de barras y QR de los documentos generados y radicados en la herramienta. | |||
10 | Firmas electrónicas – digitales | |||
10.1 | El sistema debe permitir cargar la firma digitalizada (grafo) de cada usuario. | |||
10.2 | El sistema debe visualizar de manera automática cuando se firma un documento | |||
10.3 | El sistema debe permitir al rol administrador, elegir los usuarios autorizados para firmar documentos. | |||
10.4 | El sistema debe permitir al rol administrador, elegir qué tipo de firma puede utilizar el usuario autorizado. Firma manuscrita, electrónico y/o digital. | |||
10.5 | El sistema debe permitir al rol administrador, asociar el grafo digitalizado al usuario autorizado para firma electrónica. | |||
10.6 | El sistema debe permitir integrarse con entes certificador de firma digital y estampa de tiempo. | |||
11 | Reportes | |||
11.1 | El sistema debe permitir realizar búsquedas con criterios de coincidencia exacta, intervalos de tiempo, operadores AND OR, caracteres, series, sub-series, usuarios, palabras clave, metadatos. | |||
11.2 | El sistema debe permitir la exportación de reportes a Excel de acuerdo con campos previamente seleccionados. | |||
11.3 | El sistema debe generar Reporte de Número de Tareas por Flujo y exportarlos en formatos compatibles con hojas de calculo | |||
11.4 | El sistema debe generar reporte de Número de Tareas por Estado para un Flujo seleccionado y exportarlo en formatos compatibles con hojas de calculo |
11.5 | El sistema debe generar reporte por Categoría de Flujo para un Flujo seleccionado y exportarlo en formatos compatibles con hojas de calculo | |||
11.6 | El sistema debe generar reportes de TRD, TVD TCA, inventario documental, metadatos de los documentos y exportarlos en formatos compatibles con hojas de Calculo. | |||
11.7 | El sistema debe generar reportes de usuarios creados en el sistema con su respectivo estado actualizado, datos asociados y exportarlos en formatos compatibles con hojas de cálculo. | |||
11.8 | El sistema debe generar reporte de auditoría de acciones realizadas por los usuarios y expórtalos en formatos compatibles con hojas de cálculo. | |||
11.9 | El sistema debe generar reporte de auditoría de acciones realizadas a los documentos y expórtalos en formatos compatibles con hojas de calculo | |||
12 | Carga masiva | |||
12.1 | El sistema debe contar con un aplicativo en el cual se puede parametrizar las series y sub- series, realizar la carga de documentos asociados a un escáner. El aplicativo debe funcionar sobre Windows, Linux. | |||
12.2 | El sistema permite realizar «N» numero de cargues, sin que estos afecten el procesamiento y otros procesos de cargues masivos | |||
13 | Interfaz | |||
13.1 | El sistema debe permitir la parametrización y visualización de nuestro logo corporativo, en la parte superior. | |||
13.2 | El sistema debe permitir la parametrización y visualización del logo corporativo de nuestros clientes adscritos. | |||
13.3 | El sistema debe permitir la parametrización de interfaz de usuario de acuerdo con su perfil. | |||
13.4 | El sistema debe cumplir con el estándar Responsive web design, ajustado su visibilidad a cualquier dispositivo móvil. Debe permitir diseño evolutivo y permitir integraciones | |||
13.5 | el sistema debe ser compatibilidad Multi- Navegador: capacidad de visualización sin fallos en los navegadores más usados | |||
13.6 | El sistema debe contar con una usabilidad en línea sin caídas mayor al 95% | |||
14 | Lectura y almacenamiento Formatos XML | |||
14.1 | El sistema debe ser compatible con la lectura de información y almacenamiento de formatos XML. | |||
14.2 | El sistema debe permitir indexar la información contenida de los formatos XML almacenados. | |||
12 | Integraciones con SAP |
El proveedor deberá disponer de medios oficiales medibles para el proceso de notificación de fallo de los servicios ofrecidos en la plataforma, tipificados en las siguientes categorías y con los siguientes tiempos de respuesta máximos:
El contratista deberá cumplir con los anteriores ANS, so pena de incurrir descuento del 1% de la factura del servicio del mes en que se incurrió en el incumplimiento de los tiempos de solución
Son obligaciones del CONTRATISTA:
materia de propiedad intelectual, derechos de autor, marcas, etc., y que mantendrá libre a COLVATEL de cualquier reclamación por estos conceptos.
Disponibilidad (%) Tiempo offline/año Tiempo offline/mes Tiempo offline/día
95% 18.3 días 36.5 hrs 1.2 hrs
De acuerdo al siguiente calculo:
Disponibilidad = ((A – B)/A) x 100 por ciento)
Donde:
A = Horas comprometidas de disponibilidad: 24 x 365 = 8,760 Horas/año. B =
Número de horas fuera de línea.
El contratista deberá cumplir con los anteriores ANS, so pena de incurrir descuento del 1% de la factura del servicio del mes en que se incurrió en el incumplimiento de la disponibilidad del servicio
Las demás que por naturaleza del contrato le sean asignadas por nuestra área de jurídica, el supervisor del contrato y tengan relación con el objeto del mismo.
Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
———. ———-.2019, Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo/Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico-
———. ———-. 2015, Acuerdo 003 de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012.
———. ———-. 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Definiciones,
características y Metadatos Para la Gestión de Documentos Electrónicos de http://preservandoparaelfuturo.org/
———. ———-. 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. Colombia.
———. ———-. 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Manual para la
Gestión de Documentos Electrónicos