1. INTRODUCCIÓN

COLVATEL S.A. ESP es una empresa de servicios públicos mixta, del orden distrital, constituida como sociedad comercial por acciones, que se dedica a la prestación y comercialización de bienes y servicios de telecomunicaciones, valor agregado y telemáticos, y al outsourcing e integración de servicios a terceros en las áreas de gestión técnica, administrativa, financiera, comercial y operativa.

Así las cosas, COLVATEL S.A. ESP integra el sector de las Tecnologías de la información, motivo por el cual sus actos y contratos se rigen por lo establecido en sus estatutos sociales, el Código de Comercio, la Ley 1341 de 2009 y demás normas del derecho privado que le resulten aplicables, no obstante hacer parte de la rama ejecutiva del poder público, como sociedad de economía mixta prestadora de servicios públicos.

Dada su naturaleza de sociedad comercial, COLVATEL deriva sus ingresos de su actividad económica, en desarrollo de la cual se presentan controversias contractuales que dan origen a su actividad litigiosa.  

Es por ello que la Política busca que, en todos los procesos y procedimientos de la Compañía, se cumpla con la normatividad aplicable, se ejecuten de manera reglada las actuaciones de los colaboradores y se mejoren las intervenciones de defensa judicial.

Teniendo en cuenta la dinámica empresarial de la Compañía, se hace necesaria la revisión constante y permanente de la Política de Daño Antijurídico y de Defensa de los Intereses de COLVATEL.

2. OBJETIVO

Establecer la Política de Prevención del Daño Antijurídico y de Defensa de los Intereses de COLVATEL que define los lineamientos y procedimientos preventivos tendientes a evitar conductas u omisiones generadoras de daño antijurídico a cualquier nivel de la Compañía y a mejorar su defensa judicial buscando con ello la disminución de condenas y por ende del detrimento de las finanzas de COLVATEL y del Distrito.

3. ALCANCE

La Política de Prevención del Daño Antijurídico y de Defensa de los Intereses de COLVATEL se aplicará a todas las áreas de la Compañía.

4. DEFINICIONES

Daño antijurídico: Lesión a un derecho, bien jurídico o interés legítimo atribuido al Estado, que los ciudadanos no están obligados a soportar.

Comité de Conciliación: Órgano colegiado encargado de resolver consultas, tomar decisiones y emitir recomendaciones relacionadas con los procesos de contratación de la Compañía.

Conducta dolosa: Aquella que se realiza con la voluntad maliciosa de engañar a alguien o de incumplir una obligación contraída.

Conducta culposa: Aquella que se realiza sin la intención de provocar las consecuencias que la conducta emprendida suscita.

Responsabilidad patrimonial del estado: Obligación del estado a reparar civilmente, por los perjuicios que resultaren de una conducta punible imputable a los funcionarios públicos.

5. NORMATIVIDAD

      CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

ARTICULO 2. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.

Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.

ARTICULO 90. El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas.

En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquel deberá repetir contra este.

DECRETO 1716 DE 2009

El artículo 15 ordenó a todas las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y los entes descentralizados de los mismos niveles, poner en funcionamiento los Comités de Conciliación y dentro de las funciones asignadas, señaló que tendrán a cargo la labor de:

“1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad…”

DECRETO 4085 DE 2011

El artículo 2 señala como objetivo de la Agencia: “el diseño de estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas de defensa jurídica de la Nación y del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones que aseguren la adecuada implementación de las mismas, para la defensa de los intereses litigiosos de la Nación.”

6. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y DE DEFENSA DE LOS INTERESES DE COLVATEL

   • Aspectos Generales

• La Política de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de COLVATEL, deberá estar alineada con los parámetros definidos por la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB S.A. ESP en esta materia, especialmente en aquello que se refiera a la defensa judicial de la Compañía, en atención a su política de filiales y a lo establecido en el Convenio de Colaboración Empresarial.
• Cada una de las áreas, en el desarrollo de las funciones a su cargo, aplicará el manual de procedimientos que le corresponda, y dará estricto cumplimiento a la normatividad interna que le resulte aplicable, contentiva en códigos, manuales, políticas, directivas internas, memorandos y similares.
• En la aplicación de los procedimientos, cada uno de los colaboradores de la Compañía ejercerá autocontrol sobre las funciones que realice, sin perjuicio de los controles previamente establecidos y que puedan ser ejercidos por superiores jerárquicos, el área de Control Interno, la revisoría fiscal o entes de control gubernamental. Adicionalmente deberán agotar todas las instancias necesarias en procura de evitar el error en la toma de decisiones y en la emisión de los documentos a su cargo.
• Los colaboradores de la Compañía en terreno durante el desarrollo de sus actividades diarias, deberán cumplir los protocolos de seguridad y protección establecidos por la Compañía y usar siempre los implementos de protección asignados, a fin de evitar lesiones en ellos mismos o en personas de la comunidad circundante que puedan generar demandas y condenas en contra de COLVATEL.
• Para todos los negocios que decida emprender la Compañía, deberá elaborarse el mapa de riesgos respectivo con las medidas tendientes a morigerar los riesgos que puedan afectar su patrimonio o reputación. Será función del supervisor de cada contrato, monitorear el cumplimiento de tales medidas, verificar la efectividad y pertinencia de las acciones preventivas implementadas y promover los ajustes que se consideren necesarios para mejorar su eficacia.
• En materia contractual deberán agotarse las etapas precontractual, contractual y de liquidación o terminación, en estricto cumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación, de Autorizaciones y demás reglamentos, políticas, manuales y directivas aplicables a la gestión contractual.
• En la forma de pago de los contratos deberá especificarse claramente las condiciones y el plazo para hacer cada pago. Este plazo deberá fijarse teniendo en cuenta el tiempo que toma llevar a cabo cada una de las actuaciones que deba realizar la Compañía para hacer efectivo el pago acordado.
• COLVATEL no deberá realizar pagos a favor de contratistas o proveedores cuando no se haya acreditado el cumplimiento de todos los requisitos pactados para el pago. Corresponderá a los supervisores de los contratos, verificar el cumplimiento de tales requisitos.
• COLVATEL promoverá la acción de repetición, cuando la Compañía resulte condenada o se hubiere visto obligada a conciliar, como consecuencia de una acción u omisión culpable o dolosa de alguno de sus colaboradores o excolaboradores, vinculados al trámite respectivo. Previo al inicio de la acción de repetición que corresponda, deberá solicitarse un concepto al Comité de Conciliación sobre su viabilidad, procedencia y oportunidad. Para efecto de la decisión, el Comité de Conciliación verificará la concurrencia de los elementos requeridos para la viabilidad de esta acción, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Corte Constitucional en la sentencia C-832 de 2001 así:

1. Que la entidad pública haya sido condenada por la Jurisdicción Contencioso Administrativa a reparar los daños antijurídicos causados a un particular.
2. Que se haya establecido que el daño antijurídico fue consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa del funcionario o antiguo funcionario público.
3. Que la entidad condenada haya pagado la suma de dinero determinada por el juez en su sentencia.

• Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los colaboradores de la Compañía, así como para los apoderados a quienes se les asigne la atención de los procesos.

     6.2 Conciliación Extrajudicial

• Se ha identificado dentro de los procesos judiciales que se adelantan en contra de la Compañía, la existencia de procesos ejecutivos por la falta de pago a proveedores en aquellos casos en donde el Cliente, quien es el beneficiario de los servicios prestados por COLVATEL, aún no ha pagado los valores correspondientes a la Compañía. Cuando este sea el origen de la controversia, el representante del área en el cual se ha presentado la disputa solicitará al área jurídica de la Compañía, la presentación de una solicitud de Audiencia de Conciliación ante la Procuraduría General de la República, sin que para tal caso se requiera la autorización previa del Comité de Conciliación, bajo el entendido que la Compañía no conciliará sobre cifras que se encuentren por fuera del presupuesto. Así las cosas, la Audiencia de Conciliación tendrá por objeto llegar a un acuerdo con el proveedor sobre la época y forma en que se llevará a cabo el pago acordado contractualmente. En el acta de conciliación respectiva, se deberá dejar constancia del acuerdo al que lleguen las partes.
• Las controversias de la Compañía que no tengan como origen el incumplimiento de pago por parte de COLVATEL con ocasión del no pago del Cliente, deberán ser presentadas ante el Comité de Conciliación, quien las estudiará oportunamente con la finalidad de tomar una decisión sobre la viabilidad o no de proponer fórmulas de arreglo en una eventual audiencia de conciliación. Si la Compañía ya ha sido citada a una, el Comité deberá deliberar y decidir con anterioridad a la celebración de la Audiencia de conciliación.
• El Comité de Conciliación de la Compañía, será el encargado de determinar la procedencia o improcedencia del ofrecimiento de un acuerdo a través del mecanismo de la conciliación, y señalará la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el Apoderado de la compañía actuará en las audiencias de Conciliación. Para tal fin el Comité de Conciliación deberá analizar objetivamente cada caso, de manera que se concilie en aquellos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada, buscando de esta manera evitar la posibilidad de condenas que puedan afectar el patrimonio de la Compañía. Cuando la decisión de conciliar se base en estos criterios, no dará lugar por sí sola a investigaciones disciplinarias, fiscales ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.
• El Comité de Conciliación promoverá la suscripción de acuerdos en Audiencia de Conciliación Extrajudicial, cuando la responsabilidad de la Compañía sea evidente, de acuerdo con información fáctica del caso y el acervo probatorio con que cuente la Compañía.

     6.3 Procesos Judiciales

• En las instancias judiciales los apoderados de COLVATEL se asegurarán de:

1. Agotar en cada instancia judicial, todos los mecanismos de ley que resulten aplicables a fin de defender los intereses de la Compañía, guiados siempre por los principios de legalidad, eficiencia, transparencia, economía, moralidad, buena fe y celeridad.
2. Hacer uso tanto de medios legales como éticos, ante las instancias judiciales en las que actúen y frente a la contraparte, sin entrar en arreglos que puedan comprometer la recta administración de justicia, la buena reputación y el patrimonio de la Compañía.
3. Atender con debida diligencia y cuidado el desenvolvimiento de todo proceso haciéndole seguimiento y asistiendo a las diligencias, interponiendo los recursos necesarios, vigilando el cumplimiento de los términos, solicitando la práctica de pruebas y en general todas las actuaciones necesarias en procura de la defensa de los intereses de COLVATEL.

• Si un cliente de COLVATEL inicia una acción judicial contra ella por incumplimiento contractual, la Compañía deberá llamar en garantía a su compañía de seguros si el riesgo que origina la acción se encuentra amparado, y cuando fuere demandada por actos, hechos, omisiones u operaciones atribuibles a contratistas o proveedores suyos, deberá accionar o repetir contra el contratista o proveedor responsable, o contra su compañía de seguros.
• Una vez proferido un fallo en contra, la Compañía deberá establecer los mecanismos, procedimientos y controles necesarios a efecto de atender de manera oportuna el deber legal de acatar las decisiones de las autoridades judiciales, estrictamente en los términos en que estas son preferidas, evitando la acusación de intereses moratorios que puedan agravar a la situación patrimonial de la Compañía.
• Con el fin de prevenir daños futuros para la Compañía por hechos o situaciones que hayan sido objeto de condenas, una vez la sentencia en contra quede debidamente ejecutoriada, la decisión judicial se pondrá en conocimiento de la dependencia que originó la controversia a través del área jurídica de la Compañía, quien solicitará tomar los correctivos necesarios, atendiendo los argumentos que tuvo el juez para condenar a la Compañía, a fin de que estas situaciones no vuelvan a presentarse y se propongan políticas de prevención. El Comité de Conciliación será el encargado de verificar la adopción de las medidas correctivas propuestas.

     7. ENTRADA EN VIGENCIA

La Política de Prevención del Daño Antijurídico y de Defensa de los Intereses de COLVATEL fue aprobada por el Comité de Conciliación en sesión del 8 de agosto de 2016, momento a partir del cual se entienden derogadas todas aquellas disposiciones que le sean contrarias y entrará en vigencia una vez sea publicada en la página web de la Compañía.

Las modificaciones de que sea objeto serán publicadas a través del mismo canal y comunicadas a los colaboradores de COLVATEL a través de los diferentes medios de comunicación con que cuenta la Compañía (correo electrónico, intranet, página web, etc).